Über AIRSENSE Analytics
AIRSENSE Analytics ist Entwickler und Hersteller für Gefahrstoffdetektoren in Schwerin und unterstützt Kunden in den Bereichen First Response, öffentliche Sicherheit, Luftfahrt, Logistik und Umwelt in der Bekämpfung von CBRN-Gefahren (chemisch, biologisch, radiologisch, nuklear).
Paul Plüschke ist seit über fünf Jahren bei AIRSENSE Analytics beschäftigt und treibt dort aus der Geschäftsleitung heraus die Unternehmens- und Geschäftsentwicklung an. In seiner Rolle war er unter anderem für die Digitalisierung während der Corona-Krise zuständig und hat dabei die Kollaboration in Stackfield ins Rollen gebracht. Heute ist Stackfield fester Bestandteil „in der gesamten Wertschöpfungskette“ von AIRSENSE und tief in den verschiedenen Prozessen der alltäglichen Arbeit integriert.
Paul Plüschke – Internationale Geschäftsentwicklung bei AIRSENSE
Die Ausgangslage: unstrukturierte Präsenzmeetings und die Grenzen agilen Projektmanagements mit SAP und EAP
Vor Corona organisierte sich das Unternehmen prozessual primär über SAP und EAP. Die reine Zusammenarbeit zwischen Teams fand ausschließlich in Präsenz und „sehr ad-hoc“ statt. Plüschke erinnert sich nur noch dunkel an „viel zu aufgeblasene, viel zu umfangreiche und viel zu inhaltslose Präsenzmeetings“. Die einzelnen Akteure hatten zwar viel Kommunikationsbedarf, doch die Gespräche waren zu ungesteuert und Meetings liefen oft stundenlang mit vielen Unterbrechungen. Auch hatte man bei AIRSENSE jahrelang versucht agile Methoden mithilfe von physischen Kanban-Boards einzuführen, doch ohne ein Kollaborationstool gelang dies oft nur bedingt und so entschied man sich schlussendlich nach einem digitalen Tool Ausschau zu halten.
Strenge Sicherheitsanforderungen lenken die Wahl auf Stackfield
Im Rahmen eines durch Plüschke organisierten Evaluierungsprojektes sollten verschiedene Anbieter auf die Anforderungen von AIRSENSE hin überprüft und miteinander verglichen werden. Da AIRSENSE unter anderem im Sicherheitsbereich agiert, unterliegt das Unternehmen dabei speziellen Auflagen: Wo Stackfield Daten speichert (insbesondere die durch das BSI empfohlene Georedundanz von 200 km) und wie Informationen verschlüsselt werden – jedes Detail wurde genau unter die Lupe genommen. „Bei Stackfield hat das damals alles irgendwie hingehauen“, so Plüschke, als er an die Evaluierung zurückdenkt. „Die Konkurrenz ist da aufgrund der mangelnden Datensicherheit ziemlich schnell rausgeflogen.“ Ein weiterer ausschlaggebender Punkt für Stackfield war die Flexibilität, die in Stackfields Räumen geboten war und den Teams erlauben sollte, alle physischen Kanban-Boards ohne Probleme zu digitalisieren.
Die Einführung Stackfields bei AIRSENSE Analytics
Mit einem mehrwöchigen Onboarding-Plan startete AIRSENSE 2020 die Eingewöhnungsphase in Stackfield. „Das absolute Oberziel war unter Corona-Bedingungen weiterzuarbeiten“, erklärt Plüschke und so konnte man nichts dem Zufall überlassen – es stand eine Menge auf dem Spiel. Eine kleine Nutzergruppe, nicht unternehmenshierarchisch zusammengestellt, sondern bestehend aus allen Personen, die Interesse an dem Wandel hatten, initiierte zunächst eine Testphase. Mindestens einmal die Woche traf sich das Team, verarbeitete eingeholtes Feedback und arbeitete an einem kleinen, flexiblen Regelwerk für den Umgang mit Stackfield im Unternehmen. „In wenigen Monaten hat sich so relativ zügig ein organisches Regelwerk entwickelt“, so Plüschke.
Die Besonderheit hierbei: Das Regelwerk wurde in Stackfield angelegt und optimiert. In Seiten und Diskussionen wurde jede Information feingranular aufgearbeitet und für die Kollegen bereitgestellt. So wurde für jede Person jederzeit der Zugriff auf wichtige Richtlinien für den Umgang mit Stackfield gewährleistet. In einem internen Weiterbildungskonzept namens „AIRCademy“ wurden durch die Teilnehmer der Admingruppe zusätzlich verschiedene Funktionen präsentiert und den Kollegen so nähergebracht. Für Plüschke war die Einführung Stackfields ein voller Erfolg.
