Mit Stackfield bewältigt der Europa-Park umfangreiche Kundenprojekte

Über den Europa-Park

Mit rund 5,8 Millionen Besuchern (Stand: 2019) ist der Europa-Park in Rust, Baden-Württemberg, der meistbesuchte Freizeitpark im deutschsprachigen Raum. Seit acht Generationen wird der Freizeit- und Themenpark von der Familie Mack betrieben und wurde von der US-Zeitschrift „Amusement Today“ bereits mehrmals zum besten Freizeitpark der Welt ausgezeichnet. Eine Vielzahl an Attraktionen, Erlebnishotels und Restaurants bietet Besuchern ein einzigartiges Erlebnis. Seit 2020 neu dabei sind nun auch die Attraktionen des Virtual Reality-Erlebniszentrums YULLBE. Mithilfe modernster Technologien können Erwachsene und Kinder hier individuelle Abenteuer in einer virtuellen Welt erleben. YULLBE wurde von Michael Mack, einem der Geschäftsführer des Europa-Parks, persönlich initiiert und möchte einen neuen Maßstab für VR-Erlebnisse setzen.

Marcus Ernst arbeitet seit etwas mehr als vier Jahren beim Europa-Park, davon drei Jahre bei der neu gegründeten Mack NeXT. Als Designabteilung des Europa-Parks wurde die Mack NeXT vor einigen Jahren aufgrund zunehmender externer Aufträge zu einer eigenen GMBH & Co KG ausgegründet und ist jetzt international als Designer und Berater für innovatives Themenpark-Design, Media-Based Entertainment und Media Content vertreten. Marcus Ernst arbeitet hier in einem kleinen Projektteam als Projektmanager für die Entwicklung der YULLBE-Produkte und war eine der ersten Personen, die Stackfield nutzen durften.

Warum Stackfield?

Gerade nach der Neugründung der Mack NeXT hatte man dort mit den vielen verschiedenen Insellösungen zu kämpfen, die über die Jahre eingesetzt wurden. „Slack, ToDoList, Wunderlist, Google Feeds, Trello Boards… Es waren wirklich unzählige und das sind jetzt nur die ersten Tools, die mir einfallen“, so Marcus Ernst. Man wünschte sich eine globale Lösung mit denen die zahlreichen Externenprojekte und Auftragsarbeiten im Team abgewickelt und für unterschiedliche Benutzergruppen, intern wie extern, zugänglich gemacht werden konnten. Zusätzlich wollte man mehr Transparenz gegenüber der Geschäftsleitung schaffen, so dass Informationen, wie der Status eines Projekts, mit einem Blick eingesehen werden können. In Stackfield als All-In-One-Lösung wurde der Europa-Park schlussendlich fündig. Marcus Ernst erzählt: „Das geht tatsächlich auf einen direkten Kontakt mit unserem CEO Michael Mack zurück. Ich war in diese Gespräche nicht involviert, aber ich weiß, dass Michael Mack von dem Tool Stackfield und seinen Lösungen sehr angetan war.“ Ausschlaggebend war für Michael Mack dabei unter anderem die Möglichkeit, DSGVO-konform auf eigenen Servern zu hosten.

Erste Schritte im Team

Nachdem sich die Geschäftsführung für Stackfield entschieden hatte, fing man bei der Mack NeXT an, das Tool projektbasiert in kleinen Teams einzusetzen. „Wir haben in einer Pilotphase angefangen die ersten Projekte mit Stackfield abzudecken. Alle internen Projektbeteiligten wurden zu den jeweiligen Räumen eingeladen und das Ganze wurde dann von Projekt zu Projekt ausgeweitet, erst einmal nur beschränkt auf die Mack NeXT und dann auch über die Mack NeXT hinaus in andere Abteilungen des Europa-Parks.“ Die jeweiligen Verantwortlichen der Projekte, so auch Marcus Ernst, wurden als Erstes mit Stackfield vertraut gemacht und konnten anschließend alle Projektbeteiligten miteinweisen. Nach ersten Projektversuchen auf der Plattform fingen die Teams an, auch externe Nutzer mit eingeschränkten Rechten direkt auf Stackfield in die Projekte einzubinden. Mittlerweile ist das gang und gäbe bei der Mack NeXT.

Heute wird Stackfield global bei der Mack NeXT für das Projektmanagement und in vielen anderen Abteilungen des Europa-Parks, wie der Social Media Abteilung und der Digital Research Abteilung, eingesetzt.

