Auf dem Weg der Digitalisierung: Aschaffenburg setzt auf Stackfield

Über die Stadt Aschaffenburg

Die kreisfreie Mittelstadt Aschaffenburg ist mit rund 70.000 Einwohnerinnen und Einwohnern die zweitgrößte Stadt im bayerischen Unterfranken. Thilo Vormwald ist Sachgebietsleiter des Bereichs Neubau, eines der drei Sachgebiete des Tiefbauamts der Stadt Aschaffenburg, und setzt sich begeistert für agile Arbeitsweisen, insbesondere für den Einsatz Stackfields, in der Stadtbehörde ein. „Wir sind in der Stadt Aschaffenburg seit Jahren sozusagen die Speerspitze, was die Digitalisierung betrifft. Wir waren schon immer am Puls der Zeit und haben versucht, unsere tägliche Arbeit mit agilen Tools und Methoden zu bewerkstelligen.“

Stackfield als Lösung für Aufgabenchaos und E-Mail-Ping-Pong

Straßen- und Kanalneubauten, Verkehrstechnik, Ingenieurbauwesen und Gewässer: Der Sachbereich Neubau hat in der Stadt Aschaffenburg alle Hände voll zu tun. Dass dabei Unmengen an Aufgaben anfallen, ist keine Überraschung. So versuchte man diesen riesigen Pool an Informationen mit verschiedenen Tools zu bewältigen und gerade auf Microsoft-Produkte hatte man sich in den Ämtern eine Zeit lang verlassen. Doch spätestens als das Thema Datenschutz immer mehr an Relevanz gewann, sah man sich gezwungen umzudenken.

Außerdem ein Problem: Die Kommunikation lief ausschließlich per E-Mail. Thilo Vormwald erklärt: „Jeder E-Mail-Vorgang endet irgendwann, weil dieses Ping-Pong-Spiel einfach unsäglich ist. Das ist schwerfällig und inhaltlich auch problematisch. Deswegen haben wir händeringend versucht, ein Tool zu finden, das das Ganze sehr einfach abbildet.“ Thilo Vormwald machte sich also auf die Suche nach einer entsprechenden Alternative und wurde schnell auf eine Empfehlung hin auf Stackfield aufmerksam. Von Anfang an war die Behörde begeistert: In Stackfield konnte Projektarbeit und Kommunikation endlich zusammen datenschutzkonform stattfinden.

Sukzessive Umstellung auf digitale Prozesse

Das Einführen neuer Software-Tools folgt in der Stadt Aschaffenburg in der Regel einem bestimmten Schema: Zunächst wird ein kleines Team aus zwei bis drei Mitarbeitenden zusammengestellt. Anschließend wird das Tool in einem bestimmten Arbeitsbereich „auf Herz und Nieren“ getestet. Erst wenn sich die Software dort in einem begrenzten Zeitraum bewährt hat, wird sie weiter ausgerollt. „Wichtig ist das Feedback des Teams während dieser Testphase, damit wir die Mitarbeitenden auch entsprechend abholen können, wenn wir in die Breite gehen“, so Thilo Vormwald.

Mit Stackfield nahm man sich hierfür den Bereich der Grundstückentwässerung vor. So wollte man versuchen, die Verwaltung der Planunterlagen zentral im Raum zu managen. Die Verantwortlichen erstellten hierfür für jeden Vorgang, das heißt für jeden Bauantrag, eine Aufgabenkarte. Anschließend wurden alle Informationen, die zu dem jeweiligen Antrag zur Verfügung standen, in der Karte abgelegt. Eingegangene Unterlagen wurden, sofern noch nicht geschehen, digitalisiert und an die Aufgabe angehängt und die interne Kommunikation wurde in den Kommentarbereich verlagert. Das Team schaffte es so, den gesamten Prozess erfolgreich abzubilden, und konnte sich danach auch auf größere Prozesse konzentrieren. „Wir haben über ein halbes Jahr hinweg die Ecken und Kanten rund geschliffen. Das hat gut geklappt, und danach sind wir in die Breite gegangen.“

