Über die Evangelische Kirche der Pfalz
Als eine von 20 Landeskirchen und als Mitglied der Konferenz der Kirchen am Rhein spielt die Evangelische Kirche der Pfalz eine entscheidende Rolle für die Evangelische Kirche in Deutschland. Die unierte Kirche hat (Stand 2023) rund 460.000 Gemeindemitglieder in 390 Kirchengemeinden mit Hauptsitz in Speyer.
Felix Kirschbacher hat vor zwei Jahren die Leitung der Kommunikationsarbeit der Evangelischen Kirche der Pfalz übernommen. Das Team „Kommunikation & Presse“, damals nur aus fünf Leuten bestehend, ist dabei „Ansprechpartner für alle, die etwas über Kirche wissen möchten“.
Felix Kirschbacher – Leitung des Teams „Kommunikation & Presse“ der Evangelischen Kirche der Pfalz
Pre-Stackfield
Felix Kirschbachers Team hat in der Evangelischen Kirche der Pfalz zwei Hauptfunktionen: die Steuerung der Pressearbeit sowie die Organisation von großen Projekten und Veranstaltungen. Da vor Stackfield weder für das eine noch für das andere ein ideales Tool im Einsatz war, griff man hauptsächlich auf E-Mails als Hauptkommunikationsmittel zurück und das blieb nicht ohne negative Folgen. Er erzählt: „Wir haben mit E-Mails und mit Dokumentenablage auf dem Server gearbeitet und das war mühsam. Gerade die interne E-Mail-Kommunikation, finde ich, ist hochgradig problematisch. Vor allem, wenn man keine klaren Regeln vereinbart hat, was zum Beispiel BCC- und CC-Regeln angeht.“
Auch Themen wie synchrones Arbeiten und Versionsverläufe waren schwer zu bewältigen: „Man musste mühsam Dateien umbenennen und hoffen, dass niemand gleichzeitig an ihr rumwerkelt und man später drei Mal die Version 4 hat.“ Zu dem Zeitpunkt war dem Team außerdem klar, dass sich die Größe in den nächsten zwei Jahren mehr als verdoppeln oder sogar verdreifachen würde. Spätestens dann wäre ein entsprechendes Projektmanagement-Tool auf jeden Fall von Nöten.
Stackfield überzeugt als entspannter Verhandlungspartner
Auf der Suche nach einem entsprechenden Tool schaute sich Felix Kirschbacher bei verschiedenen Anbietern um, doch entweder mangelte es im Funktionsumfang oder in der Usability. „Wir hatten eine kurze Slack-Testphase. Da war die Hälfte des Teams angetan und die andere Hälfte hat gar nicht reingefunden. […] Man muss bei Slack schon geübter Anwender sein.“ Auch mit Meistertask hatte es das Team eine Weile versucht, doch für die Abbildung größerer und komplexerer Projekte, die oft sogar über ein bis zwei Jahre andauerten, war das Tool nicht geeignet. Stackfield dagegen hatte Felix Kirschbacher zuvor schon in einem anderen Kontext genutzt und dachte sich, das Tool könnte hier möglicherweise eine gute Lösung sein.
„Was Stackfield definitiv für uns erleichtert hat: Wenn ich eine Aufgabe anlege und Unteraufgaben hinzufüge, dann wurden die Unteraufgaben in Meistertask automatisch der Person zugewiesen, der auch die Aufgabe zugewiesen war. In Stackfield – das finde ich großartig – kann ich jede einzelne Unteraufgabe einer anderen Person zuweisen mit unterschiedlichen Fristen und das ist genau die Form von feingliedrigen Einstellungen, die wir gebraucht haben.“
Da die Evangelische Kirche in Deutschland ein eigenes Datenschutzgesetz, das DSG-EKD, hat, was „im Grunde wie eine etwas schärfere Version der DSGVO“ ist, war Felix Kirschbacher völlig klar, dass das Tool in Deutschland gehostet werden musste. „Wünschenswert war auch, dass es in Deutschland entwickelt war, weil man sich dann keine Sorgen um einen Umzug auf US-Amerikanische Server machen musste.“ Ein weiterer Pluspunkt: Stackfields Verschlüsselung, denn gerade bei größeren Projekten war wichtig, auf welchem Weg Daten ausgetauscht wurden.
