Wenn ein Mitarbeiter, der an einem wichtigen Projekt arbeitet, kurzfristig aufgrund von Krankheit ausfällt, stellt dies oft eine erhebliche Herausforderung für das Team und den Projektfortschritt dar. In solchen Fällen besteht nicht nur das Problem, dass die Aufgaben des Mitarbeiters vorübergehend unbesetzt bleiben, sondern auch, dass kein Zugriff auf sein E-Mail-Postfach und den aktuellen Stand des Projekts besteht. Wichtige Informationen, die ausschließlich im Postfach des Mitarbeiters liegen, gehen verloren, und es entsteht Unklarheit über den Fortschritt des Projekts und anstehende Aufgaben. Dies kann zu Verzögerungen führen und erschwert die Übergabe an Kollegen, die einspringen sollen.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, stellt sich häufig das Problem, dass das gesamte Wissen sowie die komplette Projektkommunikation in dessen persönlichem Postfach verbleiben. Dadurch wird es nahezu unmöglich, nachträglich Transparenz über bisherige Besprechungen, Entscheidungen und den Projektfortschritt zu schaffen. Ohne direkten Zugriff auf diese Informationen gehen wertvolle Details verloren, die für die weitere Arbeit entscheidend sein könnten. Ähnlich problematisch ist es, wenn ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt: Er benötigt Zugang zu den bisherigen Unterlagen und Gesprächen, um sich schnell in das Projekt einzuarbeiten. Ohne eine strukturierte Übergabe oder zentralen Zugriff auf die Kommunikation erschwert sich der Einstieg erheblich, was zu Verzögerungen und Wissenslücken führt.
Ein E-Mail-Postfach allein bietet keine ausreichende Transparenz über den aktuellen Stand eines Projekts oder die anstehenden Aufgaben. Es fehlen klare Antworten auf grundlegende und wichtige Fragen wie: „An was wurde zuletzt gearbeitet?“, „Woran wird gerade gearbeitet?“ „Was steht als nächstes an?“. Diese Informationen sind oft über verschiedene E-Mails verstreut und schwer nachvollziehbar, was den Überblick erschwert und die Zusammenarbeit im Team ineffizient macht. Ein strukturiertes Projektmanagement-Tool wäre hier weitaus besser geeignet, um diese essenziellen Fragen übersichtlich und zentral abzubilden.
Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, können die Kollegen nahtlos auf den aktuellen Stand der Themen zugreifen. Alle relevanten Daten zu Aufgaben, Projekten, Notizen, Terminen und Plänen sind im Tool dokumentiert und für berechtigte Teammitglieder einsehbar. Die zentrale Ablage für das Team ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsfluss und die Vertretung bei Spontanausfällen.
In Stackfield ist ein einfacher Wissensaufbau und -transfer möglich. Bei Fluktuation bleiben die geteilten Inhalte erhalten, der Zugriff auf frühere Diskussionen, Entscheidungen und Dokumente ist weiterhin gegeben, sodass keine wertvollen Informationen verloren gehen. Neue Mitarbeiter können mit einem Klick zu den notwendigen Bereichen hinzugefügt werden und erhalten damit umgehend eine vollständige Zusammenfassung für ihre Einarbeitung. Dies ermöglicht einen schnellen Einstieg in den Arbeitsalltag und die Projekte.
Stackfield bietet einen strukturierten Gesamtüberblick über Aufgaben, Projekte, Kommunikation und Wissensmanagement. Essenzielle Fragen wie „An was wurde zuletzt gearbeitet?“, „Woran wird gerade gearbeitet?“ oder „Was steht als nächstes an?“ können mit Stackfield in Echtzeit beantwortet werden. Verschiedene Ansichten wie Kanbanboards, Kalender oder Gantt bereiten die Informationen übersichtlich auf und automatisierte Dashboards erinnern an Änderungen und Fälligkeiten. Durch die Transparenz weiß jeder, was, wann und wie es zu tun ist und nutzt hierfür mit Gewissheit die richtigen / aktuellen Inhalte.