Klar Agentur: So vereinfacht Stackfield die Social Media Planung

Wir sind die Klar Agentur, eine Social Media Agentur aus Offenbach am Main. Gegründet haben wir unsere Agentur 2018 und betreuen seitdem Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen – vom Logistikunternehmen über Baugesellschaften bis hin zu Kulturstätten. Und was machen wir? In erster Linie generieren wir für die Marken unserer Kunden mehr Aufmerksamkeit in den sozialen Netzwerken – und das mit viel Leidenschaft. Wir entwickeln Contentpläne, recherchieren Inhalte, produzieren Fotos, Videos und Grafiken und analysieren und optimieren die Ergebnisse unserer Maßnahmen.

Unsere Ausgangslage

Unsere Agentur ist vor allem während der Corona-Pandemie gewachsen. Wir mussten also früh nach unserer Gründung einige Herausforderungen rund um die interne und externe Kommunikation sowie die Projektplanung lösen. Shootings mussten organisiert, Projekte koordiniert und Content freigegeben werden. Der gesamte Austausch und viele weitere Prozesse liefen damals über verschiedene Tools:

• Interne Kommunikation: E-Mail, WhatsApp und Trello
• Externe Kommunikation: E-Mail, Zoom, GoToMeeting
• Contentplanung & -freigabe: Trello und WhatsApp

Oder anders gesagt: Das Chaos war vorprogrammiert. Teilweise hatte man vier Fenster von vier verschiedenen Plattformen offen, um bloß keine wichtige Benachrichtigung zu verpassen. Und wer hätte es gedacht, man hat trotzdem etwas übersehen. Diese Situation gehörte in dieser Zeit zu unserem Daily Business. Uns war klar: Wir mussten schnell eine langfristige Lösung dafür finden.

Die Suche nach dem richtigen Tool

Also haben wir uns auf die Suche nach einem Tool gemacht, mit dem wir all unsere wesentlichen Prozesse abbilden können. Keine einfache Aufgabe, denn unsere Anforderungen waren hoch. Wir wollten schließlich nicht nur ein Tool für die interne Kommunikation, sondern unser Wunsch war beispielsweise auch, unsere Kunden in das Tool einladen zu können, damit die gesamte Zusammenarbeit dort stattfinden kann. Ein ansprechendes User Interface war unserem Team außerdem sehr wichtig. Wir wollten kein verstaubtes Tool, das nicht mehr dem Zeitgeist entspricht.

Dementsprechend ging es erstmal ans Testen: Trello, Monday, Asana und viele mehr. Wir haben so viele 14-Tage-Testphasen erstellt, dass wir irgendwann den Überblick verloren haben. Glücklicherweise sind wir dann nach einiger Zeit auf Stackfield gestoßen. Direkt überzeugt waren wir vom Teamchat, denn so konnten wir entspannt miteinander schreiben, wie wir es von WhatsApp & Co. gewohnt waren. Und auch die anderen Funktionen schienen auf den ersten Blick unseren Vorstellungen zu entsprechen. Also haben wir uns für eine letzte Feuerprobe entschieden: Wir haben einen Kunden in das Tool eingeladen und nach ehrlichem Feedback gefragt. Die Antwort: „Endlich eine Software, über die alles abläuft.“ Damit stand unsere Entscheidung fest.

Bessere interne Kommunikation, eigene Abnahme-Workflows und einfaches Wissensmanagement

Organisiert wird unsere Agentur durch das Kanban Board: Hier verteilen und verwalten wir alle internen Aufgaben, die unsere Agentur betreffen. Dafür haben wir uns eigene Workflows angelegt, damit alle problemlos die Abnahmeprozesse einhalten. Im Seitenmodul sammeln wir unser Wissen und „How-To“-Daten. Dadurch haben wir nicht nur einen besseren Wissensaustausch im Team, sondern haben dieses Know-how immer griffbereit und können es ganz einfach mit unseren Kunden teilen.

So setzen wir die Social Media Maßnahmen für unsere Kunden um

Zunächst bekommt jeder Kunde einen eigenen Raum – das ist unser gemeinsamer Arbeitsbereich. Über den Chat tauschen wir uns direkt mit unseren Ansprechpartnern aus und besprechen alle wichtigen Dinge im Projektverlauf – bis auf Vertragsinhalte und Rechnungen. Das wichtigste Feature ist für uns allerdings auch im Daily Business das Kanban Board, denn hier organisieren wir die gesamte Contentplanung für die Social Media Kanäle. So gehen wir vor: Wir legen eine eigene Spalte mit dem Namen „Themenplan“ an und erstellen hier für jede Kalenderwoche eine Karte. In dieser Karte halten wir die Themenvorschläge für die jeweilige Woche fest und skizzieren unsere Ideen an. Fragen, Anmerkungen und Gegenvorschläge kann der Kunde dann direkt in der Aufgabenkarte hinterlassen – so bleibt das Feedback zu jeder Kalenderwoche leicht nachvollziehbar.

Sobald wir die Freigabe für eine Kalenderwoche haben, bekommt jeder Post seine eigene Aufgabenkarte. Hier ergänzen wir dann das Visual, Texte und Hashtags. Der Kunde sieht außerdem auf einen Blick, wo der Beitrag veröffentlicht wird, indem jeder Kanal ein Label bekommt. Jedes Posting versehen wir also beispielsweise mit einem blauen Label für LinkedIn, einem lila Label für Instagram oder einem gelben Label für eine Instagram Story – easy! Sind beide Seiten glücklich, kann der Kunde den Post über den Button „Freigabe“ abschließen und wir planen ihn zur Veröffentlichung ein.

Da unsere gesamte Arbeit über Stackfield läuft, haben wir auch unsere gesamte Agentur quasi immer dabei. Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder in der Bahn (vorausgesetzt das WLAN funktioniert).

Updates, die wirklich hilfreich sind

Uns fällt immer wieder auf, dass sich Stackfield ständig weiterentwickelt. Das sind nicht 1.000 neue Funktionen am Tag, sondern die 3 richtigen im Monat. Die Updates und Funktionen sind durchdacht und sie tun genau das, was sie sollen. Nicht mehr und nicht weniger. So wächst Stackfield zusammen mit unserer Agentur und wenn wir mal Fragen oder einen Wunsch haben, ist der Support nur einen Klick entfernt. Wir schreiben dann direkt über den Live-Chat und bekommen innerhalb kürzester Zeit eine Antwort.

Datenschutz: Pflicht statt Kür

Ach, und bevor wir es vergessen: Der Datenschutz. Bei der Suche nach dem richtigen Tool war das für uns ein ganz entscheidender Aspekt und für viele andere Tools in unserem Auswahl-Set ein K.O.-Kriterium.