Besonders zufrieden erzählt er von ersten Vertragsangelegenheiten mit Stackfield: „Das ist in der langen Liste der positiven Erfahrungen mit Stackfield eine der sehr sehr positiven: Ich weiß, dass wir mit vielen anderen Anbietern verhandeln, mit Newslettern, Versandtools, CRM-Anbietern und einigen anderen Software-Anbietern. Es geht, und das teilweise mehrere Monate, mit Microsoft mittlerweile Jahre, um eine Unterwerfung unter unser eigenes Datenschutzrecht. Das ist nie eine vollständige Unterwerfung, sondern es geht im Grunde genommen um einen zentralen Paragrafen. Bei Stackfield allerdings war das eine Angelegenheit von zwölf Stunden. Stackfield hat den Auftragsverarbeitungsannex innerhalb eines Tages unterschrieben, das war überhaupt kein Problem. Da merkt man auch, welches Gewicht Datenschutz bei Stackfield hat.“
Stackfield punktet in Sachen Usability
Als die Wahl schlussendlich auf Stackfield fiel, zögerte Felix Kirschbacher nicht lange, sondern legte einfach mal darauf los. „Wir sind ein sehr kreatives und chaotisches Team und haben uns keinen klassischen Onboarding-Prozess überlegt. Die Early Adopter im Team haben sich auf Stackfield gestürzt und zwei Wochen lang ausgetestet, was geht und was nicht, also erst mal einen Testraum aufgebaut und dann wild hin und her geschrieben, gepostet und angelegt.“
Anschließend wurden auch die restlichen Mitarbeiter hinzugeholt, kurz die Grundlagen erklärt und dann wurde ganz einfach „learning-by-doing“ praktiziert, also genauso wie die ersten Nutzer einfach mal anfangen und ausprobieren. Dass Stackfields Benutzeroberfläche in Felix Kirschbachers Augen besonders intuitiv ist, hat den Einstieg dabei um einiges erleichtert. „Man hat das Gefühl, Stackfield zu benutzen, ist gar nicht schwer. Das hängt auch damit zusammen, dass man den kompletten Funktionsumfang nicht direkt sieht und davon dementsprechend auch nicht erschlagen wird. […] Letztens habe ich entdeckt, dass man für Aufgabenkarten eigene Felder mit anbieten kann. Super Geschichte, hab ich bis dahin nicht gebraucht, aber das ist das Tolle: Weil ich es nicht gebraucht habe, ist es mir auch nicht aufgefallen.“
Wenn das Team doch mal nicht weiterkommt, wird einfach auf Stackfields Website im Learning Center nachgelesen oder im Notfall der Support kontaktiert. „Da kriegt man teilweise sehr schnelle Antworten zurück und auch immer zielführende. Ich hab auch das Gefühl, dass die Dinge, die wir an langfristig noch wünschenswerten Weiterentwicklungen anbringen, gut abgelegt werden und bei ein, zwei Geschichten haben wir auch schon gemerkt, dass die umgesetzt wurden.“
Umfangreiche Projekte zusammengefasst in Stackfields Projekträumen
Anfangs wurde nur mit normalen Räumen gearbeitet, doch immer öfter kam es in der Kommunikationsarbeit zu umfangreichen Projekten und Veranstaltungen. Stackfield hilft jetzt dabei, den Überblick über Workload, Fortschritt und relevante Daten zu behalten, sei es bei der Überarbeitung der landeskirchlichen Website, der Planung bundesweiter Tauffeste, dem Verteilen von Öffentlichkeitsarbeitsmaterial oder beim Organisieren einer Begegnung zwischen Kirchenpräsidentin und Medienvertretenden in Ludwigshafens Suppenküche.
„Die Projekträume helfen einerseits, was den Zeitplan angeht und zusätzlich hat es was Motivierendes, wenn man sieht, wie die Zahl der unerledigten Aufgaben stetig sinkt und gleichzeitig die Zahl der erledigten Aufgaben im Pie Chart steigt.“
Das wohl größte Projekt, mit dem sich das Team momentan beschäftigt, ist das „Mitgliederkommunikationsprojekt“, das zusammen mit einer anderen Landeskirche aus Hessen und Nassau bearbeitet wird. Felix Kirschbacher hat hierfür 20 zusätzliche Nutzer auf Stackfield gebucht und diese als Mitglieder zu den einzelnen Projekträumen hinzugefügt. Die Rolle Mitglied war dabei bewusst gewählt, um vollen Nutzungsumfang zu gewähren.
In den Projekträumen konzentriert sich die Arbeit insbesondere auf die Kanban-Boards. In den Räumen, in denen zusätzliche Partner involviert sind, werden projektrelevante Termine im Kalender gemanagt. „Das ist leichter, als sich zig Kalender freizugeben.“ Gerade jetzt, wo auch das Team an Mitgliedern gewinnt, wird außerdem von dem Modul Diskussionen Gebrauch gemacht. „Wir kommen nicht mehr dazu, uns alle regelmäßig zwischen Tür und Angel zu besprechen, das muss deutlich geplanter ablaufen. Da merke ich: Gerade sachliche Diskussionen sind hier perfekt untergebracht.“
Um mehrere Projekte gleichzeitig zu monitoren, nutzt Felix Kirschbacher zusätzlich die Projektportfolios. Diese liefern ihm auf einen Blick alle wichtigen Informationen zu jedem relevanten Projekt und können so ganz einfach in Relation zueinander gestellt werden.
