Seven Bytes Media zeigt die Automatisierung einer Agentur

Über Seven Bytes Media

Bei der Marketing- und Digitalagentur Seven Bytes Media dreht sich seit 2011 alles um digitale Themen: Angefangen bei der Gestaltung und Programmierung von professionellen Webseiten und Online-Shops bis hin zur digitalen Vermarktung von Unternehmen im Internet. Die Wünsche und Ziele ihrer Kunden stehen ganz klar im Mittelpunkt. Vor allem in den letzten zwei bis drei Jahren ist Seven Bytes dabei stark gewachsen. Stackfield ist seit Mitte 2020 im Einsatz. „Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter, insbesondere durch interne Prozessoptimierungen und Tools wie Stackfield“, erzählt Nicolai Maihöfer, CEO von der Seven Bytes Media GmbH.

Die Ausgangslage

Ein wilder Mix aus verschiedenen Tools: Oft eine notdürftige Lösung, wenn das ideale Produkt ausbleibt – ein Tool mit allen notwendigen Funktionen an einem Ort. Auch Seven Bytes versuchte es lange Zeit mit einer Kombination aus mehreren Anbietern. Über Slack wickelte man die gesamte Kommunikation der Agentur ab, das Zeitmanagement inklusive Zeiterfassung lief über Toggl, das Projektmanagement über Trello. Doch die klare Trennung lieferte mehr Probleme als Erleichterung. Maihöfer wünschte sich eine Zusammenführung der Funktionen in einem Tool und das am besten noch DSGVO-konform.

Stackfield überzeugt mit Datenschutz und All-in-One-Angebot

2020 schaute sich Maihöfer nach einem Tool um, dass seinen Anforderungen entsprach und datenschutztechnisch gut aufgestellt war. Eine Empfehlung von einem seiner Kunden kam ihm da genau richtig. Der Kunde, ein Datenschutzbeauftragter, lud sie zur Kommunikation in Stackfield ein und gewährte ihnen so automatisch erste Testversuche. Eine Testphase bei Stackfield ließ anschließend nicht lange auf sich warten.

Stackfield bot Zeiterfassung und Projektmanagement in einem – genau das, was Maihöfer suchte, denn Trello und Toggl aktuell zu halten und aufeinander abzustimmen war schwerer als gedacht. In Stackfield konnte er die Projektzeiterfassung ganz einfach auf Aufgabenbasis tracken und in sein Projektmanagement inkludieren. Dass in Stackfield auch die Kommunikation abgebildet werden konnte, war ein weiterer Glücksfall für Seven Bytes Media. Das All-In-One-Tool bot das, was es versprach: Slack, Trello und Toggl konnte Maihöfer durch ein einziges Tool ersetzen und ihre einzelnen Funktionen miteinander verknüpfen.

Automatisierung mit WebHooks und Zapier

Die Automatisierung einzelner Prozesse, insbesondere im Kontakt mit Kunden, war für Maihöfer von Anfang an besonders interessant. Dass Stackfield die Nutzung von WebHooks anbot, war darum ideal. Mithilfe von WebHooks und dem Online-Tool Zapier wickelt Maihöfer jetzt unter anderem den Bewerbungsprozess innerhalb der Agentur ab.

Jeder Bewerber wird von Seven Bytes gezielt zu ihrem Karriereportal geführt. Ein eingebautes Formular Plug-In ist hier per WebHook über Zapier an Stackfield angebunden und leitet somit jede einzelne Bewerbung automatisch an Stackfield weiter und legt diese dort als Aufgabe an. Die Aufgabe enthält dabei alle entsprechenden Informationen, die für Seven Bytes interessant sind. Sie wird automatisch einem Mitarbeiter zugewiesen und mit einem Datum versehen. Der entsprechende Mitarbeiter bzw. das für Bewerbungen zuständige Postfach enthält eine zusätzliche E-Mail-Benachrichtigung und wird so über den Eingang neuer Bewerbungen informiert. So hat jede Bewerbung einen direkten Verantwortlichen und keine relevanten Informationen gehen verloren.

