Ihr habt richtig gelesen: Nach unserem großen Update im Januar, das unserem Tool zahlreiche Neuerungen, wie das Gantt Chart, die benutzerdefinierten Felder oder Projekträume und ein neues, modernes Design bescherte, haben wir Stackfield nun erneut aufgerüstet. Woran unsere motivierten und fleißigen (das kann an dieser Stelle ruhig mal erwähnt werden) Entwickler in den letzten Wochen gefeilt und geschliffen haben, erfahrt ihr in diesem Artikel.
Erweiterte Projektübersichten
Seit Anfang des Jahres können Nutzer bei der Erstellung eines Raumes zwischen drei verschiedenen Raumtypen wählen: Globale Räume, Geschlossene Räume und Projekträume. In letzteren wurden nun die Projektübersichten erweitert, was sich durch die nachfolgenden Veränderungen bemerkbar macht:
Mehr Optionen zur Vergabe von Projektstatus
Wir erinnern uns: In unserer ersten Variante hatten Nutzer die Auswahl zwischen 4 verschiedenen Projektstatus:
- Das Projekt ist noch nicht gestartet und befindet sich noch “In Planung” (lila Icon)
- Die Planung des Projekts ist abgeschlossen und das Projekt “Läuft” (blaues Icon)
- Das Projekt ist abgeschlossen und damit “Erledigt” (grünes Icon)
- Die Prioritäten des Teams haben sich verschoben, daher wurde das Projekt “Zurückgestellt” (gelbes Icon)
- Sonderfall: Hatte ein laufendes Projekt das Enddatum überschritten, wurde es mit dem Titel “Überfällig” (rotes Icon) dargestellt.
Das hat sich geändert: Um laufende Projekte näher definieren zu können, wurden zusätzliche Status-Optionen hinzugefügt. Diese sollen es den Nutzern ermöglichen, sich mit einem schnellen Blick einen Eindruck vom Projektfortschritt zu verschaffen. Läuft es nach Plan, bestehen Probleme oder ist das Projekt gefährdet? Die Status können künftig wie folgt dargestellt werden:
- Sonderfall: Natürlich lässt sich auch das Überschreiten des Enddatums bei nicht abgeschlossenen Projekten weiterhin ablesen. Auf diesen Zustand wird in der Projektübersicht durch ein rotes Ausrufezeichen im Status-Label und in der Seitenleiste weiterhin durch ein rotes Icon hingewiesen.
Unterhalb des Projektstatus in der Projektübersicht befindet sich jetzt zudem ein Beschreibungsfeld. Dieses ist verpflichtend und ermöglicht es einem Nutzer, nähere Informationen zum aktuellen Projektstatus zu vermerken - der Grund etwa, weshalb ein Projekt als gefährdet eingestuft wird. Sobald die Statusänderung abgespeichert wurde, befindet sich die Beschreibung auf dessen rechter Seite.
Um nachvollziehen zu können, wann und von wem der Status geändert wurde, lässt sich eine Aktivitäten-Historie anzeigen. Diese wird in der Projektübersicht über einen Klick auf "Historie anzeigen" unterhalb des festgelegten Projektstatus aufgerufen.
Grafische Darstellung der Zeiterfassung
Um die tatsächliche Projektarbeitszeit besser mit der geplanten Zeit abgleichen und verrechnen zu können, wurde unserer Projektübersicht ein weiteres Diagramm beigefügt. Dieses bildet die verrechnete Zeiterfassung aller Aufgaben tagesgenau ab.
Das geplante Zeitbudget kann vom Projektmanager im oberen Teil der Projektansicht eingetragen werden. Das Kreis-Symbol gibt während des Projektverlaufs Auskunft darüber, wie viel der geplanten Zeit bereits bei der Bearbeitung von Aufgaben angerechnet wurde. Mit einem simplen Mouse-Over über das Symbol wird die summierte tatsächliche Arbeitszeit inkl. ihres prozentualen Anteils am Planbudget angezeigt.
Projektprioritäten
Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, können diese nun außerdem in der Projektübersicht priorisieren. Hierfür gibt es drei verschiedene Prioritäten - Niedrig, Mittel und Hoch –, die ein Projekt je nach Projektverlauf und individuellem Fokus erhalten kann.
