So arbeitet Stackfield mit Stackfield

Teams, deren Mitglieder einen Großteil der Arbeit im Homeoffice erledigen, wissen es: Eine reine Kommunikation über digitale Lösungen kann herausfordernd sein – und ist die Kommunikationslösung noch so ausgefeilt. Nachrichten können übersehen werden, der schriftliche Austausch mit dem Team ist anfällig für Missverständnisse und schnelle Absprachen sind in den seltensten Fällen sofort realisierbar.

Sind diese Kommunikationsschwierigkeiten problematisch? Ja. Seid ihr mit diesen Problemen allein? Mitnichten! Auch unser Team hat diese Probleme kennengelernt. Um die Kommunikation und Zusammenarbeit an Aufgaben dennoch so flüssig wie möglich zu gestalten, haben wir fünf hilfreiche Regeln verinnerlicht.

Aufgabenmanagement: Fünf Regeln für Stackfield

Bei uns landet grundsätzlich alles in Stackfield - seien es kurzfristig anfallende Aufgaben, die man früher womöglich auf einen Notizzettel geschrieben hätte, Aufgaben mit Planungsbedarf, die Teil eines größeren Projekts sind oder bloße Ideen, deren Umsetzung noch nicht sicher ist. Nur so können wir garantieren, später alle wichtigen Details parat zu haben und nachvollziehen zu können.

Die Schwierigkeit hierbei: Es landet womöglich eine ganze Menge an Aufgaben in Stackfield. Damit die wirklich wichtigen und dringenden nicht untergehen oder gar vergessen werden, haben wir einige Regeln für das Aufgabenmanagement aufgestellt.

1. Aufgaben, die in nächster Zeit erledigt werden müssen, erhalten immer eine Zuweisung und ein Fälligkeitsdatum.

Warum diese Regel? Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum und Personenzuweisung geraten schnell in Vergessenheit, denn sie werden im Bereich „Meine Woche“ der zuständigen Personen nicht hervorgehoben dargestellt. Sobald jedoch das Fälligkeitsdatum einer zugewiesenen Aufgabe eingetragen und erreicht wurde, erscheint sie unter dem jeweiligen Tag der Wochenansicht. Wurde das Fälligkeitsdatum überschritten, warnt Stackfield an mehreren Stellen, in der persönlichen globalen Aufgabenübersicht etwa. Aus diesem Grund erhalten alle Aufgaben, die innerhalb der nächsten drei Monate anfallen, ein Fälligkeitsdatum und eine Zuweisung, selbst wenn der genaue Termin noch nicht bekannt sein sollte. Unsere Regel stellt sicher, dass alle Aufgaben, die innerhalb eines gewissen Zeitrahmens erledigt werden sollen, auch tatsächlich erledigt werden.

2. Dringende Aufgaben erhalten das Label „ASAP“. Die zugewiesene Person wird zusätzlich per Direktnachricht informiert.

Warum diese Regel? Kommunikationstools, wie unser Bereich der „Direkten Nachrichten“ aber auch der Team Chat im jeweiligen Raum, dienen dazu, die betreffenden Personen möglichst schnell und unkompliziert zu erreichen. Nutzer informieren sich hier als erstes, um über alle Neuigkeiten im Bilde zu sein. Systembenachrichtigungen werden dagegen von vielen als störend empfunden oder übersehen und alle paar Minuten die Benachrichtigungen in Dashboards checken zu müssen, kann durchaus zeitraubend sein. Wir haben festgestellt, dass direkte Nachrichten am schnellsten gesehen werden. Die rote Nachrichtenmeldung erscheint direkt in der Seitenleiste und ist damit jederzeit sofort sichtbar, egal in welchem Raum man sich befindet. Um euch einen besseren Eindruck zu geben: Bei unseren „ASAP-Meldungen“ (as soon as possible) handelt es sich klassischerweise um Nachrichten wie „Kunde XY wartet auf einen Rückruf. (Raum: Support)“ oder „Wechsel eines Lizenzpakets wurde angefordert. (Raum: Sales)“.

Detaillierte Angaben zu einzelnen Themen werden dagegen in den Räumen für alle sichtbar platziert, damit sie nicht in den Tiefen der Chatverläufe verloren gehen. Aus diesem Grund lautet unsere nächste Regel:

3. Alle Details zu einer Aufgabe, werden direkt in der Aufgabenkarte festgehalten.

Dieser Punkt ist essenziell, denn selbst wenn sich Informationen aus Chatverläufen später wieder finden lassen, so nimmt die Suche danach meist sehr viel Zeit in Anspruch - Zeit, die sich eigentlich sehr viel besser nutzen lässt. Warum also die Informationen nicht dorthin übertragen, wo jeder als erstes danach suchen wird? Wir ordnen diesem Punkt große Wichtigkeit zu. Im Alltag bedeutet dies, dass wir alle relevanten Punkte aus Meetings und Telefonaten umgehend (!) direkt in der jeweiligen Aufgabe festhalten. So wird später nichts vergessen und wir können den genauen Bearbeitungsverlauf sowie den letzten Bearbeitungsstand auch nach Wochen noch nachvollziehen.

Tipp: Allgemeine Informationen zur Aufgabe, die häufiger benötigt werden, landen nach Möglichkeit direkt in der Aufgabenbeschreibung. Für spezifische Inhalte besteht außerdem die Möglichkeit, „Benutzerdefinierte Felder“ anzulegen.

