Moritz Hanl: KI als Game-Changer in der öffentlichen Verwaltung

Kernthesen

• KI ist bereits in der öffentlichen Verwaltung angekommen – der Fokus liegt laut Hanl nicht mehr auf dem „ob“, sondern auf dem „wie“
• KI-Anwendungen wie Chatbots oder automatisierte Ausschreibungsverfahren können Behörden entlasten und Bürgerservices verbessern
• Ängste und Unsicherheiten gegenüber KI entstehen oft durch fehlende Strategien – konkrete Pilotprojekte können helfen, Vertrauen aufzubauen
• Die Zukunft der Verwaltung sieht Hanl in einer bürgerzentrierten digitalen Transformation – KI ist dabei ein entscheidender Baustein

Über Moritz Hanl

Moritz Hanl ist Experte für die Implementierung von KI-Chatbots im öffentlichen Sektor und großen Unternehmen. Nach seinem BWL-Studium und Erfahrungen als Gründer in der Tech-Branche hat er sich bei viind auf die Einführung maßgeschneiderter, datenschutzkonformer KI-Lösungen spezialisiert. Seit 2023 begleitet er Kommunen und Unternehmen bei der Optimierung ihrer digitalen Kommunikation und hat dabei verschiedene erfolgreiche KI-Projekte umgesetzt.

Herr Hanl, ist die deutsche Verwaltung 2025 überhaupt schon bereit für KI, oder ist das Zukunftsmusik?

Die deutsche Verwaltung hat die Potenziale von künstlicher Intelligenz ab Tag 1 begriffen. Seitdem werden verschiedenste Anwendungsfälle umgesetzt. Alleine unsere KI-Chatbot-Lösung ist in über 30 Großstädten, Landkreisen und Kleinstgemeinden im Einsatz. In unseren Gesprächen mit dem öffentlichen Sektor ging es nie um ein „ob“, sondern ausschließlich um das motivierte „wie“. Dass KI mehr und mehr Einzug in den Behörden bekommt, zeigen auch andere Anwendungsbeispiele. Da ist beispielsweise GovRadar, die mit KI unterstützen Ausschreibungen zu erstellen. SummAI, die Texte in leichte Sprache umwandeln. Und die Stadt Leipzig, die mit LECOS ein KI-Wohngeld-Formular erstellt haben.

Können Sie Beispiele nennen, wo KI in einer deutschen Behörde bereits spürbar etwas verbessert hat?

An der Stelle möchte ich betonen, dass ich auf den Bereich KI-Chatbots spezialisiert bin. Hier lässt sich unser Kunde, der Landkreis Regensburg, als Musterbeispiel nennen: Seitdem sie einen Chatbot über ihre Webseite und WhatsApp zugänglich machen, sowie einen KI-Telefonbot, gehen die Anfragen enorm zurück, die von Menschen beantwortet werden müssen. Wir haben einen Chatbot gebaut, der eine spezifische Datengrundlage mit großen Large-Language-Modellen, wie wir sie von GPT kennen, verbindet. So kann ein Bot auf einer Webseite einer Stadt eingebunden werden und Bürger*innen ihre Fragen rund um die Stadt beantworten. Der Bot greift im Hintergrund ausschließlich auf die Inhalte zu, die ihm vorgegeben werden. Im zweiten Schritt kann die Software über verschiedene Kanäle ausgespielt werden: WhatsApp, Telefon und die Webseite. Und das Ganze funktioniert datenschutzkonform. Lernt es gerne auf Webseiten von Augsburg, Memmingen oder dem Landkreis Regensburg kennen.

Was hält Behörden zurück, wenn es um die Einführung von KI geht?

Die Hauptthemen sind seit Jahren die gleichen: Verworrene Bürokratie, ineffiziente Insellösungen und mangelnde Mittel für Investitionen. Speziell im Bereich der KI kommen Berührungsängste hinzu, schlichtweg weil es selten explizite KI-Strategien gibt. Die Berührungsängste äußern sich vor allem in Vorsicht: Es gibt eine Angst vor Fehlern der KI, wie in unserem Beispiel falschen Antworten. Der Mensch fürchtet bekanntlich das Unbekannte, und KI ist verdammt neu. Diese Sorge ist nachvollziehbar, und gleichzeitig ist bekannt, was gegen Angst hilft: Konfrontation. Deshalb bin ich begeistert, dass immer mehr Vertretende des öffentlichen Sektors KI in verschiedenen Bereichen testen. Nur so können wir gemeinsam eine bessere Datengrundlage für ein Erwartungsmanagement schaffen.

