Die DTHG automatisiert Prozesse mit Stackfields E-Mail-Integration

Über die DTHG

Seit 1907 besteht die DTHG (Deutsche Theatertechnische Gesellschaft) als Fachverband für die theater- und veranstaltungstechnische Branche und vereint mittlerweile 1500 Mitglieder aus technischen, technisch-künstlerischen und künstlerischen Bereichen. Das Ziel des Verbands ist die Unterstützung dieser facettenreichen Branche, die nicht nur ein bloßes Freizeitangebot für die Allgemeinheit bereithält, sondern sie auch zusammenhält. Sie schafft Bewusstsein und hilft der Gesellschaft dabei, Krisen zu bewältigen. Die DTHG fördert die Aus- und Weiterbildung innerhalb der Branche, wie auch die technische und wirtschaftliche Entwicklung an Theatern und Co. Diese ist dabei wichtiger als je zuvor, denn besonders die Kultur- und Kreativbranche war und ist teilweise immer noch stark von den wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie betroffen.

Warum Stackfield?

„Vor Stackfield wurden verschiedene Tools, wie Slack, Foren (Mybb), Datenbanken oder Aufgabenmanager parallel genutzt. Das war kompliziert, aufwändig und ohne hohe Datensicherheit“, so Hubert Eckart. Als Geschäftsführer der DTHG ist Eckart zuständiger Projektkoordinator für die Förderprogramme „Neustart Kultur“ für pandemiebedingte Investitionen und „Wort.Livekultur“ für Veranstaltende von Live-Kulturveranstaltungen. Er kümmert sich außerdem um die Zertifizierung der Raumluftqualität durch die DTHG in Theatern, Kinos und Konzerthäusern.

Bei der Auswahl eines Tools achtete Eckart insbesondere darauf, eine zentrale Lösung zu finden, die Teamkommunikation, Aufgaben- und Projektmanagement, Terminverwaltung, Audio- und Videotelefonie sowie Dateiverwaltung in sich vereint und dabei eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit garantieren kann. All das fand Eckart 2018 nach jahrelanger Suche in Stackfield wieder.

Mittlerweile arbeiten die Mitarbeiter der DTHG in Stackfield in insgesamt 270 Räumen zusammen, die mithilfe von Raumgruppen gegliedert werden und verschiedenste Arbeitsbereiche und Themen abbilden: Gremien, verschiedene Arbeitsgruppen (z. B. für den Vorstand) und diverse Projekte.

Reibungsloser Übergang ins Home Office mit Stackfields Hilfe

Remote Work, asynchrone Projektarbeit und dezentrale Kommunikation bestimmen schon seit langem die Zusammenarbeit bei der DTHG. Bereits vor vier Jahren hat im Unternehmen ein Umdenken hinsichtlich der internen Arbeitsweisen stattgefunden. „Es macht keinen Sinn, dass alle jeden Tag ins Büro fahren, um dort dasselbe zu machen, was sie auch zu Hause machen könnten“, so Eckart.

Mit der Einführung Stackfields wurde die Arbeit in der DTHG Schritt für Schritt auf das Home Office umgestellt, sodass bereits vor der Pandemie fast ausschließlich von Zuhause aus gearbeitet wurde. „Dann kam Corona und wir haben gesagt, wir bleiben komplett zu Hause.“ Eckarts Mitarbeiter waren schlussendlich froh darüber, dass er sie in den letzten Jahren immer wieder mit neuen Tools konfrontiert hatte.

Projektmanagement mit Kanban und E-Mail-Integration

Eines der Projektteams widmete sich 2021 aufgrund von Corona dem besonderen Vorhaben, jenen, die der kulturellen Branche angehören, einen bestmöglichen Neustart vor dem Hintergrund der Pandemie zu ermöglichen. Besonders zeitlich stoß die DTHG dabei auf Herausforderungen, denn der bürokratische Aufwand musste möglichst reibungslos über die Bühne gebracht werden, um die Fördermittel für insgesamt 1.700 Anträge in möglichst kurzer Zeit bereitstellen zu können.

Zur Verwaltung der Mittelabrufe hat die DTHG ein gut durchdachtes System implementiert. Mittelabrufe, Prüfungsergebnisse und Beratungsanfragen werden nach Prüfung per E-Mail-Integration direkt an Stackfield gesandt und dort automatisch in Aufgaben umgewandelt. Sie landen in einem speziell dafür vorgesehenen Raum zur Weiterverarbeitung, wo mithilfe des Kanban Boards der weitere interne Workflow zur Bearbeitung abgebildet wird. Hier werden die offenen Aufgaben den Verantwortlichen zur Ausführung zugewiesen.

Allgemein soll mit der E-Mail-Integration das umständliche Weiterleiten und damit ein umfangreicher E-Mail-Verkehr vermieden werden. „Was die Leute meist erst im Nachhinein merken, ist, dass Nachrichten und Aufgaben plötzlich einer bestimmten Struktur folgen, die auch nachvollziehbar ist. Das spart viel Zeit.“

Auch in der Aufgabenverwaltung sieht Eckart einen besonderen Erfolg, obgleich es sich um die Umsetzung von Projektanforderungen, individuelle Verantwortlichkeiten oder Teamaufgaben handelt.

Lückenlose Kommunikation über Stackfield

Die DTHG lässt die komplette Kommunikation im Team über Stackfield stattfinden. „Die Teammitglieder arbeiten zu 100% im Homeoffice in verschiedenen Städten in Deutschland. Sie müssen sich über den Verlauf der Projektbearbeitung, die Aufteilung von Zuständigkeiten, Begutachtung, Öffentlichkeitsarbeit und Termine in wechselnden Konstellationen schnell und ohne Informationsverlust verständigen können – das leistet Stackfield sehr gut.“ Neben der internen Kommunikation konnten mit Stackfield auch die internen Prozesse um ein Vielfaches vereinfacht werden. Doch die Prägnanz der Kommunikation geht für die DTHG über die Grenzen der internen Kommunikation hinaus.

Perspektiven für die Zukunft

Maria Bürger, die sich als Teil des Projektteams hauptverantwortlich der Kommunikationsarbeit bei Neustart Kultur annimmt, sieht das Potential für das Theater: „Ich glaube, wenn man das ganz herunterbrechen will, dann gilt es, zunächst einmal das Förderprogramm gut und verantwortungsvoll durchzuführen, um dann daraus neue Ziele abzuleiten.“ Es soll ein Netzwerk entstehen, in dem sich die Kommunikation zwischen den Mitgliedern weiter ausbauen lässt. Im Raum stehe für sie, „diesen Austausch über Stackfield zu leiten.“