Über die Creditreform
Mit über 160 Geschäftsstellen in Europa spezialisiert sich die Creditreform schon seit 144 Jahren auf Inkasso, Bonitätsprüfung und Marketing Services. Heute vertrauen über 160.000 Mitglieder auf das Unternehmen. Maic Findeisen ist bei Creditreform Hagen seit circa 15 Jahren teamleitend für den Bereich der IT zuständig. Zusammen mit seinem Team kümmert er sich nicht nur um Hard- und Software, sondern auch um neue Entwicklungen, Problemstellungen, individuelle Kundenlösungen, Online-Auftritte und viel mehr. „Wir strecken unsere Fühler in jegliche Richtung von Kundenprojekten aus und versuchen unsere KollegInnen immer bestmöglich zu unterstützen“, erzählt er. In diesem Zusammenhang probiert er immer wieder gerne neue Tools aus und versucht die Arbeit im Unternehmen neu zu organisieren, zusammenzufassen und die Struktur zu verbessern.
Maic Findeisen – Abteilungsleitung der IT in der Creditreform Hagen
Informationen schneller ablegen, einordnen und aufrufen
Vor dem Einsatz Stackfields, war das Verwalten zentraler Informationen im Unternehmen nicht immer ganz so einfach, denn das Produktportfolio der Creditreform umfasst eine Vielzahl verschiedener Unterlagen wie Preislisten, Produktblätter oder auch Werbematerialien, die alle im Optimalfall übersichtlich und strukturiert eingeordnet werden müssen und für das entsprechende Team jederzeit bereitstehen sollten. Gerade auch das Forderungsmanagement der Creditreform muss mit einer Vielzahl rechtlicher Informationen umgehen und steht mit zahlreichen Ansprechpartnern in Kontakt.
Früher nutzte man bei der Creditreform einen Fileserver mit herkömmlicher Verzeichnisstruktur zur Ablage von Dateien und Dokumenten. Das Problem hierbei: Eine Datei-Versionierung war nur schwer möglich. „Wenn die Dokumente ‚Inkassovereinbarung neu‘, ‚Inkassovereinbarung jetzt aber richtig neu‘ und ‚Inkassovereinbarung die aktuellste‘ heißen, dann kann damit kein Mensch etwas anfangen“, so Maic Findeisen.
Den Überblick zu behalten war ohne ein entsprechendes Tool dementsprechend schwierig und man versuchte ein Intranet im Unternehmen zu etablieren. Was Maic Findeisen sich wünschte, war Transparenz, „Transparenz, die durch viele verschiedene Features entsteht, die dadurch entsteht, dass ich die Informationen für alle jederzeit zugänglich gespeichert habe, dass ich Informationen aktuell hinterlege.“ Das Problem am Intranet: Die Pflege ist deutlich komplexer und zeitaufwändiger, die Nutzung mehr auf den Konsum von Informationen ausgelegt.
DSGVO und deutsches Hosting
Auf der Suche nach einem geeigneten Tool war das Unternehmen vor allem auf einen Aspekt angewiesen: die Erfüllung bestimmter Datenschutzkriterien. „Da wir aufgrund des Geschäftsbereichs sehr viel mit Firmendaten, Schuldnerdaten und Inkassodaten arbeiten, sind wir unglaublich an, damals das Bundesdatenschutzgesetz, heute die DSGVO gebunden. Da sucht man dann natürlich nicht einen x-beliebigen Anbieter im Internet aus.“ Maic Findeisen wollte vor allem nicht, dass die Daten auf amerikanischen Servern liegen und legte Wert auf ein Hosting in Deutschland. An dieser Stelle vor sieben Jahren stoß er dann auf Stackfield.
Stackfield auf das Wesentliche heruntergebrochen
Über die Jahre hatte Maic Findeisen verschiedene lokale Programme getestet und vor allem eines gelernt: Ob ein Tool zielführend eingesetzt werden kann, hängt von der Intensität der Nutzung durch die Mitarbeiter ab.
