Ingrid Gerstbach: Zeit- und Produktivitätskiller im Arbeitsalltag

Über Ingrid Gerstbach

Ingrid Gerstbach studierte Wirtschaftspsychologie in Hamburg, Betriebswirtschaft und Erziehungswissenschaft in Wien. 2010 gründete sie mit ihrem Ehemann Peter eine Unternehmensberatung für Design Thinking und Business Analyse. Zu ihren Kunden zählen große Unternehmen aus Deutschland und Österreich. Sowohl alleine als auch gemeinsam mit ihrem Mann veröffentlichte sie mehrere Bücher zum Thema Design Thinking.

In ihrem neuesten Buch „Die 7 Ausreden der Unternehmen“, erschienen im Campus Verlag, bespricht Ingrid Gerstbach die Fallstricke, die Unternehmen dazu führen, schlechte Entscheidungen zu treffen. Zur Website

Frau Gerstbach, was macht eigentlich eine Design Thinking Expertin?

Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein neues Produkt entwickeln, sind sich aber nicht sicher, ob es wirklich das ist, was Ihre Kunden brauchen. Hier komme ich ins Spiel! Zuerst tauchen wir tief in die Welt Ihrer Kunden ein, führen viele Gespräche, beobachten und versuchen, die wirklichen Wünsche und Herausforderungen zu verstehen.

Sobald wir ein klares Bild haben, entwickeln wir im Team dann Ideen, die wir als Prototypen umsetzen und holen ständig Feedback ein, um sicherzugehen, dass unsere Lösung wirklich passt. In jeder dieser Phasen gibt es eine Menge an hilfreichen Methoden, die ich je nach Situation einsetze. In meiner Arbeit geht es darum, zu verstehen und neue Perspektiven und Ansätze zu entdecken.

Welche Herausforderungen im Arbeitsalltag, begegnen Ihnen bei Ihren Kunden?

Die Top 3 Herausforderungen im Arbeitsalltag bei meinen Kunden sind:

• Selbstgefälligkeit in Bezug auf Kundenwissen: Viele Unternehmen sind überzeugt davon, ihre Kunden und deren Probleme in- und auswendig zu kennen. In den meisten Fällen stellt sich jedoch heraus, dass die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden ganz anders sind, als das Unternehmen dachte. Es ist nicht leicht, aus der bequemen Komfortzone zu treten, die eigenen Annahmen zu hinterfragen und das Team dazu zu bringen, wirklich zuzuhören und genau hinzuschauen.
• Umgang mit Unsicherheit: Design Thinking ist ein Prozess, der besonders gut bei Unsicherheiten und Veränderungen funktioniert. Aber viele Kunden haben Schwierigkeiten, sich auf diesen iterativen Prozess einzulassen und fühlen sich unwohl, wenn nicht alles sofort perfekt ist. Sie müssen lernen, dass Fehler und Experimentieren zum Prozess dazugehören.
• Teamarbeit und Kommunikation: In vielen Unternehmen arbeiten Abteilungen oft isoliert voneinander. Design Thinking erfordert jedoch enge Zusammenarbeit und offene Kommunikation. Eine große Herausforderung besteht darin, die Teams dazu zu bringen, gemeinsam an einem Strang zu ziehen und sich regelmäßig auszutauschen.

Diese Herausforderungen machen die Arbeit spannend und sorgen dafür, dass es nie langweilig wird!

Zwei verwandte Themen, die aktuell häufig diskutiert werden, sind Zeitverluste am Arbeitsplatz und ineffizientes Arbeiten. Was denken Sie, nutzen wir unsere Arbeitszeit nicht richtig?

Zeitverluste und ineffizientes Arbeiten sind definitiv große Themen. Ich denke, ein Grund dafür ist, dass wir oft versuchen, zu viele Dinge gleichzeitig zu erledigen, anstatt uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wir verbringen viel Zeit in Meetings, E-Mails und anderen Ablenkungen, die nicht immer produktiv sind.

Außerdem arbeiten viele an Lösungen, die meist gar nicht den Bedürfnissen ihrer Kunden entsprechen. Wenn wir unsere Arbeitszeit besser strukturieren und uns darauf konzentrieren, wirklich zu verstehen, was wichtig ist, würde das enorm viel bringen.

Was sind für Sie die größten Zeit- und Produktivitätskiller am Arbeitsplatz?

Die größten Zeit- und Produktivitätskiller am Arbeitsplatz? Da gibt es ein paar Klassiker:

• Endlose Meetings: Meetings sind wichtig, aber wenn sie zu lang und zu häufig sind, rauben sie wertvolle Zeit. Besonders wenn kein klares Ziel oder keine Agenda vorhanden ist, kann das richtig frustrierend sein.
• E-Mail-Flut: Ständig hereinkommende E-Mails und Benachrichtigungen können unglaublich ablenken. Es ist schwer, den Fokus zu behalten, wenn man ständig in den Posteingang schaut und versucht, auf alles sofort zu reagieren.
• Mythos Multitasking: Wir glauben oft, dass wir durch Multitasking produktiver sind, aber das Gegenteil ist der Fall. Wenn wir ständig zwischen Aufgaben hin- und herspringen, leidet die Qualität unserer Arbeit und wir brauchen am Ende sogar mehr Zeit.
• Unklare Prioritäten: Wenn nicht klar ist, was wirklich wichtig ist, verschwenden wir viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben. Eine klare Priorisierung hilft, den Fokus zu behalten und die produktive Zeit zu maximieren.