Wege der Kommunikation: Chat und Telefonie
Umzugsbedingt befinden sich vor allem momentan zahlreiche Kollegen im Homeoffice. Die Chatfunktion wird gerade deswegen besonders exzessiv genutzt, seien es die Direkten Nachrichten oder die Kommentarbereiche im Raum. „Die Kommentarfunktion erleichtert die Kommunikation enorm, weil man das Objekt, um das es geht, sofort zur Hand hat. Das ist ein großer Vorteil.“ Zur Folge hat das vor allem eine Reduzierung des E-Mail-Verkehrs, und das auf ein Minimum. Vor der Nutzung Stackfields erhielt Felix Kirschbacher rund 50-60 interne E-Mails am Tag, jetzt sind interne E-Mails kaum noch vorhanden.
Auch die Telefonie könnte jetzt interessant werden. Felix Kirschbacher ist neugierig und kann sich viele Szenarien für den Einsatz vorstellen. „Gerade diese Zweiergespräche, die zum Beispiel in der Teeküche stattfinden, sind im Homeoffice schwer zu realisieren. Das ist dann noch mal was anderes, ob ich in Zoom einen Termin für irgendein Meeting mache oder schnell einen Videocall starte, einfach so zwischendurch, um ein paar Infos zu besprechen oder vielleicht echt um einen Tee oder einen Kaffee zu trinken. Da bin ich gespannt, ob die Telefonie dann nicht tatsächlich genutzt wird.“
Synchrones Arbeiten in Word-Dokumenten
Im synchronen Arbeiten hat sich Stackfield für die Landeskirche besonders bewährt, denn gerade in der Redaktionsplanung müssen nicht selten verschiedene Individuen an demselben Dokument arbeiten.
Die gesamte Redaktionsplanung der Evangelischen Kirche der Pfalz wird über Stackfield abgewickelt, von Social Media über Website bis zu Pressemeldungen. Wenn nun eine solche Pressemeldung erstellt wird, so wird zunächst eines der vielen vom Team angelegten Dummies für den entsprechenden Meldungstypen ausgewählt und dupliziert und dann in einem Word-Dokument die entsprechende Meldung zusammengebaut. Die erste Version wird anschließend in Stackfield hochgeladen.
Um nun ein Überschreiben der Inhalte zu vermeiden, wird in dem Dokument ab diesem Zeitpunkt nur noch über die „Lokal Bearbeiten“-Funktion in Stackfield gearbeitet. Während der Bearbeitung wird die Datei ganz automatisch als „In lokaler Bearbeitung“ markiert und alle anderen Raummitglieder sehen, dass das Dokument gerade geöffnet ist und modifiziert wird. Sobald die Bearbeitung beendet und die Datei aktualisiert wird, verschwindet das Label wieder. „Das ist eine ordentliche Weiterentwicklung zu unserer vorherigen Variante“, lobt Felix Kirschbacher, denn zuvor wurden Dokumente wahllos bearbeitet und sogar per E-Mail versendet. An einen Versionsverlauf war also gar nicht zu denken.
Stackfield als „roter Faden“ durch den Arbeitsalltag
Stackfield ist in der Presse- und Kommunikationsarbeit mittlerweile fest in den Arbeitsalltag integriert und die Desktop App bleibt den ganzen Tag über geöffnet. Felix Kirschbacher erzählt: „Morgens öffne ich zuerst Stackfield, weil ich dort sehe, ob jemand aus dem Team krank ist oder ich irgendwas Wichtiges verpasst habe. Wir haben eine Referatsgruppe, wo die Diskussion nicht dauerhaft ernsthaft ist und es ist immer ganz nett, mit dem Kaffee erst mal da reinzuschauen. Ich habe mittlerweile auch meine eigenen Aufgaben in Stackfield und schaue danach einfach, was der Tag so bringt, bevor ich meine E-Mails lese. Da merke ich: Stackfield ist zusammen mit meinem Kalender der rote Faden durch den Tag.“
Pläne für die Zukunft
Für die Zukunft ist Felix Kirschbacher fest motiviert, das Tool an den gesamten Landeskirchenrat, der obersten Behörde der Landeskirche mit knapp 150 Mitarbeitenden, zu bringen. „Ich wäre sehr glücklich, da wir es alleine für das interne Kommunikationsklima gut gebrauchen könnten und wir tatsächlich immer wieder feststellen, dass wir Probleme haben, die, denke ich, jede größere Institution hat. Unternehmen sind da oft ein bisschen schneller und adaptiver unterwegs. Ich glaube, dass Stackfield auch in der Kirche viel leichter machen kann.“