„Wenn die Nutzer das System einfach nicht aufmachen, nicht nutzen, nicht hineinschreiben, wieder in alte Verhaltensmuster zurückfallen, dann stirbt das mit der Zeit, weil das Interesse einfach nicht da ist. Ich kann einem System nur vertrauen, wenn ich weiß, dass alles enthalten ist, was relevant ist.“
Auf Stackfield stieß er jedoch auf eine Struktur, die ihn überzeugte. „Ich habe schon öfter eine Schulung für die Mitarbeiter gemacht und wir haben auch eine interne Dokumentation dazu und das Ganze ist immer sehr sehr einfach zu erklären. (…) Bei der Organisation sage ich immer: Stellt euch das vor wie ein Gebäude, wie ein Haus. (…) Dann erzähle ich: Die Raumgruppen sind Etagen in unserem Gebäude und davon gehen die Räume ab. Und stellt euch einen Raum so vor: Jemand, der den Schlüssel für den Raum hat, der kann in den Raum. Und in dem Raum gibt es dann eine Pinnwand an der Wand, da gibt es einen Tisch für Besprechungen, einen Schrank mit Akten,… So kann man über diese Analogie sehr gut erklären, wie Stackfield funktioniert und das merken sich die meisten auch.“
Auf Stackfield weist Maic Findeisen jedem Teambereich inklusive der Führungsebene eine eigene Raumgruppe zu, welche alle Räume enthält, die für das Team relevant sind, die also die entsprechenden Themengebiete und Projekte des Teams umfassen. Zusätzlich enthält jede Raumgruppe einen „allgemeinen“ Raum mit Besprechungsprotokollen und der Möglichkeit für teaminterne Kommunikation. Für alle Mitarbeiter des Unternehmens zusammen gibt es außerdem den Raum „Lobby“. Hier werden alle Informationen ausgetauscht, die für jeden relevant sind.
Auf die Frage hin, ob diese „Haus-Analogie“ auch bei weniger technikaffinen Menschen funktioniere und den Einstieg erleichtere, nickt Maic Findeisen begeistert. „Ja total! Also, wenn ich mir zum Beispiel Slack angucke, die nennen etwas ähnliches Channels. Aber KollegInnen, die seit 30 Jahren im Inkasso arbeiten, brauche ich nichts von Channels zu erzählen. Wenn ich stattdessen aber sage: Euer Team Forderungsmanagement hat einen Raum und in diesem Raum sind alle aus Eurem Team und da könnt ihr reingehen und euch unterhalten. Das verstehen sie und finden es gut und nachvollziehbar.“
Stackfield als Schnittstelle in der Kommunikation mit anderen Standorten
Gerade auch wenn es um die Kommunikation zwischen verschiedenen Standorten geht, ist Stackfield für die Creditreform eine große Hilfe. „Wir arbeiten gerade sehr viel mit einer anderen Creditreform Gesellschaft zusammen. Die Kollegen dort haben auch ein Stackfield-Konto und eine Anbindung bekommen und das ist extrem hilfreich.“ Wenn nun jemand aus einem anderen Standort Maic Findeisens Hilfe benötigt, dann schaut dieser sich das Ganze einfach mithilfe von Screen Sharing an. Das heißt, ein 1:1-Call wird gestartet und entsprechende KollegIn teilt den Bildschirm mit ihm, sodass er das Problem live überprüfen kann. „Über die Niederlassungen hinweg, die eine Stunde Fahrtzeit auseinander sind, ist das total nett, wenn man sich mal eben unterhalten und seinen Bildschirm zeigen kann.“ Als besonders moderner Standort sorgt die Creditreform Hagen deshalb dafür, dass Stackfield bei jedem Mitarbeiter installiert ist und jeder einen Zugang hat.
„Ich glaube, wir haben im Laufe der Zeit einige Hundert Räume angesammelt.“
APIs im Einsatz: Automatisiertes Support-Ticketsystem und Abwesenheiten
Für den internen Support hat sich die Creditreform etwas Besonderes überlegt: In der Raumgruppe „IT“ wurde ein eigener Raum für den Support angelegt, in dem alle Mitarbeiter des Unternehmens enthalten sind. Bis auf das Modul Aufgaben wurden in dem Raum alle Module deaktiviert, denn das Kanban-Board soll hier im Mittelpunkt stehen. Wenn nun ein Mitarbeiter ein Problem hat und Hilfe von der IT benötigt, so kann er einfach eine Aufgabenkarte anlegen und so ein Supportticket erstellen, welches anschließend von einem der zuständigen Kollegen bearbeitet wird.
Die Creditreform geht aber noch einen Schritt weiter und zwar mithilfe der Nutzung von WebHooks: Sollte auf einem ihrer Server ein Prozess nicht richtig laufen, so wird über die eingerichtete API, über einen sog. cURL-Befehl, automatisiert ein Ticket auf Stackfield angelegt.
Und auch in anderen Bereichen werden APIs gewinnbringend eingesetzt: „Wir haben eine Zeiterfassung im Einsatz, die gleichzeitig Urlaubsverwaltung ist, und diese Lösung hat eine API. Wir haben hier ein kleines Tool laufen, das fragt morgens um 9 Uhr kurz den Stand der Mitarbeiter ab und weiß dann, der ist heute nicht da wegen Abwesenheitsgrund Berufsschule, Abwesenheitsgrund Krank, Abwesenheitsgrund Urlaub. Das Tool erzeugt daraus dann ein kleines Textpaket und schickt das per WebHook in unseren Lobby-Raum. Und dann steht da: Achtung, heute wichtig, der fehlt wegen Urlaub und alle wissen Bescheid.“
Die Creditreform spart sich so umständliches Hin- und hertelefonieren und jeder weiß zu jedem Zeitpunkt, welche Kollegen ansprechbar sind und welche nicht.