Digitale Expansion für die Pflege: So unterstützt Stackfield AlexA

Über die AlexA Seniorendienste GmbH

Die AlexA Seniorendienste GmbH, kurz Alexa Pflege, bietet über den Unternehmensverbund, welcher zwei weitere Pflegemarken umfasst, an mehr als 20 verschiedenen Standorten Wohn- und Pflegeangebote an: von betreutem Wohnen und ambulanter Pflege über Tagespflege zu stationärer Pflege und mehr. Das mittelständische Pflegeunternehmen, seit mehr als 20 Jahren erfolgreich am Markt, kümmert sich mit viel Liebe um Senioren, die sich Unterstützung wünschen.

Thomas Henschke ist Leiter des Teams „Marketing und Unternehmensentwicklung“ und seit zehn Jahren in der AlexA Pflege beschäftigt. Dort reizen ihn nicht nur die Marketing-Themen: „Ich gucke auch gerne mal über den Tellerrand hinaus, um Innovationsthemen und Digitalisierungsthemen anzustoßen und mitzubegleiten“, erzählt Thomas Henschke.

Klassische Officekommunikation als Bremse für Expansionsprojekte

Die Zeit im Projektmanagement vor Stackfield beschreibt Thomas Henschke als „klassische Officesituation“. Die Kommunikation, die traditionell über E-Mails, per Telefon oder per persönlichem Austausch ablief, brachte die üblichen Probleme mit, die es aus Henschkes Sicht zu optimieren galt. „Wir brauchten etwas agileres, als das konventionelle Mailing, als Dokumente hin- und herzuschicken, die in der Zwischenzeit vielleicht schon jemand anderes überarbeitet hat.“ Gerade im Rahmen von Expansionsprojekten wollte das Unternehmen zeitlich effektiver, ortsunabhängiger und transparenter im übergreifenden Teamwork werden. Ein digitales Tool würde hierbei „enorme Fortschritte“ bieten.

Stackfield vereint alle Anforderungen in einem Tool

„Neuem aufgeschlossen gegenüber stehen und Innovationen nicht nur zulassen, sondern aktiv vorantreiben – das ist unser Anspruch“, verrät die Webseite der AlexA Pflege. Diesem Motto entsprechend entschied sich das Pflegeunternehmen unter der Auswahl mehrerer in Frage kommender Anbieter Stackfield als Kollaborationstool mit an Board zu holen. Stackfield vereint als All-In-One-Tool nicht nur Projektmanagement, Kommunikation und Dokumentenmanagement, sondern punktet als deutsches Unternehmen vor allem in Sachen Datenschutz. Mit Hosting in Deutschland, DSGVO-Konformität, ISO-Zertifizierung und Ende-zu-Ende-verschlüsselten Räumen bringt Stackfield die Datenschutzmaßstäbe mit, die für AlexA auch in der Auswahl entscheidend waren. Das Tool eignet sich als lizenzierbares System außerdem hervorragend dafür mit einem kleinen Team zu starten, „Erfahrungen [zu] sammeln, die Vorteile [zu] erleben und sie dann schrittweise weiter in die Organisation zu tragen“, so wie es das Unternehmen sich gewünscht hatte.

Begleiten, betreuen und unterstützen: So gelingen die ersten Schritte

Ganz klassisch mit einer Testphase gestartet, anschließend eine Schulung für die einzelnen Fachbereiche in der Berliner Zentrale des Unternehmens durchgeführt und zum Schluss doch „zusammen ins kalte Wasser gesprungen“: das Onboarding mit Stackfield war für das Pflegeunternehmen holprig, aber letztendlich erfolgreich.