Tipp: Wer Dateien und Dokumente an eine Aufgabe anhängt, sollte auf eine korrekte und aussagekräftige Betitelung achten. Womöglich hat das ein oder andere Unternehmen hier schon eigene Systeme. Wir versuchen den Titel der Dateien so offensichtlich wie möglich mit dem Zweck bzw. dem Thema zu verknüpfen. Dann ist sie nicht nur einfacher in der Aufgabe aufzuspüren, sondern auch problemfrei über die globale Suchfunktion zu finden.

Informationen für alle Teammitglieder aktuell zu halten, sollte für jeden Mitarbeiter also selbstverständlich werden. Das beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Angaben innerhalb der Aufgaben:

4. Der Status einer Aufgabe wird aktualisiert, sobald ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist.

Bin ich mit meinem Teil der Aufgabe fertig, schiebe ich sie weiter zur Bearbeitung durch andere Verantwortliche. Habe ich selbst eine Aufgabe zur Abnahme erhalten, nehme ich sie an oder lehne sie ab, sobald ich sie geprüft habe. Habe ich eine Aufgabe erledigt, setze ich auch den Status auf "Erledigt"/"Done". Das mache ich umgehend, denn sobald andere Personen involviert sind, hat meine Arbeit direkten Einfluss auf ihre. Wenn sich eine Person darauf verlassen kann, dass der Status einer Aufgabe auch dem tatsächlichen Stand der Dinge enspricht, ist es für sie viel einfacher, die Bearbeitung anderer Aufgaben zu planen. Nichts strapaziert die Nerven der Kollegen mehr und nichts beeinträchtigt ihre Produktivität mehr, als der Zwang, ständig überprüfen zu müssen, ob eine Aufgabe nun abgeschlossen ist oder nicht. Im Tagesgeschäft wird sich das deutlich zeigen. Natürlich ist es etwas völlig anderes, wenn die Erledigung von Aufgaben aufgrund einer zu hohen Arbeitslast in Verzug gerät. Doch auch in diesem Fall gilt es, die Kollegen über den Stand der Dinge zu informieren (z. B. mittels einer @-all-Benachrichtigung). Womöglich bietet ein Kollege mit freien Kapazitäten dann seine Hilfe an.

Der Arbeitsalltag lehrt uns leider auch, dass nicht immer alle Termine eingehalten werden können. Gelegentlich erscheinen Aufgaben dann mit der Kennzeichnung „überfällig“ auf Stackfield. Auch hierzu haben wir eine sinnvolle Regel festgelegt:

5. Fällige Aufgaben werden direkt erledigt oder erhalten abends ein neues Fälligkeitsdatum.

Das Problem mit überfälligen Aufgaben: Werden es zu viele, läuft man auch hier Gefahr, Termine aus den Augen zu verlieren und Aufgaben bleiben womöglich länger liegen, als sie eigentlich sollten. Werden Deadlines häufig und für längere Zeit nicht eingehalten, wissen andere Teammitglieder zudem nicht, wann mit der Erledigung der Aufgabe zu rechnen ist. Daher ist es nur sinnvoll, sie umzuplanen, sollte es einmal nicht möglich sein, die festgelegte Frist einzuhalten. Wir überprüfen deshalb jeden Abend, ob in unserer Wochenansicht noch offene, fällige Aufgaben vorhanden sind und entscheiden, ob sie noch erledigt werden können oder auf einen anderen Tag verlegt werden müssen.

Unsere Regeln für das Aufgabenmanagement noch einmal zusammengefasst:

• Für eine Aufgabe, die innerhalb der nächsten 3 Monate erledigt sein soll, ist die Auswahl eines Fälligkeitsdatums und die Personenzuweisung verpflichtend.
• Dringende Aufgaben werden immer mit dem Label „ASAP“ (as soon as possible) versehen. Sofern es sich bei dem Ersteller der Aufgabe nicht um den Verantwortlichen handelt, gilt es, letzteren über die direkten Nachrichten noch einmal auf die Dringlichkeit der Aufgabe hinzuweisen.
• Alle relevanten Informationen und Entscheidungen werden direkt in der betreffenden Aufgabe festgehalten, um den Bearbeitungsverlauf nachvollziehen zu können.
• Der Status einer Aufgabe wird aktualisiert, sobald ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist.
• Keine Aufgabe sollte am Abend mehr ablaufen. Abends (vor Arbeitsende) überprüft jeder deshalb noch einmal seine eigenen fälligen Aufgaben. Diese werden entweder am Fälligkeitstag erledigt oder mit einem neuen Fälligkeitsdatum versehen.

Selbst mit einer ausgefeilten Taskmanagement-Software, kann das Aufgabenmanagement noch Schwierigkeiten bereiten. Das geschieht insbesondere dann, wenn im Team selbst keine strukturierten Abläufe für diesen Zweck vorherrschen. Unsere Regeln zeigen, dass sich auch die Zusammenarbeit mit digitalen Lösungen noch durch individuelle Regelungen optimieren lässt. Welche Regeln ein Team letztlich festlegt, hängt natürlich von seiner individuellen Arbeitsweise ab. Vielleicht ist die ein oder andere unserer Regeln auch für Dein Team sinnvoll.

Unser letzter Ratschlag ist es, sich zumindest mit den eigenen Workflows auseinanderzusetzen und zu überlegen, ob es an manchen Stellen noch Verbesserungsbedarf gibt. Könnten die eigenen Arbeitsabläufe durch das Aufstellen einiger Regeln positiv beeinflusst werden? Im Modul "Seiten" können Regeln zentral und für alle sichtbar hinterlegt werden.