Projektarbeit und Kommunikation: Agentur .diff setzt auf Stackfield

Über .diff

.diff communications ist eine Agentur für relevante Kommunikation aus Nürnberg – inhabergeführt, international und interdisziplinär. Das 32-köpfige Team fokussiert sich cross-medial auf Kundenziele und die jeweilige Marke. Hier wird Konzeption mit Kreation, Neues mit Etabliertem und Analoges mit Digitalem verknüpft. So entstehen bei .diff in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden individuelle Lösungen, die entlang der Customer Journey für eine überzeugende Experience sorgen.

Die Ausgangslage

Trello, Slack oder Confluence: .diff hatte in der Vergangenheit viele „Insellösungen“ ausprobiert, um verschiedene Anforderungen im Arbeitsprozess abzudecken. Dadurch verteilten sich Informationen allerdings über mehrere Orte hinweg, sodass sich letztendlich keiner mehr auskannte. Kurzum: Die digitalen Helferlein nahmen überhand. Deshalb suchten Jakob Kugler, Geschäftsleitung bei .diff, und das Team ein Tool, das die Systeme konsolidiert und in einen „Single Point of Truth“ verwandelt. Das bedeutet, alle Informationen an einem Ort zusammenzubringen und gleichzeitig die Funktionalitäten der bisherigen Lösungen weitestgehend zu erhalten. Der Wunsch der Agentur: Kommunikation, Projekt- und Aufgabenmanagement sowie Arbeitsorganisation aus einer Software heraus.

Warum Stackfield?

Nach einer umfangreichen Recherchephase entschied sich .diff für Stackfield, das nun seit Ende 2018 produktiv im Einsatz ist. Die Gründe waren in erster Linie:

• All-in-One Ansatz
• Datenschutz und Datensicherheit als Teil der DNA von Stackfield
• Individueller und persönlicher Support

Informationen, die früher über mehrere Tools verstreut waren, kann die Agentur nun mit wenigen Klicks einsehen: Was muss erledigt werden, wer ist für eine Aufgabe zuständig und wie sieht der Projektfortschritt aus. Die Organisation mit Stackfield erleichtert laut Kugler sowohl die Arbeit für die Unternehmensbereiche Strategie, Projektmanagement, Beratung und Agenturleitung, als auch für die „Projektumsetzenden“ aus Konzeption, Design und Entwicklung. Dadurch ist auch die Transparenz gestiegen: „Unsere Mitarbeiter:innen wissen, wo sie hinschauen müssen, um alle Infos zu finden – jeden Morgen, jeden Abend und untertags.“ Teammitglieder können Informationen, die sie brauchen, eigenständig und schnell einholen, ohne jemand anderen bei der Arbeit zu unterbrechen – das ist gerade bei Remote Work wichtig.

Mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit

Kugler ergänzt: „Das Schöne an Stackfield ist die Flexibilität, die wir haben.“ Es gibt Arbeitsbereiche – sogenannte Räume – in denen mehrere unterschiedliche Projekte abgewickelt werden und Räume, in denen ausschließlich ein einziges großes (Kunden-)Projekt organisiert wird. Die individuelle Struktur, die im Tool angelegt werden kann, nutzt .diff vor allem in der Zusammenarbeit mit Kunden. Für die meisten von ihnen wird direkt zu Projektbeginn eine Raumgruppe in Stackfield angelegt. Darin gibt es wiederum eigene Räume für spezifische Anwendungsfälle: einen Raum für die interne Agenturkommunikation, einen Raum für Abstimmungen und Abnahmen mit dem Kunden oder sogenannte Projekträume, in denen Freelancer oder andere Dienstleister eingebunden werden können – je nach Gegebenheit des Projekts. „Das Konzept der Räume hat für mich den großen Vorteil, dass Mitarbeiter:innen nur in diejenigen Bereiche eingeladen werden, die für sie wirklich interessant und relevant sind. Das sorgt für Klarheit und schützt vor Ablenkung durch irrelevante Themen.“

Ein weiterer entscheidender Aspekt: Die Struktur und die Transparenz der Räume sorgen dafür, dass Statusupdates mit dem Kunden, Urlaubsübergaben oder das Onboarding viel einfacher geworden sind.

95% weniger interne E-Mails

Des Weiteren beschreibt Kugler eine der offensichtlichsten Auswirkungen von Stackfield: E-Mails, die früher geschrieben wurden, um sich abzustimmen oder den Kollegen den Status eines Projekts mitzuteilen, sind hinfällig geworden – kein Mail-Chaos mehr! Dieser Effekt sei heute kaum noch spürbar, weil es zur Gewohnheit geworden ist, keine E-Mails mehr zu schreiben.

Datenschutz als Kerngedanke

Die initiale Vorgabe, die bestehenden Tools durch eine Lösung zu ersetzen und gleichzeitig die Vielfalt der Funktionen zu erhalten, war durch den All-in-One Ansatz von Stackfield erfolgreich. Allerdings gab es für .diff von Anfang an einen Knackpunkt, der vor allem Anbieter aus EU-Drittstaaten – wie den USA – betraf: Datenschutz und Datensicherheit. „Es ging damals gerade los mit der DSGVO und es war uns suspekt, wo die Daten bei US-Anbietern liegen. Das waren natürlich meist kostenlose Tools, aber man weiß ja, mit was man dann letztendlich bezahlt – den Daten und Informationen, die dort liegen.“ Mit der Entscheidung für Stackfield gab es in der internen und externen Zusammenarbeit keine Datenschutzbedenken mehr: „Ich war froh, dass wir mit Stackfield eine Lösung gefunden haben, die alle Funktionen einerseits vereinheitlicht und andererseits der Datenschutz gesichert ist, da er wirklich im Kern von Stackfield verankert ist.“

Serviceoase – Support, der den Namen verdient

Standardisierte Kontaktformulare, Chat-Bots und tote Service-Hotlines: Bei vielen Dienstleistungen ist das die Regel. Der persönliche Support, wie er bei Stackfield verstanden wird, ist für Jakob Kugler deshalb außergewöhnlich: „Ich finde es klasse, dass die Hürde unglaublich niedrig ist, um mit Stackfield in Kontakt zu treten. Durch die Integration des Live-Chats in die Software habe ich jederzeit die Möglichkeit, Fragen an den Support zu stellen und sofort eine Antwort zu bekommen – und das nutze ich auch!“ Außerdem sieht Kugler, dass seine Anfragen an der richtigen Stelle ankommen und seine Agentur auch nach mehreren Jahren nicht zu einer austauschbaren Nummer in der Kundenkartei geworden ist: „Wenn ich einmal einen Vorschlag oder einen Feature-Wunsch geäußert habe, werde ich tatsächlich auch über den Chat informiert, wenn das Feature integriert ist. Man merkt, dass es sich lohnt und einen Effekt hat. Das hinterlässt das Gefühl: Ich werde ernst genommen und bin nicht so anonym.“