Für die Verbreitung Stackfields im restlichen Unternehmen weiß Thomas Henschke es jetzt besser und liefert wertvolle Tipps für Unternehmen in ähnlicher Situation: „Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen stehen oft keine eigenen Projektmanagementressourcen oder gar eigene Stellen für die Einführung von digitalen Tools zur Verfügung: Doch die Mitarbeiter:innen zunächst von den Vorteilen einer anstehenden Veränderung zu überzeugen, sie in der Umsetzung zu motivieren, begleiten und Hilfestellung geben, das ist wichtig und darf in der Planung nicht unterschätzt werden. Für die Einführung und die Arbeit der Mentoren:innen sollten daher unbedingt genug Zeit und Ressourcen eingeplant werden“, empfiehlt Thomas Henschke.

Erfahrungsbasiert planen: Umfangreiche Expansionsprojekte in Stackfield

Neue Standorte für die stationäre Pflege und Wohn- und Pflegequartiere flankiert mit ambulanter Pflege, Tagespflege und Senioren- und Wohngemeinschaften: Zahlreiche Expansionsprojekte der AlexA Pflege erfordern klare Strukturen, folgen bekannten Prozessen und benötigen einen guten Überblick innerhalb des Projektmanagements.

Auf Basis bereits durchgeführter Projekte konnten detailreiche Raumvorlagen erstellt werden, denn die Projektschritte folgen einem vergleichbaren Schema. Aus diesen Vorlagen werden auf Stackfield anschließend Projekträume für die einzelnen Projekte angelegt. Der Raum wird zum Schluss je nach individuellen Merkmalen weiter angepasst und erweitert. So muss man „nicht jedes Mal von vorne anfangen, sondern kann sein Vorwissen anwenden“, erklärt Thomas Henschke.

Echtzeitprotokoll und Kalender-Abonnement: Meetings richtig durchführen

Wöchentliche Kick-off Meetings oder andere sich wiederholende Meetings bekommen bei AlexA ihren eigenen Raum. Dieser fungiert dabei als Echtzeitprotokoll: Sei es für die Agenda, die entsprechende Zuarbeit oder die Nachbereitung – die das Meeting betreffende Arbeit wird direkt im Raum abgelegt und kann so als Grundlage für das nächste Meeting wiederverwendet werden. Wenn Besprechungsergebnisse in Aufgaben münden, werden sie direkt dort erstellt und für die weitere Bearbeitung zugewiesen. So werden Meetings effektiver und zusätzliche Protokollierung wird obsolet.

Damit auch keine Termine übersehen werden, abonnieren die Teammitglieder den Stackfield-Kalender außerdem via Outlook, so dass alle Termine direkt in den externen Kalender eingespielt werden. „Das klappt wunderbar“, so Thomas Henschke.

Mit Stackfields Dateiversionierung jederzeit auf dem neuesten Stand

Dateien per E-Mail hin- und herzuschicken kann gerade bei übergreifenden Teams schnell zu Verwirrungen führen – so hat es auch Thomas Henschke erlebt: „Man arbeitet mit den vermeintlich letzten Dokumenten, während eine andere Person gerade ebenfalls Versionen korrigiert. Diese Änderungen werden jedoch nicht automatisch an alle Involvierten weitergetragen.“

Dank Stackfields Dateiversionierung hat das ganze Team jetzt jederzeit den Überblick und kann mit wenigen Klicks auf den neuesten Stand zugreifen und die Datei gegebenenfalls weiter bearbeiten. Das hat für Henschkes Team viel erleichtert. „Dateien werden auch direkt in der entsprechenden Aufgabe verankert, um den sofortigen Bezug sicherzustellen, das wiederum macht lästiges Suchen nach Dateien überflüssig“, lobt Henschke.

Pläne für die Zukunft: Stackfield weiter ausrollen

Für die nächsten Monate soll auch Stackfield zu einem kleinen Expansionsprojekt werden: „Wir sind überzeug von den Vorteilen des Tools und dem Nutzen für unser Unternehmen und wollen gerne noch den nächsten Step in der Organisationsentwicklung gehen“, so Thomas Henschke. Es ist mittelfristig beabsichtigt Stackfield auf weitere Ebenen und Standorte auszurollen und somit die Team-Kollaboration auf das nächste Level zu heben.