5 tolle Ideen für den Einsatz von Kanban-Boards

In der modernen Aufgabenverwaltung gibt es eigentlich keine bessere Darstellungsweise, um die Aufgaben des Teams zu organisieren: Die Kanban-Ansicht. Hinter diesem Ausdruck verbirgt sich eigentlich eine Methode der Produktionsprozesssteuerung, welche eine effiziente Struktur der Wertschöpfungskette schafft. Hört sich komplex an, allerdings bewirkt diese Darstellung bei den gängigen Online-Tools genau das Gegenteil: Verschiedene Spalten stellen unterschiedliche Status dar, wobei die erste Spalte den Anfangszustand einer Aufgabe darstellt. Neue Aufgaben, in Form einer Karte, werden zuerst in dieser ersten Spalte abgelegt, und durchlaufen während der Bearbeitung die verschiedenen Status / Spalten des Kanban-Boards. Der große Vorteil hiervon: Es entsteht ein klarer Prozess zum Bearbeiten der Aufgaben. Um die Arbeit mit den Kanban-Boards noch weiter zu vereinfachen, zeigen wir Euch nachfolgend kreative Methoden zum Einsatz der Kanban-Boards:

1. Sales-Funnel

• Spalten: Identifiziert, Kontaktiert, Lead, Gewonnen, Verloren
• Farben: Je nach Deal-Größe oder Eintrittswahrscheinlichkeit
• Sortierung: Je nach Deal-Größe oder Eintrittswahrscheinlichkeit

Begonnen bei dem Identifizieren von Deals, bis hin zum Abschluss eines Deals, lassen sich mit dem Kanban Board alle notwendigen Prozesse darstellen. Durch die Aufteilung je nach Bearbeitungsstand lässt sich zudem sehr gut erkennen wie voll der Sales Funnel aktuell ist.

2. Mini-Redaktionssystem für Blog-Beiträge

• Spalten: Idee, In Bearbeitung, Fertig, Veröffentlicht, Verworfen
• Farben: Je nach Relevanz / Bewertung der Idee
• Sortierung: Je nach Fälligkeitsdatum / Veröffentlichungsdatum

Auch hierbei wird deutlich, welchen klaren Prozess das Kanban-Board schafft. Von der Idee bis zur Veröffentlichung werden alle Schritte klar gegliedert - und es kann kein Thema oder Schritt mehr verloren gehen. Wir nutzen übrigens das gleiche System für unsere Beiträge, wobei das Zuweisen der Aufgaben an die zuständige Person das Schreiben, Korrekturlesen etc. von den Beiträgen sehr vereinfacht hat.

3. Verwaltung von Immobilienobjekten

• Spalten: Wohnzimmer, Esszimmer, Küche etc.
• Farben: Auftragnehmer / Handwerker
• Sortierung: Fälligkeitstermin, um die grundlegenden Arbeitsschritte zuerst durchzuführen

Da es beim Management von Baustellen ab und zu schwierig sein könnte die Dienstleister auf das genutzte Tool zu bringen, macht es Sinn die jeweiligen Auftragnehmer durch die Labels / Farben zu kennzeichnen. Auf Stackfield ist es zusätzlich möglich einen Filter hierfür zu erstellen, und somit direkt zu sehen welche Aufgaben ein Auftragnehmer noch zu erledigen hat.

4. Bewerbermanagement / HR

• Spalten: Beworben, Telefoninterview, Eingeladen, Eingestellt, Abgelehnt
• Farben: Offene Stellen
• Sortierung: Je nach Bewertung des Bewerbers

Der Vorteil der Filter und Karten wird vor allem in diesem Beispiel ersichtlich: Für jede Ausschreibung kann ein eigener Filter erstellt werden, der nur die tatsächlichen Bewerber anzeigt. Hierfür wird einfach ein Label / eine Farbe für jede offene Stelle angelegt. Durch die Sortierung kann zudem direkt ein Ranking erstellt werden. Zusätzlich können die einzelnen Bewerber immer einer Person zur Bewertung oder einem Interview zugeordnet werden.

5. Support / Ticketsystem

• Spalten: Neu, In Bearbeitung, Warten auf Rückmeldung, Warten auf Lösung, Gelöst
• Farben: Themen-Gebiet
• Sortierung: Je nach Priorität der Support-Anfrage

Der Support in einem Unternehmen ist immer Team-Arbeit - und diese lässt sich ebenfalls mit dem Kanban-Board vereinfachen. Zu dem Support-Raum kann einfach jede Person hinzugefügt werden, die bei der Lösung des Problems helfen kann. In der Spalte „Neu“ wird einfach jeder neue Supportfall hinterlegt und einem Support-Mitarbeiter zugewiesen. Per Label kann der Supportfall darüber hinaus direkt einem Themengebiet zugeordnet werden. Durch diese Zuordnung können über den Filter häufig auftretende Themen identifiziert werden. Sobald sich der Status des Supportfalls ändert,weil z.B. eine Antwort an die betroffene Person gesendet wurde, wird die Karte / Aufgabe einfach in die jeweilige Spalte verschoben. Die Priorität der Supportfälle lässt sich durch die flexible Sortierung innerhalb einer Spalte definieren. Ein wichtiger Supportfall wird einfach per Drag and Drop ganz nach oben gezogen - diese Änderung der Reihenfolge ist für alle Teilnehmer sichtbar.

Die Arbeit mit der Kanban-Ansicht kann für nahezu jeden Bereich genutzt werden. Die aufgeführten Beispiele sind nur ein Bruchteil der möglichen Einsatzszenarien! Wie nutzt Du das Kanboard-Board? Wir freuen uns über kreative Lösung im Kommentarbereich!