„Prozesse nachhaltig und transparent abbilden“

Die Stadt Aschaffenburg lässt heute „unglaublich viele“ Prozesse über Stackfield laufen. Sei es das Abbilden von Grundstücksgeschäften, das Monitoren von Projekten, die in den Stadtrat gebracht werden oder das Management der Bürgeranfragen und -beschwerden. Bürgeranfragen bekommen so beispielsweise einfach eine Aufgabenkarte und eine ID zugewiesen. Da das Tiefbauamt zu jeder Anfrage eine Stellungnahme, also ein Antwortschreiben, formulieren muss, bedarf es oft der Kommunikation mit anderen Ämtern. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren und alle Informationen nachhaltig abrufbar zu halten, wird dieser Prozess, das heißt das Einholen und Weitergeben von Informationen zur Erstellung des finalen Dokuments, komplett in Stackfield abgebildet. Die Anfragen werden hierfür zwischen den Spalten im Kanban-Board hin- und hergeschoben, bis es zur finalen Antwort kommt.

Ein Netzwerk über Ämter hinweg

Die Kommunikation, besonders im Tiefbauamt, läuft mittlerweile größtenteils über Stackfield. „Wir schreiben uns intern so gut wie keine E-Mails mehr“, erzählt Thilo Vormwald und lobt Stackfields Chatfunktionalität. Auch mit anderen Ämtern wurden zusätzliche „Netzstrukturen“ aufgebaut. So wurden beispielsweise einzelne Fachdisziplinen des Stadtplanungsamts, die IT und in Teilen sogar das Versorgungsunternehmen mit eingebunden.

Für externe Akteure wird insbesondere von den speziellen Benutzerrollen Stackfields Gebrauch gemacht. „Wir laden teilweise Ingenieurbüros als Gäste ein, und unsere Versorger erhalten eigene Lizenzen.“ So kann nicht nur die Kommunikation reibungslos fortgesetzt werden, sondern es ist auch ein Zugriff auf entsprechende Dateien, Unterlagen und Dokumente gewährleistet.

Up to date mit Status und Abwesenheitsnotiz

Auf die Frage, ob die Arbeit mit Stackfields Hilfe wie gewohnt weiter laufen kann, auch wenn mal jemand ausfällt, nickt Thilo Vormwald entschlossen: „Absolut! Das ist ja eine der Stärken dieser agilen Tools, insbesondere auch von Stackfield. Dass ich mir das Team, das an einem Projekt, an einer Aufgabe, ganz frei zusammenstellen kann und dass die Informationen nachhaltig dokumentiert und abrufbar sind.“ Hierfür nutzt die Stadt Aschaffenburg insbesondere auch den Status inklusive der Abwesenheitsnotiz. So ist auf einen Blick ersichtlich, ob eine Person gerade ansprechbar ist und wenn nicht, warum und wann sie zurückkommt.

Großes Lob an den Support

Zum Ende des Interviews legt Thilo Vormwald Wert darauf, noch eine Sache loszuwerden: „Was mich unglaublich begeistert und was ich so in der Form bei keinem Softwarehersteller bisher erlebt habe, ist Stackfields Support: unglaublich schnell, agil, freundlich, nachhaltig und kompetent. Das ist mehr als beeindruckend. Wir geben Informationen oder Fragen rein und haben wenige Minuten später eine Antwort oder zumindest einen Erstkontakt. Das ist unglaublich. Was auch sehr hilft, ist die Wissensdatenbank und die Informationen, die in dem E-Learning-Center integriert sind. Fantastisch! Die Software kann noch so gut sein, aber sie müssen die Personen, die diese Software nutzen, irgendwie abholen. Und das geht nur, wenn das ganze Paket einfach zu händeln ist oder wenn die Fragen, die natürlich beim Arbeiten auftreten, auch irgendwo beantwortet werden.“ Die Stadt Aschaffenburg ist dank der positiven Erfahrungen mit Stackfield entschlossen weiter mit dem Tool an der Digitalisierung der Behörde zu arbeiten.