Zentrale Verwaltung von Projekten

Indem Stackfield der Mack NeXT ermöglicht hatte von vielen verschiedenen Tools auf eine globale Lösung zu wechseln, über die die gesamte Projektarbeit abgewickelt werden kann, konnte die Projektarbeit um ein Vielfaches vereinfacht werden. „Ich manage mittlerweile meine sämtlichen Projekte mit Stackfield. Diese konzentrieren sich stark auf den Projektbereich YULLBE und die Weiterentwicklung dieser Sparte von Attraktionen. Ich handle so zum Beispiel den weiteren Entwicklungs-Workflow oder unseren Jour fixe in den einzelnen Projektteams, aber auch große externe Kundenprojekte, wie für das Miniatur Wunderland“, erzählt Marcus Ernst. Mithilfe von YULLBE kann das Miniatur Wunderland in Hamburg, bekannt für die größte Modelleisenbahn der Welt, heute ein Virtual-Reality-Erlebnis der besonderen Art anbieten: Die Besucher können das Wunderland jetzt selbst als Modellfigur im Maßstab 1:87 besuchen.

Auch Externe werden direkt in die Projekträume auf Stackfield integriert und erhalten je nach Projekt und Rolle individuelle Berechtigungen: von alleinigem Lesen der Inhalte bis zu Admin-Rechten im Raum. Marcus Ernst geht dabei bei jedem Projekt nach einem bestimmten Schema vor: „Wenn ich ein neues Projekt bekomme, lege ich zuerst einen Projektraum an und füge dann die internen Projektbeteiligten hinzu, die schon einen Stackfield-Account haben. Dann bereite ich den Raum vor, aktiviere die Module, die ich brauche und deaktiviere die, die ich nicht brauche. Im Rahmen des Kick-offs mit dem Kunden stelle ich zum Schluss das Tool vor.“ Mit den Projektportfolios verschafft sich Marcus Ernst als Projektmanager vieler Projekte einen zusätzlichen Überblick. „Die gesamte Projektkoordination können wir schon sehr gut über Stackfield abbilden. Das sehen wir gerade am Beispiel Miniatur Wunderland oder dem zurückliegenden Aurea Award – eine Veranstaltung, die wir jetzt im fünften Jahr produziert haben und bei der wir viel mit externen Agenturen arbeiten.“ Projekte in einem eigenen Raum in einem einzigen Tool zusammenfassen zu können war für Marcus Ernst ein großer Fortschritt.

Transparenz gegenüber der Geschäftsleitung

Mithilfe von Stackfield sollten der Geschäftsführung mehr Einblicke in die tägliche Arbeit der Projektteams gewährt werden. Diese Transparenz konnte man bei der Mack NeXT durch die All-In-One-Lösung erzielen. „Es müssen nicht mehr aus zig verschiedenen Datenbanken Informationen zusammengesucht werden, zum Beispiel der Status eines Projekts, ein Update oder ein bestimmter Bericht. Stattdessen können Vorgesetzte und die Geschäftsführung in ein Projekt reinschauen und mit einem Blick sehen wie der aktuelle Status ist, woran gerade gearbeitet wird, was fertig gestellt wurde und was wem zur Abnahme zugeordnet ist.“ In relevanten Projekten ist die Geschäftsführung teilweise auch direkt im Raum enthalten. So können Freigaben durch die Geschäftsleitung ganz zentral im Raum abgebildet werden.

Weniger ist mehr: Meine Woche und Kanban im Vordergrund

Vor allem in Stackfields Grundfunktionen sieht Marcus Ernst viel Potential. Das Dashboard Meine Woche gehört für Ernst fest zu seinem Arbeitsalltag und unterstützt ihn in seiner persönlichen Organisation. „Stackfield ist mit Outlook das zweite Programm, das ich morgens öffne und bleibt auch den ganzen Tag offen. Als Erstes schaue ich in Meine Woche. Ich bin sehr konsequent und gebe jedem einzelnen Task und Subtask eine Fälligkeit und eine Zuweisung. Ich habe all meine To-Do-Listen komplett in Stackfield übertragen und richte meinen Tag nach dem Feature Meine Woche aus, das heißt, ich schaue, was heute fällig ist und welche Aufgaben ich mir anschauen muss. Danach gehe ich in die einzelnen Räume, in die einzelnen Projekte und arbeite die Aufgaben ab.“ Das Kanban-Board ist für das Team eine große Hilfe und verschafft einen schnellen Überblick.

Bis auf eine extra Spalte für den Jour fixe, nimmt Marcus Ernst im Raum kaum Modifikationen vor. „Wir halten uns sehr an euren Standard, der funktioniert sehr gut für uns.“

Marcus Ernst spricht eine Empfehlung aus

„Ich glaube, es braucht immer ein bisschen bis man ein neues Tool in einem Unternehmen eingeführt hat, ob das jetzt ein kleines oder ein großes Unternehmen ist. Aber bei Stackfield, so kann ich aus meiner Erfahrung berichten, ging es deutlich schneller als bei der Einführung anderer Tools. Es ist einfach das zugänglichere Tool und der Nutzen ist schneller erkennbar. Wir nutzen mit Sicherheit noch nicht alle Funktionen, da ist bestimmt noch Verbesserungspotential, aber alles revolutionieren zu wollen war gar nicht unbedingt der Anspruch an das Tool. Es sind die ganz kleinen Dinge, die das Projektmanagement jeden Tag ein bisschen einfacher machen.“