Weitere Verbesserungen bereits bestehender Funktionen
Berichte: Filteroption “Verstecken” für Globale Ansichten
Die Berichte-Funktion liefert dem Nutzer globale Ansichten über Inhalte aus allen Räumen, in denen er enthalten ist. Diese Ansichten lassen sich bekannterweise über die Filteroptionen modifizieren und einschränken. Um das Filtern der Berichte angenehmer und effizienter zu gestalten, müssen fortan nicht mehr alle Inhalte einzeln ausgewählt werden. Es reicht, individuelle Parameter, die nicht in der Ansicht erscheinen sollen, zu “verbergen”. Um Inhalte aus der Ansicht zu verbergen muss an der betreffenden Stelle lediglich von der Auswahl "Anzeigen" zu "Verstecken" geändert werden.
Gantt: Mehr Optionen für Abhängigkeiten und Warnmeldung bei Missachtung
Unser Gantt Chart war die am häufigsten nachgefragte Funktion unseres letzten Updates. Auch hier haben wir noch Verbesserungsbedarf gesehen.
Ein Gantt Diagramm ermöglicht die grafische Darstellung von Aufgaben unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeit zueinander. So wird deutlich, in welcher Reihenfolge Aufgaben abgeschlossen werden müssen und es ist einfacher abzuschätzen, inwieweit der Projektfortschritt dem Zeitplan entspricht.
Die Veröffentlichung des Gantt Charts eröffnete die Möglichkeit, eine oder mehrere Aufgaben in Abhängigkeit von einer anderen Aufgabe darzustellen. Bisher war es jedoch noch nicht möglich, abzubilden, dass eine einzelne Aufgabe bzw. ein Meilenstein von mehreren Aufgaben abhängig war; dass also mehrere Aufgaben abgeschlossen werden mussten, bevor mit der besagten Aufgabe begonnen werden kann. Mit unserem neuen Update ist dies nun möglich.
Weiterhin erhält ein Nutzer nun eine Warnung, sobald er versucht eine Aufgabe abzuschließen, die von einer anderen, noch offenen Aufgabe abhängig ist. So wird garantiert, dass die gesetzten Abhängigkeiten auch nicht übersehen werden. Die folgende Meldung wird in diesem Fall angezeigt:
Aktivitäten-Einblendung bei Direkten Nachrichten
Die Direkten Nachrichten werden viel genutzt - für Rückfragen aber auch für zusätzliche Dringlichkeitsmeldungen. Sie sind wichtig und sollten schnell gesehen und beachtet werden. Aus diesem Grund haben wir unserer Einblendung “Neue Aktivitäten”, die erscheint, sobald Neuigkeiten in der Seitenleiste aus dem Sichtfeld gescrollt werden, ein kleines Upgrade verpasst. Handelt es sich bei der neuen Aktivität um eine Direktnachricht, so erscheint in der Einblendung zusätzlich ein kleines Männchen.
Dateien: Löschen der letzten Version
Ausnahmen bestätigen die Regel: Grundsätzlich sollte es nicht möglich sein, alte Versionen von Dateien aus Stackfield zu löschen, um den Bearbeitungsverlauf später noch nachvollziehen zu können. Allerdings kann es vorkommen, dass beim Upload der letzten Datei ein Fehler unterlaufen ist oder dass noch dringend etwas geändert werden muss, bevor andere Personen darauf zugreifen. Im Dropdown-Menü über das Drei-Punkte-Symbol gibt es daher nun die Option, die letzte Version einer Datei zu löschen.
Kanban Board: Statusfarben
Unser Kanban Board ist eines der Herzstücke von Stackfield, welches wir konstant versuchen, zu verbessern. Hier werden alle Aufgaben eines Raumes übersichtlich nach ihrem jeweiligen Bearbeitungsstatus aufgegliedert. Die Statusfarbe der einzelnen Spalten kann dabei entsprechend der eigenen Vorlieben, Gewohnheiten oder Workflows angepasst werden, was nun auch direkt im Kanban Board selbst möglich ist (über das Drei-Punkte-Symbol der jeweiligen Statusspalte).
Neues Lizenzmodell - Premium-Paket
Kein Update, das unser Tool an sich betrifft, aber dennoch erwähnenswert, ist die Neugestaltung unserer Preisliste. Keine Angst, von größeren Preiserhöhung bleiben unsere Kunden verschont. Allerdings haben wir beschlossen, dem Preismodell noch einen weiteren Plan hinzuzufügen: die Premium-Pakete.
