Neue Nutzer können mittels E-Mail, Link oder Domain und einer bestimmten Benutzerrolle (Admin / Mitglied / Gast / Externer) zu einer Organisation hinzugefügt werden. Die zugeordnete Rolle kann im Nachhinein jederzeit geändert werden. Sobald sich der Nutzer registriert hat, kann er auf freigegebene Inhalte zugreifen.
Nutzer per Einladung hinzufügen (E-Mail / Link)
Um eine neue Person zu Stackfield einzuladen, öffne die Einstellungen Deiner Organisation und klicke im Reiter Mitglieder auf die Schaltfläche "Neues Mitglied einladen".* Jetzt kannst Du die Rolle auswählen, die der neue Nutzer bekommen soll.
Neues Mitglied zu Deiner Organisation einladen
*Tipp: Über die Schaltfläche "Neues Mitglied einladen" in der globale Suche kannst Du direkt per Schnellzugriff an die richtige Stelle, in den Reiter Mitglieder, wechseln.
Du hast nun die Möglichkeit zwischen zwei Optionen: der Einladung per automatisierter E-Mail und der Einladung per Link.
Einladung per automatisierter E-Mail verschicken
Berechtigte Personen können für jede Rolle eine automatisierte Einladung per E-Mail verschicken. Hinterlege hierfür die gewünschte(n) E-Mail Adresse(n) und füge optional eine persönliche Nachricht hinzu. Nachdem Du auf "Einladung verschicken" geklickt hast, wird die Einladung automatisch aus Stackfield an die entsprechende(n) E-Mail-Adresse(n) versendet. Ein Wechsel zu einem anderen Kommunikationsmittel (z. B. zum eigenen E-Mail-Account) ist nicht notwendig.
Lade neue Nutzer mit ihrer E-Mail ein
Hinweis: Über "Mehrere Leute auf einmal einladen" kannst Du mehrere E-Mail-Adressen auf einmal mit einem Komma getrennt einfügen.
Hat die Person bereits einen Account, lade sie einfach mit der von ihr auf Stackfield hinterlegten E-Mail-Adresse ein. So kann sie über das bestehende Nutzerkonto zwischen mehreren Organisationen wechseln.
Einladung per Link erstellen
Ein Admin der Organisation kann für die Rollen Mitglied / Gast / Externer einen Link erzeugen und diesen dem Empfänger auf dem gewünschten Weg (z. B. über eine E-Mail oder ein Intranet) zukommen lassen. Der für die jeweilige Rolle erstellte Link kann bei Bedarf zeitlich und/oder in der Anzahl der Verwendungen beschränkt werden.
Erstelle einen Link für neue Nutzer
Ein bereits erstellter Link kann hier außerdem neu aufgerufen und verwendet bzw. deaktiviert werden.
Bereits erstellten Link aufrufen
Nutzer automatisch durch Registrierung über Domain hinzufügen
Indem sich der Nutzer auf Stackfield mit der entsprechenden Domain in der E-Mail-Adresse registriert, wird er automatisch mit der Rolle Mitglied zur Organisation hinzugefügt. Das Warten auf eine extra Einladung per E-Mail / Link ist dabei nicht mehr notwendig. Sobald sich der Nutzer registriert hat, muss nur noch der Zugriff auf die gewünschten Inhalte erteilt werden.
Sollte im bestehenden Vertrag keine Lizenz frei sein, wird der Nutzer auf "Deaktiviert" gesetzt. Der Admin der Organisation (im Enterprise Plan der Admin der jeweiligen Unterorganisation) erhält eine Benachrichtigung und kann bei Bedarf ein Upgrade bezüglich der Lizenzen durchführen. Anschließend kann der gewünschte Nutzer für die Organisation manuell aktiviert werden.
Registrierung / Anmeldung des neuen Nutzers
Nachdem Du zu einer Organisation hinzugefügt wurdest, musst Du Dich nur noch registrieren bzw. mit Deinem Nutzerkonto anmelden.
Wenn Du bisher noch kein Nutzerkonto auf Stackfield erstellt hast, registriere Dich über den Dir zugeschickten Link oder auf unserer Homepage und folge den Anweisungen.
Wenn Du bereits ein Nutzerkonto besitzt und Dich mit in (einer) weiteren Organisation(en) befindest, kannst Du ganz einfach ohne Ab- und Anmeldung zwischen den Organisationen wechseln.
Hinweis: Falls Du nicht automatisch zur Organisation hinzugefügt wirst, aktualisiere Deine Ansicht einmal durch Aus-/Einloggen mit Deinem Passwort.
Zugriff auf Inhalte freigeben
Folgende Inhalte / Zuordnungen kannst Du für neue Nutzer freigeben / vornehmen:
Wurde der eingeladene Nutzer per E-Mail eingeladen, ist dieser umgehend in der Organisation angelegt. Daher können Zugriffe direkt nach dem Verschicken der Einladung erteilt und Zuordnungen vorgenommen werden.
