So optimiert COTESA die Projektplanung mit Stackfield

Über die COTESA GmbH

Die Kernkompetenz der COTESA GmbH liegt in der Herstellung hochwertiger Faserverbundkomponenten für die Luftfahrt und den Automobilbau. Seit der Firmengründung im Jahr 2002 hat sich das Unternehmen durch die langfristige Einbindung in Luftfahrtprogrammen erfolgreich zum führenden Hersteller von kundenspezifischen Lösungen für Komponenten und Baugruppen entwickelt. Mittlerweile spezialisiert sich COTESA auch auf die Herstellung von Leichtbauprodukten aus Kohle- und Glasfaserwerkstoffen für Flugtaxis und Drohnen. „Alles was in die Luft geht, muss natürlich leicht werden, damit es weniger Energie verbraucht“, erklärt Jerome Rossol, Head of Innovation bei COTESA. Und genau da bringt das Unternehmen seine langjährige Erfahrung und Kompetenz zum Einsatz.

Die Ausgangslage

Bei COTESA gehört das Projektmanagement im großen Maße zum Alltagsgeschäft. Dazu gehören beispielsweise langfristige Kundenprojekte, bei denen vom Konzept bis hin zur Serie Bauteile entwickelt werden und viele Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen eingebunden sind. Und gerade dabei ist es wichtig, den Überblick über die Entwicklung einzelner Projekte zu behalten, Aufgaben klar zuzuweisen und Informationen für alle Beteiligten zugänglich zu machen. Vor Stackfield fand die Zusammenarbeit und Kommunikation bei COTESA hauptsächlich über E-Mail statt. Das Problem: Oft waren nicht alle eingebunden, weil Verteilerlisten nicht genutzt wurden oder man hatte bei Abwesenheit von Kollegen keinen Zugriff auf wichtige Informationen in deren Postfach. Ein grundlegendes Thema war dabei auch das Aufgabenmanagement per E-Mail oder in Meetings. Denn dieses war alles andere als optimal.

Gerade im Bereich Sales und Engineering wurden die Rufe nach Veränderung laut – ein Tool zur besseren Projektsteuerung musste her.

Warum Stackfield?

Für das Unternehmen war klar: Es muss mehr Transparenz geschaffen werden. Projekte sollten besser abgebildet werden, mit Fokus auf Aufgabenmanagement und interner Kommunikation. Man wünschte sich ein benutzerfreundliches Tool, mit dem der Einarbeitungsaufwand geringgehalten werden kann. Aus Sicht des Projektcontrollings sollte es möglichst viele Funktionen bieten, aber gleichzeitig seinen intuitiven Charakter beibehalten. Für das Unternehmen war Stackfield hier ein perfekter Hybrid aus Intuitivität und Funktionalität. Funktionen können benutzerdefiniert angepasst werden und die Komplexität des Tools bleibt dabei überschaubar.

Neben der Funktionalität spielten aber natürlich auch interne IT-Richtlinien eine große Rolle. Für COTESA war ein Tool, das als On-Premise-Version verfügbar ist, zwingend notwendig und genau da scheiden laut Rossol viele andere Anbieter schon aus. Letztendlich waren es aber gerade die hohen Sicherheitsstandards von Stackfield, die überzeugt haben – das Unternehmen war begeistert davon, dass das Tool auf deutschen Servern läuft.

Die Abbildung vieler für die Zusammenarbeit notwendiger Funktionen gepaart mit der einfachen Handhabung und der Sicherheit der Plattform waren für COTESA ausschlaggebend bei der Entscheidung für Stackfield.

Erste Schritte mit Stackfield

Der Plan war es, erst einmal einen kleineren Nutzerkreis mit Stackfield vertraut zu machen. Dieser Nutzerkreis bestand hauptsächlich aus der Geschäftsführung und denjenigen, die die Projektarbeit steuern. Im nächsten Zyklus sollten dann die Mitarbeiter an das Tool herangeführt werden, die Aufgaben empfangen und erledigen. Rossol war klar, dass es an manchen Stellen schwieriger werden könnte, ein Tool einzuführen, das eine so signifikante Veränderung in der alltäglichen Arbeit der Mitarbeiter bedeutet. „Uns war auch wichtig, den Mitarbeitern persönliche Vorteile nahezubringen, wie zum Beispiel, dass einzelne Themen aus Projekten und eigene To-Dos gebündelt werden können und so ein Überblick geschaffen werden kann. Damit jeder sehen kann: Hier habe ich meine Aufgaben, kann meine Themen abarbeiten und priorisieren. Das ist ein großer Benefit für jeden Einzelnen“, erzählt Rossol.

Gerade die Benutzerfreundlichkeit von Stackfield war ein großer Erfolgsfaktor beim Onboarding – auch im Hinblick auf weniger technik-affine Mitarbeiter. „Man muss bei der Einführung des Tools keine Angst haben, dass Mitarbeiter erst einmal zurückschrecken, sondern schnell und intuitiv die wichtigsten Funktionen erkennen“, so Rossol. Darüber hinaus war ihm auch bewusst, dass sich einige dabei schwertun könnten, die Kommunikation komplett auf ein neues Tool umzustellen.