Welche Auswirkungen haben diese Zeitfresser auf die Motivation und Zufriedenheit von Mitarbeitenden?

Wenn Mitarbeiter ständig das Gefühl haben, ihre Zeit nicht effektiv nutzen zu können, führt das zu Frustration und Unzufriedenheit. Meetings ohne klare Ziele oder überflüssige Aufgaben können das Gefühl verstärken, dass ihre Zeit nicht wertgeschätzt wird.

Wenn Mitarbeitende sehen, dass ihre Bemühungen ins Leere laufen oder sie aufgrund ineffizienter Prozesse nicht vorankommen, sinkt ihre Motivation. Was wiederum ihre Produktivität negativ beeinflusst. Diese Negativspirale kann dazu führen, dass talentierte Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, weil sie sich nach einem Arbeitsplatz sehnen, an dem ihre Zeit und ihre Fähigkeiten besser genutzt werden.

Darüber hinaus beeinträchtigt Zeitverschwendung die Fähigkeit der Menschen, ihre Ziele zu erreichen und sinnvolle Fortschritte zu machen. Wenn sie ständig das Gefühl haben, auf der Stelle zu treten, leidet die berufliche Zufriedenheit. Sie möchten sehen, dass ihre Arbeit einen Unterschied macht und dass ihre Anstrengungen zu greifbaren Ergebnissen führen.

Wie kommt es, dass Meetings nach wie vor eine so große Rolle in unserer Arbeitswelt spielen? Sollten wir diese Rolle überdenken?

Weil sie traditionell als das beste Mittel zur Kommunikation und Entscheidungsfindung angesehen werden. Viele Unternehmen verlassen sich auf Meetings, um Informationen auszutauschen, Strategien zu besprechen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Doch oft werden Meetings zur Routine und laufen Gefahr, ineffektiv und zeitraubend zu werden.

Dabei gibt es mittlerweile viel bessere Ansätze, die nicht nur effizienter sind, sondern auch die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden stärken. Zum Beispiel durch die Anwendung von Design-Thinking-Ansätzen, denn dabei werden die Mitarbeitende stärker in Entscheidungsprozesse einbezogen. Sie werden aktiv ermutigt, ihre Ideen und Perspektiven zu nutzen und gemeinsam kreative Lösungen zu entwickeln. Statt stundenlanger Meetings arbeiten Teams in Workshops und kurzen, zielgerichteten Sessions zusammen, die viel produktiver und inspirierender sind.

Mehr Selbstverantwortung bedeutet, dass Mitarbeitende die Freiheit bekommen, Entscheidungen selbst zu treffen und Projekte eigenständig voranzutreiben. Das führt nicht nur zu einer höheren Motivation und Zufriedenheit, sondern auch zu besseren Ergebnissen. Wenn wir diesen Ansatz konsequent umsetzen, können wir die Rolle von Meetings deutlich reduzieren und stattdessen auf effizientere und kollaborativere Arbeitsweisen setzen.

Welche konkreten Maßnahmen können Führungskräfte ergreifen, um Zeitverluste durch unproduktive Meetings, E-Mails und anderen Ablenkungen zu reduzieren?

Das Wichtigste ist, dass sie Meetings nur dann stattfinden lassen sollten, wenn sie wirklich notwendig sind. Dazu sollte es ein klares Ziel geben, das bereits im Voraus an die Teilnehmenden verschickt wird. Dadurch können sich alle optimal vorbereiten und das Meeting bleibt fokussiert und effizient. Es ist auch hilfreich, Meetings zeitlich zu begrenzen.

E-Mails sind ein weiterer großer Zeitfresser. Führungskräfte können hier eingreifen, indem sie klare Richtlinien für die E-Mail-Kommunikation aufstellen und auch empfehlen, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren, indem häufiger direkte Gespräche gesucht werden.

Auf jeden Fall sollten aber Führungskräfte vor allem die Selbstverantwortung und Eigenständigkeit ihrer Teams fördern. Indem sie den Mitarbeitenden mehr Entscheidungsfreiheit und Verantwortung übertragen, reduzieren sie die Notwendigkeit für ständige Abstimmungen und Besprechungen.

Wie können Führungskräfte ein Umfeld schaffen, das Mitarbeiter dazu ermutigt, ihre Zeit effektiv zu nutzen und sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren?

Führungskräfte sollten zunächst klar und offen ihre Ziele und Erwartungen kommunizieren. Wenn Mitarbeitende genau wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Prioritäten gesetzt sind, können sie ihre Zeit besser einteilen. Transparente und regelmäßige Kommunikation hilft vor allem dabei, Unklarheiten zu vermeiden.

Genauso wichtig ist aber ein unterstützendes und vertrauensvolles Arbeitsumfeld. Wenn Mitarbeitende wissen, dass sie bei Problemen oder Unsicherheiten jederzeit Unterstützung bekommen, fühlen sie sich sicherer und auch motivierter. Regelmäßiges Feedback und vor allem Anerkennung für gut geleistete Arbeit helfen nicht nur dabei, die Motivation hochzuhalten, sondern ermutigt auch die Mitarbeitenden, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Schließlich ist es wichtig, die Selbstverantwortung jeder einzelnen Person zu fördern. Wenn jemand die Freiheit hat, Entscheidungen zu treffen und die Arbeitsweise selbst zu gestalten, fühlt er oder sie sich mehr in die Arbeit eingebunden.