Grund hierfür ist die verstärkte Nachfrage einiger Funktionen aus dem Enterprise-Plan. Da die Preisspanne zwischen den Business-Paketen und der Enterprise-Variante jedoch recht groß ist, haben wir nach einer adäquaten Zwischenlösung für unsere Cloud-Nutzer gesucht. Mit enthalten sind einige zusätzliche Sicherheitseinstellungen, Gruppenanrufe, eine unbegrenzte Anzahl an Externen Nutzern und mehr.
Unser neues Preismodell mit einer genauen Auflistung aller Features ist bereits auf unserer Homepage einsehbar.
Neue Premium-Funktionen
Premium + Enterprise: Unbegrenzte Anzahl Externer Nutzer
Viele unserer Kunden arbeiten und kommunizieren mit externen Partnern, Kunden oder Mitarbeitern, die nur eine stark eingeschränkte Einsicht in interne Arbeitsabläufe haben sollen und dürfen. Hierfür bietet Stackfield schon seit einiger Zeit die Rolle der Externen.
Wir wissen, dass in diesem Zusammenhang vor allem die reibungslose Kommunikation und der sichere Austausch von Dateien eine große Rolle spielt, wofür zwangsläufig ein sicheres und verlässliches Kommunikationstool benötigt wird. Für diesen Zweck sollte jedoch nicht das gesamte Lizenzpaket belastet werden. Um unseren Kunden die Zusammenarbeit mit Externen zu erleichtern, haben wir beschlossen, eine unbegrenzte Anzahl an "Externen Nutzerlizenzen" für die Premium- und Enterprise-Pläne zur Verfügung zu stellen - kostenfrei.
Premium + Enterprise: Globales Projektportfolio
Organisationen steuern häufig eine Vielzahl an Projekten parallel. Aus diesem Grund wurde, wie bereits nach unserem letzten Update angekündigt, ein Projektportfolio hinzugefügt, das dem Nutzer eine Übersicht zu allen Projekten der Organisation, an denen er selbst beteiligt ist, liefert. Diese globale Projektübersicht lässt sich über die Funktion Berichte in der Seitenleiste mit einem Klick auf “Projektportfolio” aufrufen.
Die Ansicht liefert also eine strukturierte Auflistung aller Projekte mit den wichtigsten Eckdaten: Start- und Enddaten, Projektfortschritt, gesetzte Prioritäten, Zeitbudgets und Status sowie die verantwortlichen Projektmanager. Ähnlich der anderen Berichte, kann auch diese Ansicht beliebig durch das Hinzufügen und Entfernen einzelner Spalten und durch die Verwendung der Filtermöglichkeiten eingeschränkt werden.
Mit einem Klick auf das jeweilige Projekt öffnet sich ein Dialogfeld mit der entsprechenden Projektübersicht. Wie auch in den Projektübersichten innerhalb der Projekträume, können hier direkte Änderungen an den Eckdaten vorgenommen werden.
Premium + Enterprise: Gruppen-Anrufe
Auf das Thema Konferenzschaltung bei der Audio- und Videotelefonie sind wir in den letzten Wochen vermehrt angesprochen worden. Gerade wenn viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, sind kurzfristige und schnelle Absprachen, wie sie sonst im Büro stattfinden, nicht mehr möglich. Gruppen-Calls sind die ideale Alternative für Büro-Meetings.
Aufgrund der großen Nachfrage, haben wir beschlossen, diese Funktion priorisiert zu behandeln. Die Funktion wird noch im April veröffentlicht und über den Bereich der Direkten Nachrichten abrufbar sein. Sie ist Teil unserer Premium-Funktionen und wird in den Plänen “Premium” und "Enterprise" enthalten sein.
Enterprise: Die Dachorganisation
Stackfields Enterprise-Plan verfügt über einige zusätzliche Funktionen und ermöglicht die zentrale Abwicklung mehrerer Unterorganisationen (auch Kindorganisationen genannt) zusammengefasst unter einer sogenannten Dachorganisation. Eine solche Dachorganisation erfüllt den Zweck, die Administration und Abrechnung (die enthaltenen Unterorganisationen werden gemeinsam in einer Enterprise-Rechnung zusammengeführt) aller Organisationen zu vereinfachen.
Hinweis: Die Dachorganisation wird nach Buchung des Enterprise-Plans von Sackfield bereitgestellt. Teile uns einfach mit, wer für ihre Verwaltung berechtigt werden soll.
Eigenständige Verwaltung aller Unterorganisationen in der Dachorganisation
Mit dem Update wurde die Verwaltung der Organisation des eigenen Enterprise-Plans noch einmal drastisch vereinfacht. Ab sofort kann der berechtigte Administrator eigenständig Unterorganisationen zu einer Dachorganisation hinzufügen, sobald letztere von uns bereitgestellt wurde.
