Wie Stackfield Stackfield nutzt

Vor allem von Nutzern, welche gerade mit unserem Tool starten wollen, bekommen wir häufig die gleiche Frage gestellt: Wie nutzt Ihr eigentlich Stackfield? Wir finden diese Frage selbst auch bei anderen Unternehmen immer wieder spannend und freuen uns daher in diesem Blog-Post einen kleinen Einblick in unsere Nutzungsweise von Stackfield geben zu dürfen.

Sowohl die Nutzung, als auch die Entwicklung von Stackfield, ist bei uns stark von den eigenen Anforderungen und Erfahrungen mit Online-Tools geprägt: Unser Team sitzt nicht zentral an einem Standort, weshalb Änderungen ohne großen Erklärungsbedarf erfasst werden können müssen. Zudem kommt Stackfield in einer Vielzahl unterschiedlichster Abteilungen und Projekte zum Einsatz, wodurch ein hoher Grad an Anpassbarkeit notwendig ist.

Wie werden die Arbeitsbereiche aufgeteilt?

Erfahrungsgemäß unterscheidet sich unsere interne Nutzung etwas von der Nutzung durch unsere Kunden: Während diese meist projektbezogen bzw. in Themengebiete unterteilt arbeiten, haben wir auf Stackfield für jede Abteilung einen eigenen Raum erstellt. So existiert ein Raum für den Support, ein Raum für die Buchhaltung, ein Raum für die Entwicklung der Web-App, ein Raum für die Entwicklung der iOS-Mobile-App, usw. - hierüber wird die tägliche Teamarbeit abgewickelt. Da wir allerdings zusätzlich auch größere Projekte, wie z.B. Updates, die eine gewisse Vorarbeit benötigen, absolvieren, steuern wir diese Projektarbeit in einzelnen Räumen. Somit findet die Unternehmenskommunikation und Kollaboration entweder in größeren oder kleineren Teilbereichen statt.

Abhängig machen wir diese Entscheidung immer von einer Frage: Welche Auswirkung hätte die Integration eines Projektes in den Raum einer Abteilung? Diese Frage lässt sich wiederum mit mehreren kleineren Fragen beantworten: Wie viele Personen des Teams sind beteiligt bzw. müssen Personen aus anderen Teams hinzugefügt werden? Wie lange dauert das Projekt? Wie unübersichtlich wird der Abteilungsraum, wenn das Projekt in diesen integriert wird?

Welchen Vorteil hat diese Aufteilung?

Durch die gleichzeitige Nutzung von projekt- und themenbezogenen Räumen wird das Tagesgeschäft besser von den Projekten getrennt, während abgeschlossene Projekte einfach archiviert werden können. Die zusätzliche Aufteilung der Abteilungen auf eigene Räume verhindert auch in kleinen Teams bzw. einer niedrigen Zahl an Mitarbeitern im Unternehmen, dass zu viele Benachrichtigungen, und für einige Nutzer irrelevante Inhalte, auftauchen. Ebenso kann sich ein Team in Ruhe abstimmen, ohne bereits von Anfang an Fragen zu komplexen Themen beantworten zu müssen. Selbst bei einer großen Anzahl an Räumen besteht keine Gefahr, dass die Arbeit unübersichtlich werden könnte, da das Dashboard und die Funktion „Alles“ für einen perfekten Überblick sorgen.

Wie sind die einzelnen Räume aufgebaut?

Während die Räume für Projekte dem Standard-Aufbau folgen, also die Status „Offen“, „In Bearbeitung“, „Zur Abnahme“, Wiedereröffnet“ und „Erledigt“ beinhalten, sind die Kanban Boards der jeweiligen Abteilungen anders aufgebaut. Nachfolgend werfen wir einen Blick auf die Räume der Sales-Abteilung und einen speziellen Raum - unseren Roadmap-Raum:

Sales-Raum

In der Sales-Abteilung liegt der Fokus vor allem auf der Anpassung des Kanban-Boards, in welchem die Spalten „Identifiziert“, „Kontaktiert“, „Lead“, „Gewonnen“ und „Verloren“ erstellt wurden. Als Teilnehmer ist die gesamte Sales-Abteilung enthalten, aber auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen. Diese Mitarbeiter haben allerdings nicht die gleichen Rechte wie die Sales-Mitarbeiter (also dürfen beispielsweise keine Aufgaben bearbeiten), sondern dienen nur zur Unterstützung falls beispielsweise Fragen zur Nutzung oder zu gewissen technischen Aspekten aufkommen.

