Wie Stackfield als All-In-One-Tool die Classen Gruppe revolutionierte

Über die Classen Gruppe

Die Classen Gruppe ist einer der weltweit führenden Produzenten von Laminatböden und Design-und PVC-freien Vinylböden. In Europa, den USA und dem mittleren Osten vertreten, umfasst das Familienunternehmen zahlreiche Gesellschaften – von Produktion über Logistik bis zu Vertrieb. Katrin Schäfer arbeitet seit fast vier Jahren in der an der Classen Holz Kontor GmbH angesiedelten Marketing-Abteilung der Classen Gruppe in Kaisersesch, Rheinland-Pfalz. Heute ist sie Teamleiterin des Corporate Marketing-Teams des Unternehmens.

Die Ausgangslage: Reine Kommunikation via E-Mail und Telefon

Bevor sich die Classen Gruppe für Stackfield begeistern konnte, hatte das Unternehmen mit zahlreichen Hürden zu kämpfen. Ein Kollaborationstool war noch nicht im Einsatz und so ließ man die Zusammenarbeit hauptsächlich über E-Mails laufen, was jedoch oft große Datenanhänge und überfüllte Postfächer bedeutete – das Ganze war „sehr unübersichtlich“, so Katrin Schäfer. Informationen gingen verloren, oft aufgrund von Abwesenheiten oder einfachen Missverständnissen und die Vielzahl an laufenden Projekten ließ sich ohne eine zentrale Übersicht schwer bewältigen. Bei Telefonaten fehlte die Dokumentation und Präsenzmeetings waren spätestens in der Corona-Krise nicht mehr im vollen Umfang möglich.

Stackfield als intuitives All-In-One-Tool

In der Suche nach einem geeigneten Tool, stoß die Classen-Gruppe auf Stackfield – ein Tool, das überraschenderweise alle Anforderungen erfüllte. Mit Stackfield konnte die Classen-Gruppe

• für jedes Thema einen eigenen Raum aufmachen und dort projektbezogen Aufgaben abbilden,
• „Nachrichten schreiben – das ist oft einfacher als anzurufen“,
• alle Team-Mitglieder auf dem Laufenden halten (z.B. mit Meine Woche),
• allen Sicherheits-Anforderungen gerecht werden und
• sich sicher sein, in guten Händen zu liegen.

Stackfield schien die Lösung für alle Herausforderungen zu sein, die die Classen Gruppe zu bewältigen versuchte. Mit einem groben Plan setzte man sich daher an das Tool und begann Schritt für Schritt alle Informationen abzulegen und einzuordnen und das lief überraschend gut.

Remote Teams und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Stackfields Module-Pool macht die Kollaboration zu einem Kinderspiel

Mit Stackfield wird die gesamte Teamarbeit – sowohl innerhalb einzelner Teams als auch über Abteilungs- und Gesellschaftsgrenzen hinweg – digital, zentral und dokumentiert verwaltet. Steht ein Projekt an, wird mit wenigen Klicks ein Raum erstellt und alle beteiligten Nutzer werden hinzugefügt. Alle relevanten Projektinformation werden in diesem Raum gesammelt, um den Projektbeteiligten jederzeit Zugriff zu gewähren. So speichert der Raum für das abteilungsübergreifende Projekt „Nachhaltigkeitsbericht“ zum Beispiel alle Informationen zu Nachhaltigkeitsthemen inklusive Meilensteinen ab. Dateien werden im Dateienmodul abgelegt und können dort von überall heruntergeladen und lokal bearbeitet werden. Die Kommunikation erfolgt über den Kommunikationsstream und die verschiedenen Kommentarbereiche. Seiten dienen dem Team-Brainstorming, während Aufgaben regelmäßige Updates zum aktuellen Stand enthalten. Da jedem Teammitglieder seine entsprechenden Aufgaben zugeordnet sind, ist auch bei Abwesenheiten ersichtlich, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, wie der Fortschritt aussieht und wo möglicherweise Unterstützung benötigt wird. Das Zusammenspiel dieser Komponenten im Raum erleichtert die tägliche Projektarbeit so erheblich.

Zeiterfassung zu Analysezwecken und Berichterstattung an die Geschäftsführung

In Stackfields Zeiterfassung fand Katrin Schäfers Team einen besonders großen Mehrwert. Mit dem in Stackfield integrierten Timer oder manuell (je nach Präferenz) erfassen alle Teammitglieder ihre Arbeitszeiten– nicht zur Abrechnung, sondern um den in das Projekt investierten Arbeitsaufwand besser zu verstehen und bewerten zu können. Eine Evaluation erfolgt vierteljährlich, also einmal pro Quartal. Über die Stackfield-Berichte wird dabei eine Übersicht erstellt und ein Bericht (als PDF oder Excel-Tabelle) generiert. Der fertige Bericht dient anschließend u.a. als Grundlage für das Reporting an die Geschäftsführung und hilft bei zukünftigen Abschätzungen.

Webseitenpflege mit wiederkehrenden Aufgaben und Unteraufgaben

Um die Webseiten aktuell zu halten und deren Wirksamkeit zu gewährleisten, legt Katrin Schäfer viel Wert auf ihre kontinuierliche Pflege. Mit wiederkehrenden Aufgaben werden die Überarbeitung von Texten, der Austausch von Grafiken und Bildern und andere wiederkehrende Arbeiten im Raum angelegt und entsprechend zugewiesen. Mithilfe von Unteraufgaben können diese zusätzlich in spezifischere Arbeitsschritte unterteilt werden. Wird eine Aufgabe erledigt, erstellt Stackfield aufgrund der Wiederholungs-Funktion automatisch eine neue Aufgabe. Die Webseite bleibt damit stets auf dem neuesten Stand.

Das „Big Picture“

Eine Lieblingsfunktion hat Katrin Schäfer nicht, für sie ist „das Zusammenspiel aus allen Funktionen“ entscheidend: Aufgaben erstellen, benutzerdefinierte Felder anlegen, Dateien, interne Organisation über den Kalender, Zeiterfassung und mehr. Stackfield wird heute in fast allen Bereichen der Classen Gruppe genutzt. Katrin Schäfer ist begeistert: „Für uns ist Stackfield die perfekte Lösung.“