Hierfür muss lediglich die ID der Unterorganisation (zu finden in den Organisationseinstellungen unter dem Reiter "Einstellungen") kopiert…
... und in der Dachorganisation hinterlegt werden. Das Einbetten der Orga-ID geschieht nun über den Reiter Unterorganisationen in den Einstellungen der Dachorganisation. Mit einem Klick auf “Unterorganisation hinzufügen” öffnet sich ein Dialogfeld, in dem die ID der Unterorganisation hinterlegt und abgespeichert werden kann.
Zentrale Übersicht über alle Organisationen
Um den Überblick über alle hinzugefügten Unterorganisationen zu behalten, bietet die Dachorganisation nun umfangreiche Einsicht in die Gesamtstruktur des Organisationsgefüges.
Im Reiter Unterorganisationen befindet sich die bereits erwähnte Option zum Hinterlegen einzelner Unterorganisationen, aber auch die Auflistung aller Unterorganisationen, die bereits hinzugefügt wurden. Mit einem Klick auf die angezeigte Anzahl der Mitglieder (z. B. 62 Mitglieder) unterhalb der gelisteten Unterorganisation werden alle Nutzer, die sich in der entsprechenden Organisation befinden, angezeigt.
Eine gespiegelte Ansicht hierzu liefert der Reiter Mitglieder. Hier werden alle Nutzer, die Teil einer der im Enterprise-Plan enthaltenen Unterorganisationen sind, alphabetisch gelistet. Mit einem Klick auf die angezeigte Anzahl der Organisationen (z. B. 1 Organisation), lässt sich wiederum feststellen, in welchen Organisationen das Mitglied enthalten ist.
Anmerkung: Mitglieder werden grundsätzlich nicht über die Dachorganisation eingeladen. Das Hinzufügen eines neuen Mitglieds geschieht über die Mitgliederverwaltung in den Organisationseinstellungen der jeweiligen Unterorganisation.
Zentrale Verwaltung aller Unterorganisationen + Nutzungsbedingungen
Eine große Anzahl an Organisationen ist natürlich mit einem gewissen administrativen Aufwand verbunden - zumindest war es das. Um nicht die Einstellungen jeder einzelnen Organisation auf die internen Regelungen anpassen zu müssen, kann auch dies nun zentral über die Dachorganisation vorgenommen werden. Sie werden dann von der Dachorganisation an die Unterorganisationen vererbt. Dies betrifft alle Einstellungen, die sonst in der jeweiligen Organisation unter den Reitern Einstellungen, Berechtigungen, Module und Integrationen vorgenommen werden.
In unserem Learning Center gehen wir noch einmal genauer auf die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten für Organisationen ein.
Um die Einstellungen der Dachorganisation auf alle Unterorganisationen zu übertragen, muss lediglich der Regler im Reiter Einstellungen unter dem Punkt "Einstellungen vererben" auf "Ja" gesetzt werden.
Anmerkung: Die Reiter Berechtigungen, Module und Integrationen erscheinen erst, sobald die Funktion “Einstellungen vererben” aktiviert wurde. In diesem Fall werden die genannten Einstellungsmöglichkeiten für die einzelnen Unterorganisationen deaktiviert. Wurde die Option nicht ausgewählt, können Einstellungen weiterhin innerhalb der jeweiligen Unterorganisationen durchgeführt werden.
Weiterhin können Kunden, die das Enterprise-Paket gebucht haben nun angeben, dass ein Nutzer zuerst spezielle Nutzungsbedingungen bestätigen muss, bevor er Zutritt zu einer Organisation erhält. Wer dies wünscht, kann sich gerne an unseren Support wenden.
Zentrale Rechnungsverwaltung
Wie schon erwähnt, erhält im Enterprise-Plan nicht jede Organisation eine separate Rechnung. Die Abrechnung erfolgt gebündelt über die Dachorganisation, was den großen Vorteil hat, dass jeder Nutzer (Admin, Mitglied, Gast) mit nur einer Lizenz berechnet wird, und zwar selbst dann, wenn er sich in mehreren Organisationen befindet.
Die Rechnungen und Zahlungsinformationen können, wie von anderen Organisationen gewohnt, im Reiter Bezahlung eingesehen und verwaltet werden.
Anmerkung: Natürlich ist der Reiter Bezahlung somit nicht mehr in den Unterorganisationen aufrufbar.