Was sind Ihre Tipps? Wo sollte man Widerstände und Ängste ernst nehmen und wo kann man diese leicht entkräften?

Klar braucht es mutige Vorreiter*innen im Bereich der KI. Und gleichzeitig verstehe ich bestens, dass diese Rolle alleine wegen mangelnder Ressourcen schwer ist. Die guten Neuigkeiten sind: Es gibt immer mehr Referenzprojekte. Geht in die Kommunikation, tauscht Erfahrungswerte und nutzt die Synergieeffekte. Wenn die Ressourcen besonders knapp sind, wählt Projekte, die eine klare Rückkehr der Investition bewirken.

Wie schaffen wir es, Lösungen von Start-ups und etablierten Softwareanbietern in Behörden zu etablieren?

Behörden sind sehr fürsorglich und umsichtig. Das ist gut so. Wenn eine Lösung in einem Anwendungsfall gut funktioniert, ist sie häufig auch in anderen Behörden ein Mehrwert. Deshalb berufe ich mich auf meine vorherige Antwort und wünsche mir mehr Austausch. Dafür sind neben bestehenden Formaten auch bundesweite Marktplätze von getesteten Software-Lösungen spannend.

Wenn KI richtig eingesetzt wird – was kann sie Behörden konkret abnehmen? Und wo findet sie ihre Grenzen?

KI bietet eine vollkommen neue Welt der Prozessoptimierung. Plötzlich gibt es kein „zu viel“ an Datenmengen und Inhalten, denn die KI lebt im Gegenteil zum Menschen davon. So hoffe ich darauf, dass wir diese Chance nutzen und Prozesse zum Teil komplett neu denken, statt sie ausschließlich zu digitalisieren. Die Grenzen in der KI sind offensichtlich im menschlichen Bereich. Einzelne Eigenschaften wie menschliche Empathie, die Entscheidungshoheit und physische Nähe wird die KI nie ersetzen.

Viele Bürger erleben die Verwaltung als kompliziert und langsam. Kann KI das ändern – oder bleibt Bürokratie Bürokratie?

Ich teile Ihre Behauptung, dass viele Bürger*innen die Prozesse der Verwaltung als kompliziert und langsam wahrnehmen. Die Frage ist immer das „Warum?“. Solange das nicht geklärt ist, kann KI nur Symptome lindern. Die Warums äußern sich in Förderalismus, Zugänglichkeit und Bürokratie. Für jedes Gesetz gibt es ein Gesetz, im besten Fall noch pro Bundesland unterschiedlich. Und ich muss mich als Bürger*in auskennen, ob ich mit meinem Anliegen nun zur Stadt oder zum Landkreis muss, ob es digital ausführbar ist und welche Bedingungen ich zu erfüllen habe. Das ist kein schönes Nutzungserlebnis für die Zielgruppe, würde man in der privaten Wirtschaft sagen. Da die „Warums“ aber weitestgehend ausgearbeitet sind, bin ich bester Dinge, dass wir das Erlebnis von Bürger*innen im Austausch mit Behörden in den nächsten Jahren revolutionieren.

Stellen Sie sich vor, wir schreiben das Jahr 2035: Welche Rolle spielt KI dann in der Verwaltung? Und welche Entwicklung wäre wünschenswert – und welche vielleicht auch nicht?

Jetzt fühle ich mich wie im Bewerbungsgespräch. Ich mag das Gedankenspiel. Dabei ist mir unwichtig, wie viel KI in den Prozessen steckt, denn der Begriff ist sowieso breit definiert und teilweise Auslegungssache. Für mich ist wichtiger, dass sich der öffentliche Sektor bis dahin als „Governance as a Service“ sieht. Bürger*innen sollten sich um möglichst wenig kümmern müssen und im Kontakt ein tolles Nutzungserlebnis haben. Meine Utopie ist, dass sich Bürger*innen auf (digitale) Behördengänge freuen. Warum nicht?

Wenn Sie morgen ein Ministerium oder eine Stadt digitalisieren dürften – welche drei KI-Projekte würden Sie sofort umsetzen?

Haha, komplett uneigennützig empfehle ich interne und externe KI-Chatbots, optimalerweise von viind. Ansonsten beobachte ich digitale Zwillinge, Identitätsnachweise und Datenanalysen mit großer Begeisterung. Jede Institution kennt ihre individuellen Herausforderungen selbst am besten. Ich lehne mich so weit aus dem Fenster, dass es auf dem Markt schon erste KI-Lösungen für das Problem gibt. Also lasst sie uns gemeinsam optimieren und austesten!