„Mit Stackfield hatten wir kein großes Akzeptanzproblem, so wie wir es von vorherigen Versuchen kannten. Die Konkurrenz ist sehr verspielt, Stackfield ist im Vergleich viel übersichtlicher und hat eine sehr aufgeräumte, gut organisierte, „deutsche“ Benutzeroberfläche. Das mochten unsere Kollegen.“
Prozessmanagement in Stackfield: Erstellung, Durchführung und Überwachung von Arbeitsabläufen
Rund 180 Räume bei knapp 55 Mitarbeitenden: Stackfield wird heute im vollen Umfang bei AIRSENSE eingesetzt und unterstützt das Unternehmen bei der Durchführung aller Prozesse. Plüschke erklärt: „In dem Moment, in dem ein Prozess kommuniziert werden muss, und das ist bei Prozessen immer der Fall, haben wir dafür einen Raum, ein Board, einen Verantwortlichen und einen Co-Verantwortlichen.“ Durch die Verwendung von Raumvorlagen und die Berücksichtigung des Regelwerks wird jeder Raum dabei präzise auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten. Die gesamte projektspezifische Kommunikation wird in den Aufgabenkarten festgehalten. Die Aufgabe wird den verantwortlichen Personen zugewiesen, welche anschließend ausschließlich in der Aufgabenkarte, einem sogenannten „Work Package“, arbeiten, dokumentieren und kommunizieren. „So kann man sehr fokussiert mit dem Tool arbeiten“, lobt Plüschke.
Remote up-to-date bleiben: transparenter Verlauf in Stackfield und Chatten in der Mobile App
Für Plüschke persönlich ist Stackfield gerade in Sachen Remote Work eine große Unterstützung: „Ich reise viel und bin viel in anderen Zeitzonen unterwegs. Über das ein oder andere Thema hab ich auch operative Verantwortung. Wenn man dann in einer anderen Zeitzone an seinem Morgen Stackfield öffnet, kann man den Arbeitsverlauf sehr gut nachvollziehen.“ Stackfield bietet dabei nicht nur für jeden Raumeintrag einen detaillierten Verlauf, auch die letzten Aktivitäten können pro Modul, pro Raum oder sogar organisationsweit auf Neuigkeiten überprüft werden. Plüschke muss sich mit Stackfield so nie Sorgen machen wichtiges zu übersehen oder zu verpassen.
„Ich kann zeitlich asynchron mit meinem Team kommunizieren, auch wenn wir manchmal acht Stunden Zeitdifferenz haben.“
Zusätzlich unterstützt ihn die Mobile App, um mal schnell anstehende Online-Meetings zu überprüfen oder auf Nachrichten zu antworten. „Die App ist bei mir auf dem Handy eigentlich immer an und ich benutze kaum noch was anderes. [...] Das letzte Update war sehr überzeugend.“ Da bei AIRSENSE eindeutig geregelt wurde, die Kommunikation nur über Stackfield laufen zu lassen, weiß Plüschke, dass er alle wichtigen Nachrichten über Stackfield zugespielt bekommt und nicht noch zusätzlich sein E-Mail-Postfach öffnen muss. „Stackfield wird täglich genutzt und ist das absolute Hauptkommunikationstool.“
Nahtlose Zusammenarbeit mit Externen in Stackfield
Auch für die Arbeit mit Externen ist Stackfield eine große Hilfe. Plüschke erzählt: „Wenn wir eine Produktentwicklung durchführen, ziehen wir externe Nutzer zu den Boards hinzu, zum Beispiel Zulieferer oder Kunden, wenn sie ein hoch-frequentes Reporting abgeben müssen, aber die eigene Infrastruktur nicht nutzen dürfen. Die Kunden erhalten dann ihren eigenen Stackfield-Zugang und wir können sicher kommunizieren. Das war für uns auch etwas Neues und Besonderes.“ Besonders in der Softwareentwicklung, Firmwareentwicklung und im Design, erweist sich Stackfield dabei als nützlich. Die entsprechenden Kunden sind meist technik-affiner und lassen sich gerne auf Tools wie Stackfield ein. „Stackfield erleichtert auch ihre Arbeit enorm“, so Plüschke.
„Die Produktivität ist enorm gestiegen. Die Akzeptanz ist extrem hoch.“
Alles in allem: AIRSENSE ist begeistert von Stackfield. Paul Plüschke weiß heute, dass das Tool aus der alltäglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken ist und hat nicht vor sich so bald von Stackfield zu trennen. „Stackfield ist so tief in den Prozessen integriert. Wir haben nicht vor, das in den nächsten 20 Jahren zu ändern.“
Fast fertig...Bitte klicke auf den Link in der E-Mail, um Deine E-Mail Adresse und die Anmeldung zum Newsletter zu bestätigen.
Verpasse keinen Beitrag mehr.