Doch Rossol war optimistisch. Neben der von Stackfield angebotenen Schulung wurde zusätzlich noch ein internes Training durchgeführt, um den Nutzern die jeweiligen Funktionen und deren Mehrwert für die Zusammenarbeit nahezubringen. Und so verlief das Onboarding reibungslos. Auf der Plattform wurde die Struktur vorgegeben, Räume wurden erstellt und individuell an die jeweiligen Abteilungen angepasst. Alles wurde vordefiniert und erklärt und dann hieß es: „Einfach erstmal laufen lassen.“ Und das hat sich bewährt. Das Tool wurde sehr gut angenommen und die Mitarbeiter haben sofort ihre eigenen Ideen zur Nutzung der einzelnen Funktionen eingebracht.

Mehr Transparenz und optimierte Projektsteuerung

Für COTESA war es wichtig, mehr Transparenz in allen Bereichen zu schaffen und das Projektmanagement zu optimieren. Durch die verschiedenen Raumgruppen und Räume auf Stackfield können die einzelnen Prozesse und Projekte, ob intern oder kundenspezifisch, nun optimal geplant und durchgeführt werden. Dabei hat sich auch die Nutzung von Raumvorlagen als äußerst hilfreich erwiesen. Wiederkehrende Prozesse können schnell abgebildet werden, da beispielsweise Standardaufgaben bestehen oder festgelegt ist, wer im Raum enthalten sein muss – die Struktur ist bereits aufgebaut und man kann sofort loslegen.

Außerdem konnte für das Aufgabenmanagement mit Stackfield endlich eine zentrale Lösung gefunden werden. Durch die Zuweisung von Aufgaben sind Verantwortlichkeiten klar geregelt und Missverständnissen kann vorgebeugt werden. Sowohl aus der Perspektive der Mitarbeiter als auch der Geschäftsführung ist es ein großer Vorteil, auf einen Blick zu sehen, wer sich in einem Raum befindet und wo die Zuständigkeiten liegen. Die Zeiten, in denen Aufgaben über E-Mails oder in Meetings kommuniziert wurden, sind eindeutig vorbei. Rossol begeistert besonders, wie flexibel man einzelne Funktionen an bestimmte Prozesse anpassen kann. Von „Lessons Learned“ bis hin zu Ticketsystemen im Kanban-Board: Hier besteht der größte Spielraum und die Möglichkeiten sind endlos.

Neben dem Aufgabenmodul ist auch das Gantt-Diagramm im Modul Zeitplan eine große Stütze bei der Planung und Umsetzung von Projekten. „Das Gantt-Diagramm setzen wir insbesondere bei großen Projekten sehr gerne ein und freuen uns auch immer wieder, dass die Funktionalität weiterwächst und wir so auch in unserer Projektplanung immer besser werden“, erzählt Rossol.

Bewerbermanagement mit dem Kanban-Board

Bei COTESA finden die einzelnen Abteilungen zudem immer wieder neue Wege, Stackfield für ihre Zwecke einzusetzen und Prozesse zu optimieren. Inspiriert von den Anwendungsfällen von Stackfield hat die HR-Abteilung vor Kurzem das Bewerbermanagement mithilfe der Kanban-Funktion eingeführt. Ursprünglich stand dafür zwar die Einführung eines neuen Tools im Raum, doch es hat sich bewährt, diesen Prozess auch in Stackfield abzubilden. Neben der HR-Abteilung hat mit diesem System auch die Führungsebene einen Überblick über Termine, Bewerbungsunterlagen und den aktuellen Status von Bewerbungen. Weitere Kollegen, die bei Gesprächen dabei sein sollen, können ganz einfach in den Raum eingeladen werden.

Höheres Zusammengehörigkeitsgefühl durch Stackfield

Gerade aufgrund der räumlichen Trennung durch die Arbeit im Home Office schätzt Rossol besonders die Kommunikation über Stackfield. Ihm fällt auf, dass die einzelnen Räume eine tolle Basis schaffen und das Zusammengehörigkeitsgefühl in den Teams gestärkt haben. „Stackfield bringt die Mitarbeiter trotz räumlicher Trennung in den Räumen wieder näher zusammen. Man hat tatsächlich manchmal das Gefühl, dass man in einen Raum hineingeht und seine Kollegen trifft und das finde ich sehr, sehr schön.“ Auch durch die Chatfunktion wird ein persönlicheres Verhältnis geschaffen – man kann sich einfach mal schnell und direkt mit Kollegen austauschen ohne den Umweg über E-Mails gehen zu müssen.

Intuitiv und funktional – Das zeichnet Stackfield aus

Für Rossol steht fest: Stackfield hat die Zusammenarbeit bei COTESA auf eine neue Ebene gebracht. Die Ausgewogenheit zwischen Intuitivität und Funktionalität hat zum gewünschten Erfolg geführt und er ist sehr zufrieden. Die Projektsteuerung wird endlich zentral abgebildet und die Mitarbeiter nutzen Stackfield mit Begeisterung. Doch Rossol hat noch weitere Pläne. Für die Zukunft liegt der Fokus darauf, noch mehr Anwendungsfälle in den Abteilungen zu schaffen und sich die Funktionen optimal zunutze zu machen. Und auch die Produktion soll als geschlossenes Team auf Stackfield integriert werden, um alle Schnittstellen und Ansprechpartner an einem Ort zu versammeln.