Evang. Jugend Köln & Region: Prozesse digitalisieren mit Stackfield

Über den Evangelischen Kirchenverband Köln und Region

Das Evangelische Jugendreferat Köln und Region ist am Ev. Kirchenverband Köln und Region angesiedelt und Geschäftsstelle des entsprechenden Jugendverbandes. Daniel Drewes ist seit 2013 in der Jugendarbeit der ev. Kirche tätig. Seit letztem Jahr ist er Geschäftsführer des Jugendreferats.

Die Ausgangslage

Insbesondere in den letzten Jahren ist das Jugendreferat des ev. Kirchenverbands Köln und Region stark gewachsen. Die Aufgabenverwaltung wurde komplexer und vor allem in der Öffentlichkeitsarbeit wünschte man sich bessere Möglichkeiten, Aufgaben zu strukturieren und Engpässe zu beseitigen. Eine einheitliche Plattform sollte Kommunikation, Prozesse der Öffentlichkeitsarbeit und Projektmanagement in einem zentralen System vereinen und so Drewes und seinen Kollegen unter die Arme greifen.

Warum Stackfield?

Als Tochter des ev. Kirchenverbands Köln und Region unterliegt das Jugendreferat strengen Datenschutzvorgaben. Zwar hatte Drewes bereits Erfahrungen mit Microsoft Teams gesammelt, aus Datenschutzgründen war Teams jedoch keine Option. Stackfield erfüllte als deutsches, DSGVO-konformes und ISO-zertifiziertes Tool dagegen alle Anforderungen. Überzeugend war außerdem das Preis-Leistungs-Verhältnis Stackfields. Ohne das Budget des Jugendreferats zu sprengen, bot Stackfield alle Funktionen, die für Drewes ausschlaggebend waren: von Aufgabenmanagement über Teamkommunikation zu Dateiablage. Mir war wichtig, dass wir nur eine Plattform nutzen, auf der möglichst viel geht, erklärt Drewes.

Soft Launch Stackfields im Jugendreferat

Nachdem die Entscheidung auf Stackfield gefallen war, stellte Drewes zunächst eine Planungsgruppe zusammen, um die reibungslose Einführung Stackfields im Jugendreferat zu gewährleisten. In einem kleinen Team wurde die Plattform so über mehrere Wochen hinweg intensiv getestet, erste Strukturen und Räume wurden erstellt und relevante Informationen abgelegt. Nach einigen Wochen wurde Stackfield schließlich im Rahmen einer Sitzung dem Referat vorgestellt.

Workflows und Kanban-Prinzip: Optimierte Aufgabenverwaltung in der Öffentlichkeitsarbeit

Im Jugendreferat werden heute alle Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit in einem eigenen Stackfield-Raum organisiert und bearbeitet. Das Kanban-Board ist zentrales Element des Raumes und bietet eine klare Übersicht über den Aufgabenpool. Ein standardisierter Workflow stellt sicher, dass jede Aufgabe einem festgelegten Ablauf folgt.

Neue Aufgaben und Aufträge werden zunächst in der Spalte Zu bearbeiten abgelegt. Sobald die entsprechende Kollegin eine Aufgabe übernimmt, schiebt sie diese in die nächste Spalte In Bearbeitung. Nach Abschluss wird die Aufgabe in die Spalte Zur Abnahme gezogen, was eine automatische Benachrichtigung an entsprechenden Auftragsteller auslöst. Dieser kann anschließend je nach Bedarf Feedback geben oder die Aufgabe als Erledigt markieren. Der gesamte Prozess ist somit transparent und ermöglicht Teammitgliedern, jederzeit den aktuellen Stand der Aufgaben nachzuvollziehen.

Interne Kommunikation und Themensammlungen für Teamsitzungen

Mithilfe von Stackfield kann die interne Kommunikation im Jugendreferat geschlossen an einem Ort stattfinden. In 1:1-Chats lassen sich Privatnachrichten versenden und Informationen an mehrere Personen werden in Gruppenchats oder in den themenspezifischen Räumen geteilt.

Um die Themen für wöchentliche Teamsitzungen zusammenzutragen, wurde das Kanban-Board umfunktioniert. Jeder thematische Schwerpunkt erhält eine eigene Aufgabenspalte. Zusätzliche Spalten dienen allgemeinen Themen wie der Planung der nächsten Weihnachtsfeier und organisatorischen Aufgaben, zum Beispiel der Auswahl des nächsten Protokollführers. Die Spalten stehen allen Personen des Jugendreferats zur Verfügung. Neue Ideen und zu besprechende Themen können als Aufgaben den entsprechenden Spalten hinzugefügt und Fragen können direkt im Kommentarbereich der Aufgabe hinterlegt werden. Während der Teamsitzung dient das Board als zentrale Übersicht und unterstützt Drewes und sein Team dabei, alle wichtigen Punkte abzuarbeiten.

Social-Media-Planung mit Stackfields Kalender-Modul

Beiträge für Instagram und Co. werden heute über Stackfield koordiniert. Jeder anstehende Beitrag wird als Termin im Kalender angelegt. Wichtige Informationen können in der Beschreibung hinterlegt und beitragspezifische Details oder Abstimmungen in den Kommentaren besprochen werden. Da alle Teammitglieder Zugriff auf den gemeinsamen Kalender haben, bleibt der Redaktionsplan so jederzeit transparent und für alle einsehbar.

Veranstaltungsmanagement mit Stackfields Diskussionen

Um einen Überblick über anstehende Veranstaltungen zu behalten, werden alle Events als themengebündelte Chats, sogenannte Diskussionen, abgelegt. Die Liste der Diskussionen kann jederzeit überprüft und ergänzt werden. Eventbezogene Fragen oder Abstimmungen können direkt in der Diskussion stattfinden und so jederzeit entsprechender Veranstaltung zugeordnet werden. Vergangene Events können bei Bedarf über einen Status geschlossen werden.

Jedes Modul hat seinen Zweck: Projektarbeit in Stackfields Räumen

Auch Projekte des Jugendreferats werden in Stackfield organisiert und abgewickelt, so zum Beispiel der Stand der ev. Jugend Köln und Region auf der diesjährigen Gamescom, der weltweit größten Messe für Computer- und Videospiele in Köln. Die verschiedenen Module des Raumes übernehmen dabei verschiedene Rollen: Das Schutzkonzept wird gemeinsam in den Diskussionen zusammengestellt, zu erledigende Aufgaben landen im Kanban-Board, der Schichtplan liegt in den Seiten und relevante Dokumente werden in der Dateiablage hinterlegt. Ehrenamtliche Mitglieder werden zusätzlich mit eingeschränkten Rechten als Gäste hinzugefügt und können so an der Projektorganisation direkt in Stackfield mitwirken. Drewes lobt: Mit Stackfield sind jetzt alle Informationen an einem Ort. […] Wir sind dankbar, Stackfield so nutzen zu können.