Kommunikation für Unternehmen ohne Skype

Skype – jeder kennt den Dienst und viele nutzen ihn. Ohne Zweifel ist Skype einer der derzeit besten Instant Messaging Anbieter, weshalb ihn auch viele Unternehmen als Programm zur internen Kommunikation nutzen. Allerdings haben sich die Instant Messaging Dienste in den letzten 15 Jahren kaum weiterentwickelt.

Die Liste der Messaging Programme, die vor Skype beliebt waren, ist lang. Vertreten sind hierauf Dienste wie MSN Messenger, ICQ oder Yahoo Messenger. Jeder von ihnen hat die Anforderungen der Kunden gleichermaßen gut erfüllt – und dies war der einfache Transfer von Textnachrichten. Was war allerdings für das Abflachen der Popularität verantwortlich? „Disruption“. Skype hat ein neues Feature eingeführt, welches das Marktgeschehen auf den Kopf gestellt hat: Video-Chat. Dieser Vorteil seitens Skype machte den Dienst unglaublich bekannt, und die Leute begannen sich nach kurzer Zeit an die Nutzung dieses neuen Dienstes zu gewöhnen. Doch kann ein Tool, welches inzwischen durch die weite Verbreitung auch zur Vereinfachung der internen Unternehmenskommunikation genutzt wird, als das Beste für diesen Zweck deklariert werden, nur weil die Mitarbeiter daran gewöhnt sind? Definitiv nicht!

Worin besteht das Problem Skype für geschäftliche Zwecke zu nutzen

Grundlegend gibt es kein Problem mit der Benutzung von Skype im privaten Umfeld. Dies sieht allerdings anders aus, wenn man die besonderen Ansprüche der Kommunikation im Unternehmen bedenkt. Wenn man lediglich darauf abzielt seine Kunden anzurufen oder im Video-Chat mit seinem Kollegen etwas zu besprechen, dann ist Skype ein herausragendes Produkt. Zusätzlich ist der Austausch von Dateien neben der Kommunikation vorteilhaft. Aber diese Vorteile von Skype sind ambivalent zu betrachten und zu hinterfragen. Geht man nun einen Schritt weiter und betrachtet die Prozesse im Unternehmen dann muss man sich fragen was nach der Kommunikation folgt. So hat man beispielsweise gerade einen Kollegen nach einer Datei gefragt und diese auch von ihm mittels Skype erhalten. Zusätzlich gab es noch Anmerkungen über den Bearbeitungsstand und ähnliches.

Das war es - nun verfügt man selbst über die Datei. Allerdings benötigt ein weiterer Kollege, der nicht online und im Chat eingeladen war, ebenfalls die Datei. Wie sieht nun also der nächste Schritt aus? Die Datei muss nochmals weitergeschickt werden, und im besten Fall fügt man noch die Anmerkungen hinzu, die vom ersten Kollegen gesendet wurden. Dies ist ein Prozess, der redundant ist. Dieses Beispiel zeigt auf, dass Alles im Prinzip mindestens zwei Mal erledigt werden muss, wenn etwas ungeplantes eintritt – und die meisten Dinge im täglichen Geschäft können nicht genau vorhergesagt werden, da immer mehrere Personen mit unterschiedlichen Kenntnisständen an einem Prozess beteiligt sind. Dies ist der Grund, warum ein Unternehmen eine Kollaborationsplattform benutzen sollte.

Was kann Stackfield an solchen Szenarien ändern?

Betrachten wir das gleiche Beispiel einmal unter Hinzunahme von Stackfield. Du und Deine Team-Mitglieder werden zu einem Stack, einem Arbeitsbereich für ein gewisses Projekt, hinzugefügt. In diesem Stack können alle frei kommunizieren, Aufgaben delegiert, Notizen hinzugefügt und Dateien hochgeladen werden. Somit kann eine Person eine Datei auf Stackfield hochladen, direkt die Anmerkungen darunter kommentieren und alle Teammitglieder, welche die Berechtigungen dazu haben, können die Datei anschließend herunterladen.

All dies geschieht mit einer End-to-End Verschlüsselung, wodurch keine externe Person oder Institution sehen kann was innerhalb des Stacks geschieht. Diese Art der Dateiverwaltung ermöglicht es zu einem späteren Zeitpunkt komfortabel nach Dateien oder Notizen zu suchen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Versionierung von Dateien, wodurch stets nur die aktuellste Version einer Datei online ist und keine Verwirrung mehr über den aktuellsten Stand herrscht. Ergänzt wird dies durch eine Versionshistorie, wodurch auch ältere Versionen einer Datei wiederhergestellt werden können. Die Nachverfolgung ist ein wesentlicher Punkt der Kommunikations-App in Stackfield. Dateien oder Einträge können als Favoriten markiert werden, wodurch diese wiederum leicht gefiltert werden können. Zusätzlich können Aufgaben angelegt, zugeordnet und mit Dateianhängen versehen werden. Dieses Feature hilft Deinen Kollegen dabei stets den Überblick über wesentliche Aufgaben und den Fortschritt des Projektes zu behalten. Das Anhängen von Dateien an Aufgaben ist ein schneller und einfacher Weg um die essentiellen Punkte einer Aufgabe eindeutig zu erläutern und Objekte zuzuordnen.

Skype ist ein tolles Tool – aber es ist nicht das Richtige für Business Kollaboration. Wie bereits erwähnt ist Skype die beste Wahl, wenn es darum geht ein Gespräch mit einem Kunden zu führen, aber es ist keineswegs die beste Wahl um Dateien oder wichtige Inhalte, wie z.B. Passwörter, zu senden. (Es ist auch zu bedenken, dass die Server von Skype in den USA platziert sind und man davon ausgehen kann, dass die NSA jegliche Daten abfangen kann, da diese nicht End-to-End verschlüsselt sind – die SSL-Verschlüsselung, welche zwar verwendet wird, wurde bereits überwunden, und ist bei weitem nicht so sicher wie die End-to-End Verschlüsselung. Erfahre hier mehr)

Stackfield verbessert die Effizienz Deines Unternehmens und Deines Teams. Durch die Flexibilität von Stackfield kann jeder Prozess schnell optimiert werden. Hierdurch sparst Du Zeit und kannst diese sinnvoller investieren, als Fragen wie „Könntest Du mir diese Datei senden? Ist die alte noch aktuell?“ oder „Um was ging es noch einmal in diesem Dokument?“ zu beantworten.