Wurde ein Link verwendet bzw. hat sich der Nutzer über eine hinterlegte Domain registriert, wird die Person der Organisation erst zu einem späteren Zeitpunkt zugeordnet. Der Admin der Organisation erhält nach der Registrierung des Nutzers (und damit dem Hinzufügen zur Organisation) eine Benachrichtigung in Meine Woche und kann anschließend Zugriffe und Rechte vergeben.
Hinweis: Falls zusätzlich eine Einladung per E-Mail / Link erfolgt, wird die zuvor definierte Rolle übernommen (siehe: Einladung).
Handlungsmöglichkeiten für Admins
Über die "Organisation Einstellungen" können Admins der Organisation generelle Einstellungen für die gesamte Organisation verankern.
Im Reiter Berechtigungen kann unter "Hinzufügen von Personen" festgelegt werden, mit welcher Rolle (Admin / Mitglied) ein Nutzer andere Personen zur Organisation / als E-Mail-Teilnehmer hinzufügen darf.
"Wer darf Mitglieder zu dieser Organisation hinzufügen?"
Im Reiter Einstellungen kann der Registrierungsmodus hinterlegt werden. Neben der standardmäßigen Einladung per E-Mail / Link kann zusätzlich eine Zuordnung zur Organisation über Domains erfolgen.
"Wie sollen Mitglieder zur Organisation hinzugefügt werden?"
In welcher Sprache wird die E-Mail-Einladung verschickt?
Verfügbare Sprachen: Deutsch / Englisch
Hat die eingeladene Person noch kein Nutzerkonto auf Stackfield, so wird die Sprache des Versenders berücksichtigt. Falls der Nutzer bereits ein Konto auf Stackfield hat, wird bei der E-Mail-Einladung die Sprache des Empfängers ausgewählt.
Voraussetzungen für automatisierte E-Mail-Einladungen
Vor dem Verschicken einer automatisierten Einladung zu Deiner Organisation auf Stackfield, muss die E-Mail-Adresse des Empfängers aktiviert sein. Teste daher bei neuen Mitarbeitern im Unternehmen mithilfe eines E-Mail-Austauschs, ob die Einrichtung der E-Mail-Adresse abgeschlossen ist. Ist die E-Mail-Adresse nicht erreichbar, wird diese aus Sicherheitsgründen durch unseren Provider blockiert. Kontaktiere in diesem Fall unseren Support, so dass wir die E-Mail-Adresse wieder freigeben können.
Hinweis: Solange die E-Mail-Adresse blockiert ist, kommen auch keine später verschickten E-Mail-Einladungen (nach vollständiger Einrichtung der E-Mail-Adresse) an. Erst nach unserer Freigabe kann die Einladung erneut verschickt und zugestellt werden.
Die Einladung kommt nicht an oder funktioniert nicht?
Hinweise für Sender von automatisierten E-Mail-Einladungen
Falls die E-Mail-Einladung nicht beim Empfänger angekommen ist, vergewissere Dich, dass Du alle Voraussetzungen beachtet hast und überprüfe, ob die hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt geschrieben und aktuell ist. Öffne dazu die Einstellungen Deiner Organisation und klicke im Reiter Mitglieder auf die Schaltfläche "Ausstehende Einladungen", rechts unter der Suchleiste.
In den "Organisation Einstellungen" werden alle ausstehenden Einladungen aufgelistet
Falls es sich um die korrekte E-Mail-Adresse handelt und der Fehler beim Empfänger liegt und behoben werden konnte, sende die E-Mail-Einladung ein zweites Mal. Klicke dafür auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) neben dem entsprechenden Nutzer und wähle die Option "Einladung erneut versenden" aus.
Handelt es sich um die falsche E-Mail-Adresse, widerrufe die alte Einladung und verschicke eine neue E-Mail-Einladung an die korrekte Adresse.
Der Link funktioniert nicht?
Beim Erstellen eines Links zum Einladen von neuen Nutzern kann ein Ablaufdatum sowie eine maximale Anzahl der möglichen Verwendungen festgelegt werden. Überprüfe, ob Dein Link noch gültig ist und erstelle andernfalls einen Neuen.
Hinweise für Empfänger
Schaue in Deinen Spam- und Junk-Ordnern und überprüfe sonstige Filter für Deinen Posteingang. Möglicherweise ist die E-Mail versehentlich aufgrund des Absenders und/oder Inhalts dort hängen geblieben. Falls Du automatische Weiterleitungen an andere Postfächer in Deinem E-Mail-Account eingestellt hast, können auch diese der Grund dafür sein, dass Du eine E-Mail womöglich übersiehst.
Kläre bei automatisierten E-Mails mit Deiner IT / Deinem E-Mail-Anbieter ab, ob diese (notification@stackfield.help) von Deinem E-Mail-System abgefangen bzw. blockiert wurden oder verzögert zugestellt werden.