Roadmap-Raum

Das Prozessmanagement im Roadmap-Raum ist bei Stackfield etwas dynamischer, als man es gewohnt ist. Dies hängt mit einem unserer neuesten Funktionen zusammen: Durch diverse Diskussionen zu neuen Ideen und Funktionen wird die Reihenfolge der Roadmap durchgehend angepasst. Der Ablauf ist meist gleich: Durch eine/n Mitarbeiter/in wird ein Wunsch für eine neue Funktion im Kommunikations-Modul geäußert, auf welchen sich weitere Mitarbeiter/innen in einer Diskussion äußern. In dieser Diskussion wird der Sinn bzw. der Nutzen der neuen Funktion erörtert. Ist ein Ergebnis erreicht, wird im Kanban Board eine neue Aufgabe erstellt. Diese Aufgabe wird anschließend in den Raum des Development-Teams kopiert, wo diese die jeweiligen Entwicklungsschritte durchläuft.

Welche Workflows nutzt Stackfield in Stackfield?

Unsere Teams haben sich für jeden Raum einzelne Workflows erstellt, wobei stets mindestens ein Workflow genutzt wird: Der Standard-Abnahme-Prozess! Egal welche Aufgabe als markiert erledigt werden soll, sie wird immer einer zuständigen Person zur Abnahme zugewiesen. Dies kann entweder die Person sein, welche die Aufgabe erstellt hat, oder eine Person, welche beispielsweise eine erstellte Funktion testen soll. Hierdurch wird die Teamarbeit deutlich klarer gestaltet und vereinfacht.

Weitere Funktionen, die in unserem Alltag eine große Rolle spielen:

• Dateien öffentlich freigeben: Sobald wir eine Datei, wie z.B. eine Präsentation, an eine Person senden müssen, geschieht dies über die Funktion „Öffentlich freigeben“. Hierdurch können wir direkt auf Stackfield sehen, ob die Datei heruntergeladen wurde oder nicht. Ebenso kann man die Funktion „Öffentlich freigeben“ mit dem CMS der eigenen Website kombinieren: Auf der Website werden die Links zu Dateien auf Stackfield hinterlegt, wodurch auf dieser automatisch die verlinkte Datei aktualisiert wird, wenn eine neue Version auf Stackfield hochgeladen wird. Hierdurch spart man sich das Abändern des Links auf der eigenen Seite!
• Externe Personen: Sobald ein Termin mit einer Person, die keinen Account auf Stackfield erstellt hat, ansteht, wird diese per E-Mail-Adresse zur Organisation und anschließend zum jeweiligen Termin hinzugefügt. Hierdurch kann diese externe Person zu dem Termin zu- oder absagen und erhält E-Mails mit Änderungen am Termin.

• Kalender abonnieren: Jede Person arbeitet mit einem anderen Kalender, ob im beruflichen Alltag oder um berufliche Termine mit der Freizeit abzustimmen. Aus diesem Grund exportieren wir unsere relevanten Termine und Aufgaben, gefiltert über die Funktion Alles, in unsere parallel neben Stackfield genutzten Kalender. Wie abonniere ich einen Kalender von Stackfield?
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Als letzte Funktion haben wir uns noch die eigentlich wichtigste aufgehoben. Durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung werden alle Accounts bei Stackfield vor dem Zugriff von unbefugte Personen geschützt, auch wenn diese über das Login-Passwort verfügen. Dies ist für uns ein unschlagbares Argument für die Zwei-Faktor-Authentifizierung! Wie richtige ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein?

Wir hoffen, dass wir einen guten Einblick in unsere Arbeitsweise geben konnten und hieraus eventuell auch eigene Strategien für eine übersichtliche Arbeit abgeleitet werden können. Falls Fragen zu den Abläufen bestehen oder Tipps zu den Abläufen auf Stackfield benötigt werden, stehen wir Euch jederzeit im Support zur Verfügung!