Felix Appel: Die digitale Zukunft der bayerischen Verwaltung gestalten

Über Felix Appel

Felix Appel #StraightOuttaOberfranken, ist Stellvertretender Geschäftsführer und Ressortleitung Public Relations & Strategie bei der BayKommun. Seit über 16 Jahren setzt er sich in verschiedenen Rollen für die Modernisierung der Bayrischen Verwaltung ein. Begonnen hat sein beruflicher Weg in der Kommunalverwaltung. Inzwischen baut er mit der BayKommun seine zweite Behörde im Auftrag des Freistaats Bayern auf. Nebenbei berät er mit seinem Unternehmen franconia one den öffentlichen Dienst und jene, die mit ihm arbeiten wollen.

Was ist die BayKommun? Wie würden Sie Ihre Arbeit einem Laien erklären?

Die BayKommun ist eine einzigartige Anstalt öffentlichen Rechts, die als "Behörden-Startup" für die bayerischen Kommunen agiert. Kernaufgabe ist, die bayerischen Kommunen bei der Nachnutzung von Online-Diensten, die nach dem sogenannten „Einer für alle“- Prinzip entwickelt wurden, gezielt zu unterstützen und dadurch den flächendeckenden Roll-Out von digitalen Verwaltungsdienstleistungen zu beschleunigen. Ganz einfach gesagt: Wir helfen bayerischen Kommunen, in der digitalen Welt besser zurechtzukommen.

Wie schaffen Sie es als "Behörden-Startup", die oft trägen Verwaltungsstrukturen für digitale Innovationen zu öffnen?

Das Schlüsselwort hier ist Vertrauen. Wir arbeiten eng mit den Kommunen zusammen, verstehen ihre Bedürfnisse und holen sie bei ihren aktuellen Herausforderungen ab. Gleichzeitig bringen wir frische, praxisnahe Ansätze ein, die oft aus der Privatwirtschaft inspiriert sind, aber an die Besonderheiten der Verwaltung angepasst werden. Wir geben den Kommunen das Gefühl, dass sie nicht allein vor den digitalen Veränderungen stehen, sondern dass wir gemeinsam den Weg in die Zukunft gehen. Agilität und Pragmatismus sind dabei auch entscheidend.

Auf einer Skala von 1 bis 10 – wie gut ist die bayerische Verwaltung in Sachen Digitalisierung aufgestellt und welche Schritte sind nötig, um die 10 zu erreichen?

Ich würde sagen, wir liegen aktuell bei einer soliden 6,5. Die Grundlagen sind gelegt, es gibt viele positive Ansätze, aber es gibt auch noch erhebliches Verbesserungspotenzial. Um eine 10 zu erreichen, brauchen wir klare, verbindliche digitale Standards, mehr Mut zur Automatisierung und die Bereitschaft, veraltete Prozesse konsequent zu hinterfragen. Gleichzeitig muss der Fokus auf die Menschen in der Verwaltung gelegt werden, denn ohne Akzeptanz und das nötige Know-how wird es schwer, die letzten Schritte in Richtung Digitalisierung zu gehen.

Gibt es etwas, das sich Bayern in anderen Bundesländern abschauen kann? Und was können sich andere Bundesländer unbedingt in Bayern abschauen?

In der Digitalisierung können wir nur mit und voneinander lernen. Ein gegenseitiges Finger Pointing oder „wir sind besser als Ihr“ bringt niemanden weiter. Was ich mir stärker wünschen würde, wäre ein ganzheitlicher und strategischer Ansatz für Deutschland. Wo wir als Bayern definitiv führend sind, ist die starke kommunale Vernetzung. Das BayKoNet ist ein Beispiel dafür, wie effektiv die Zusammenarbeit zwischen den Kommunen laufen kann. Hier können sich andere Bundesländer sicherlich eine Scheibe abschneiden.

Das Buzzword Künstliche Intelligenz ist gerade in aller Munde, wenn es um die Verwaltungsmodernisierung geht. Glauben Sie, dass KI in der öffentlichen Verwaltung ein tatsächlicher 'Game-Changer' sein wird?

Ja, definitiv. KI kann ein echter 'Game-Changer' sein, wenn sie richtig eingesetzt wird. Sie kann Routinearbeiten automatisieren, die Bearbeitungszeiten von Anträgen verkürzen und die Arbeit der Verwaltungsmitarbeiter entlasten. Aber es muss immer ein klarer menschenzentrierter Ansatz dahinterstehen. Wir dürfen nicht vergessen, dass die Verwaltung für die Bürger da ist, und KI sollte dabei helfen, den Service zu verbessern – nicht, ihn zu entmenschlichen.

Es wird öffentlich immer wieder kritisch diskutiert, wenn Behörden auf US-Lösungen und Tools setzen. Wie sehen Sie das? Sollten wir stärker auf regionale Lösungen setzen oder braucht es die US-Player?

Ich bin der Meinung, dass wir eine gesunde Balance finden müssen. Natürlich bieten die großen internationalen Player stabile und erprobte Systeme, gleichzeitig sollten wir aber auch regionale Lösungen stärken, die immer öfter konkurrenzfähige Alternativen zu den Platzhirschen liefern. Wo es möglich ist, sollten wir regionale Alternativen in Betracht ziehen.

Auch wenn wir uns nicht von der Herkunft der Lösung allein leiten lassen, ist es wichtig, dass wir hierbei die Datenschutzbestimmungen und die langfristige Nutzbarkeit im Blick haben. Denn die Herkunft einer Lösung kann entscheidenden Einfluss darauf haben, welchen Gesetzgebungen beim Datenschutz sie unterliegt.

Welchen Ratschlag würden Sie regionalen Start-ups, Technologieunternehmen und Behörden geben, um an einem Strang zu ziehen und Innovation gemeinsam voranzutreiben

Mein Ratschlag wäre: Öffnet euch gegenseitig und arbeitet mehr miteinander statt nebeneinander. Start-ups sollten bereit sein, die speziellen Bedürfnisse der Verwaltung zu verstehen und Lösungen anzubieten, die nicht nur technisch, sondern auch praktisch umsetzbar sind. Behörden müssen gleichzeitig ihre Offenheit für neue Ansätze und Technologien zeigen und bereit sein, Fehler zu machen und daraus zu lernen. Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist der Schlüssel.

Abschlussfrage: Stellen Sie sich vor, Sie bekommen unbegrenzte Fördermittel für ein einziges verrücktes Digitalprojekt in der bayerischen Verwaltung. Was würden Sie damit anstellen?

Ich würde ein bayernweites, vollständig automatisiertes System zur digitalen Bürgerkommunikation entwickeln – eine Art "Digitaler Bürgerassistent". Dieses System könnte alle gängigen Anfragen und Verwaltungsprozesse in Echtzeit bearbeiten und für jede bayerische Kommune individuell anpassbar sein. Es wäre so nutzerfreundlich, dass jeder Bürger vom Antrag bis zum Erhalt der Leistung durchgehend digital betreut wird – ohne Bürokratie, ohne Wartezeiten.