Weniger ist mehr - die neuen Benachrichtigungen von Stackfield

Mit unserem heutigen Update haben wir eine der wichtigsten Funktionen überhaupt überarbeitet – die Benachrichtigungen. Mit ihnen steht und fällt die erfolgreiche Nutzung einer Kollaborationsplattform, weshalb wir auch relativ viel Zeit benötigt und uns auch genommen haben, um diese so zu verbessern, dass auch in großen Teams eine Nutzung ohne viele Ablenkungen möglich ist. Gleichzeitig stellt die Überarbeitung der Benachrichtigungen aber keine große, neue Funktion dar, sondern eher eine Vielzahl an kleinen Verbesserungen, die ein komplett neues Benachrichtigungskonzept schaffen:

Benachrichtigungen nur dann, wenn diese relevant sind

Wirklich grundlegend ist die Änderung, dass nun nur (rote) Benachrichtigungen mit der Anzahl an Aktivitäten neben dem Raum-Namen angezeigt werden, wenn die Änderung tatsächlich für einen selbst relevant ist, d.h. wenn z.B. ein Kommentar auf eine Deiner Aufgaben hinterlassen wurde. Zuvor wurden bei jeglichen Aktivitäten in einem Raum Benachrichtigungen gesendet, was allerdings bei einer großen Zahl an Teilnehmern in einem Raum unübersichtlich werden konnte.

Bei weniger relevanten Aktivitäten wird ein weißer Kreis neben dem jeweiligen Raum und der Raum selbst in weißer Schrift dargestellt, damit auch in diesen Fällen weiterhin ersichtlich ist, dass sich etwas verändert hat!

Pausieren von Benachrichtigungen

Auch wenn die Anzahl an Benachrichtigungen erheblich reduziert wurde, gibt es Momente in denen man überhaupt keine Benachrichtigungen empfangen möchte. Hierfür gibt es nun die Möglichkeit Benachrichtigungen, genauer gesagt die E-Mail-, Mobile-App- und Desktop-Benachrichtigungen, zu pausieren. Die Räume und Aktivitäten auf Stackfield selbst werden weiterhin aktualisiert, so dass keine Infos verloren gehen und auch ersichtlich ist, dass sich in einem Raum etwas getan hat!

Die Option zum Pausieren der Benachrichtigungen wird nach einem Klick auf das eigene Profilbild in der unteren linken Ecke oder den Namen der Organisation in der oberen linken Ecke angezeigt und sorgt im aktivierten Zustand dafür, dass bis zum Ende des Tages keine Benachrichtigungen geschickt werden. Am nachfolgenden Tag wird diese Funktion wieder zurückgesetzt und Benachrichtigungen werden wie gewohnt gesendet. Werden die Benachrichtigungen pausiert, wird den übrigen Teilnehmern der Organisation/der Räume über einen roten Kreis am Profilbild angezeigt, dass keine Benachrichtigungen zugestellt werden. Der eigene Status wird nun auch beim eigenen Profilbild in der unteren linken Ecke angezeigt, damit dieser immer direkt im Blick ist und keine Verwirrung aufkommen kann.

Neue Markierung für ungelesene Einträge im Kommunikationsmodul

Bisher wurden neue Aktivitäten im Kommunikationsmodul über einen blauen Balken an der Seite dargestellt. Dies war eine recht schlichte Möglichkeit um die Aktualität des Eintrags darzustellen, aber mit der steigenden Zahl an Informationen im Stream konnte diese Markierung leicht übersehen werden. Daher wird nun mittels eines horizontalen Strichs über die komplette Breite des Moduls eine klare optische Grenzen zwischen den neuen und alten Einträgen im Kommunikationsmodul gezogen. Beim Betreten eines Raums, in dem sich seit dem letzten Besuch Aktivitäten zugetragen haben, wird automatisch auch diese Abtrennung dargestellt und das manuelle scrollen bzw. suchen nach dem letzten bekannten Eintrag entfällt komplett, wodurch die Änderungen leichter und schneller ersichtlich sind.

Countdown für Erinnerungen/Fälligkeiten

Bei der Arbeit mit Stackfield wird nicht immer das direkt das Dashboard geöffnet um nachzusehen welche Änderungen geschehen sind. Um in solchen Fällen direkt sehen zu können, dass in Kürze etwas fällig ist, haben wir beim Dashboard ein kleines Fähnchen integriert, welches die Zeit bis zur nächsten, mit einer Erinnerung belegten, Fälligkeit aufzeigt. Auf diesem Fähnchen wird zudem direkt angezeigt wie viel Zeit noch übrig ist, damit seltener in das Dashboard gewechselt werden muss.

Gruppierung von Benachrichtigungen

Oftmals werden bei Elementen/Einträgen mehrere Änderungen vorgenommen, während man selbst nicht online ist – dies hat in der Vergangenheit dazu geführt, dass mehrere Benachrichtigungen im Dashboard dargestellt wurden, wenn man selbst an der Bearbeitung des Elements beteiligt war. Um hierbei eine klarere Struktur zu schaffen und auch die potentielle Flut an Benachrichtigungen zu bändigen, werden zu einem Element gehörige Benachrichtigungen nun gruppiert dargestellt. Hierbei wird die letzte Änderung ganz oben dargestellt und ältere Benachrichtigungen können mit einem Klick angezeigt werden.

E-Mail-Benachrichtigungen bei @-Markierungen

Die direkte Markierung von Personen wird meistens dann genutzt, wenn etwas wichtiges besprochen oder benötigt wird. Um dieser Wichtigkeit der Markierungen einen entsprechenden Stellenwert zu geben, werden hierbei nun auch E-Mail-Benachrichtigungen gesendet, wenn eine Person per @-Markierung angesprochen wird.

E-Mail-Benachrichtigungen bei Abnahmen

Ebenso wie die @-Markierungen stellen auch die Abnahmen einen wichtigen Aspekt der täglichen Arbeit auf Stackfield dar. Da die Abnahmen zugleich auch einen essentiellen Punkt im Arbeitsablauf darstellen, wird im Falle einer zugewiesenen Abnahme nun ebenso eine E-Mail-Benachrichtigung an die verantwortliche Person gesendet.

Einstellungen für Benachrichtigungen im Benutzerkonto

Die Anzahl der Benachrichtigungen wird durch die neuen Funktionen schon drastisch reduziert, aber dennoch besteht weiterhin die Gefahr, dass bei einer Nutzung von Stackfield auf mehreren Geräten und mit vielen Nutzern gleichzeitig eine große Anzahl an Benachrichtigungen gesendet wird. Um hierbei besser filtern zu können welche Benachrichtigungen einen selbst erreichen sollen, haben wir die Einstellungen zu den Benachrichtigungen im Benutzerkonto komplett überarbeitet.

Hierdurch ist es nun noch feingranularer möglich zu bestimmen in welchen Fällen Benachrichtigungen gesendet und wie die Benachrichtigungen zugestellt werden sollen.

Ebenso kann nun auch festgelegt werden zu welchen Zeiten Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Wenn beispielsweise am Wochenende oder nach Feierabend keine Benachrichtigungen mehr gesendet werden sollen, kann dies mit wenigen Klicks definiert werden.

All diese Funktionen zielen darauf ab, dass die Arbeit auf Stackfield möglichst effizient stattfindet und störende Faktoren möglichst reduziert werden - wie immer freuen wir uns über jegliches Feedback zu den neuen Funktionen und auch über Berichte, ob die Änderungen insgesamt in Eurem Arbeitsalltag eine Verbesserung mit sich bringen!