Nicolai Maihöfer hat in den WebHooks ein klares Potenzial für die Automatisierung von Prozessen entdeckt. Nicht nur Bewerbungen, sondern alle eingehenden Informationen, werden von der Website, den Landing Pages und Social Media nach Stackfield weitergeleitet.

Gerüst für Projekte mithilfe von Raum-Vorlagen

Zusammen mit ihren Kunden arbeitet Seven Bytes Media an zahlreichen Projekten, wie Website-Redesigns oder Online-Shop-Erstellungen. Dabei doppeln sich Aufgaben oft bei verschiedenen Kunden. Nicolai Maihöfer hat sich diese Doppelungen zum Vorteil gemacht und profitiert jetzt von Raum-Vorlagen: „Ein Website-Projekt basiert auf mehreren Etappen mit mehreren Aufgaben. Jeder Prozess hat eine eigene Aufgabe mit Checklisten. Dafür haben wir Aufgaben-Templates gebaut. Wenn wir ein neues Website-Projekt starten, haben wir eine Raum-Vorlage mit Standard Aufgaben-Templates.“ Seven Bytes Media spart sich dabei nicht nur Zeit bei der Konfiguration, sondern verhindert zusätzlich, dass wichtige Schritte übersehen werden.

Wie strukturiert das Arbeiten innerhalb der einzelnen Projekte durch Stackfield geworden ist, beeinflusst besonders das Projektmanagement als großes Ganzes. „Wir können viel mehr Projekte parallel abbilden. Bei Webseiten oder Online-Shops oder auch bei Branding-Kampagnen liegt ein Projekt oft still, weil ein Kunde Feedback geben muss. Dafür haben wir eine Projekt-Pipeline gebaut. Also ein aktives Projekte-Board, in dem alle aktiven Kunden-Projekte in verschiedenen Phasen aufgeführt sind.“ Für die zuständigen Projektmanager ist mit einem Blick erkennbar, auf welchem Stand welcher Kunde bzw. welches Projekt ist. Seven Bytes Media vermeidet somit, dass Projekte langfristig stagnieren.

Zusätzliche wöchentliche Meetings und automatische Reminder zur Neudatierung der Aufgaben geben Maihöfer ein sicheres Gefühl. Keine Information geht mehr verloren, keine Aufgabe wird vergessen.

Remote Work ist jetzt einfacher als je zuvor

Durch ein persönliches, auch auf Stackfield ausgerichtetes Onboarding, stellt Seven Bytes Media sicher, dass auch neue Mitarbeiter umgehend mit dem Tool vertraut gemacht werden. Sie sollen sich an die mittlerweile besonders intensive Nutzung in der Agentur gewöhnen und in die gewohnten Prozesse einsteigen können. Die Kommunikation, Projekte, Zeitmanagement: Alle Prozesse werden jetzt gezielt über Stackfield abgewickelt.

Bauen von individuellen Berichten bewährt sich als Lieblingsfunktion

Mit individuellen Berichten erhält Seven Bytes Media raumübergreifende Übersichten und kann sich so einiges an Zeit sparen. Lange nach einzelnen Einträgen zu suchen, ist schon lange kein Problem mehr. Vor allem das Controlling-Department profitiert bei Abrechnungen von der Berichte-Funktion. Jede abzurechnende Aufgabe, wie beispielsweise Support-Aufgaben, werden im Raum mit unterschiedlichen Labels markiert. Mithilfe der Berichte werden anschließend alle mit dem Label gekennzeichneten Aufgaben rausgefiltert. Über neue mit dem Label versehene Aufgaben wird die Controlling-Abteilung über eine mit WebHooks realisierte Anbindung automatisch benachrichtigt und kann die einzelnen Aufgaben dann über die Berichte einsehen. Vor allem in Kombination mit wiederkehrenden Aufgaben haben die Berichte es Maihöfer angetan.