Die neue Rolle der Externen

Es ist kaum zu glauben, aber es sind schon wieder 3 Wochen des neuen Jahres vergangen - wir hoffen, dass alle LeserInnen gut in das neue Jahr gestartet sind! Wir beginnen das neue Jahr wie immer mit neuen Funktionen, in diesem Fall mit einer neuen Rolle für Organisations-Teilnehmer: Externe.

Warum eine neue/weitere Rolle?

Bisher gab es drei verschiedene Rollen für Organisations-Teilnehmer: Admins, Mitglieder und Gäste. All diese Rollen haben es gemeinsam, dass diese in den Räumen alle Elemente sehen und auch Nachrichten im Chat schreiben können.

Oftmals gibt es in Teams aber Use Cases, in denen die Mitarbeit oder das Feedback von externen Personen benötigt wird, diese gleichermaßen aber nicht alle Informationen/Elemente eines Raums sehen sollen. Beispielsweise wenn ein Kunde den Fortschritt eines Projekts abnehmen soll oder wenn ein Freelancer Dateien zu einer gewissen Aufgabe hochladen muss. Um die Zusammenarbeit u.a. in diesen Fällen zu verbessern, haben wir nun die Rolle „Externer“ hinzugefügt.

Was können Nutzer mit der Rechtegruppe „Externer“?

In den Grundzügen ähneln die Externen den Gäste: Diese können die übrigen Teilnehmer der Organisation und die Raumgruppen nicht sehen, aber haben Zugriff auf Räume, die für sie freigegeben wurden. Innerhalb der Räume unterscheidet sich die Rechte dann aber deutlich: Während Gäste mit allen Rechten ausgestattet werden können, haben Externe nur sehr eingeschränkte Rechte.

Externe können in den Räumen zunächst einmal keine Elemente oder Inhalte sehen - diese müssen erst explizit freigegeben werden. D.h. wenn beispielsweise eine Aufgabe zur Bearbeitung an einen Externen gegeben werden soll, muss diese manuell freigegeben werden. Anschließend können alle Externen des Raumes auf diese zugreifen.

Ebenso unterscheiden sich dann die Bearbeitungsrechte am Element: Externe dürfen nur Kommentare schreiben, Zeiteinträge hinzufügen und Dateien hochladen, jedoch keine weiteren Details oder Informationen ändern. Eine Ausnahme stellt hierbei der Status dar, welchen Externe auf den nächsten Status eines vorgegebenen Workflows (beispielsweise von „Zu erledigen“ auf „In Bearbeitung“) setzen dürfen.

Das Kommunikations-Modul und die Direkten Nachrichten können durch Externe nicht genutzt werden.

Weitere Informationen über die Rechte von Nutzern mit dieser Rolle findest Du auf der folgenden Seite: https://www.stackfield.com/de/help/benutzerrollen-einer-organisation-2005

Wie gebe ich Informationen für Externe frei und was sehen Externe?

Der Prozess zur Freigabe von Elemente für Externe ist recht einfach: Sobald ein Externer zu einem Raum hinzugefügt wurde, erscheint auf allen Elementen, die geteilt werden können, eine Schaltfläche mit der Bezeichnung „Nur im Team“. Über einen Klick auf die Schaltfläche kann das jeweilige Element dann freigegeben werden.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Externen und auch eine Anleitung, wie z.B. eine Übersicht der geteilten Elemente aufgerufen werden kann, findest Du auf der folgenden Seite: https://www.stackfield.com/de/help/arbeiten-mit-externen-2006

Was kostet ein Externer?

Für die Nutzung eines Externen wird ein halber Nutzer vom gebuchten Kontingent abgezogen.

Wir hoffen, dass diese neue Rolle die Arbeit mit Stackfield im Zusammenhang mit Kunden, Freelancern oder auch externen Mitarbeitern vereinfacht! Bei Fragen zu dieser neuen Funktion stehen wir wie immer sehr gerne im Support zur Verfügung!