Interkommunale Zusammenarbeit in hessischen Behörden mit Stackfield

Über die Stadt Gießen

Gießen ist Universitätsstadt in Mittelhessen und die siebtgrößte Stadt des Landes. Zusammen mit fünf anderen hessischen Kommunen treibt Gießen die digitale Transformation im Rahmen der Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) „Digitale Kommune@Hessen“ voran.

Mit dabei ist Hendrik Schaus, er brennt für innovative Denkweisen, agile Arbeitsmethoden und einen intensiven interkommunalen Austausch. Seit sechs Jahren ist er Leiter der Stabstelle „Organisationsentwicklung & digitale Strategie“ in der Stadt Gießen und engagiert sich in zahlreichen Zukunftsprojekten und Smart-City-Themen.

Die Stadt Gießen nutzt Stackfield seit knapp vier Jahren behördenintern sowie in der IKZ mit anderen Kommunen. 120 Einzelpersonen arbeiten in Stackfield digital zusammen und gestalten so ihr Arbeitsumfeld effizienter.

Die Ausgangslage

Die Zusammenarbeit, Kommunikation und Projektorganisation vor Stackfield erfolgten nach herkömmlichen Mustern. Die Vielzahl an Projekten verlangte der Kommune viel teaminterne und teamübergreifende Kommunikation ab. Dafür kamen vor allem E-Mails und Word-Dokumente zum Einsatz. So konnten zwar Fortschritte erzielt werden, doch der Überblick über den Projektfortschritt und die aktuelle Arbeitsverteilung gestaltete sich nur mühsam.

Noch dringender brauchte es eine Lösung in der Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) mit den anderen Kommunen. Die Zusammenarbeit an verschiedenen Förderprojekten des Landes Hessen war ohne einen zentralen Kollaborationsort schwierig, denn die Beteiligten waren auf verschiedene Orte verteilt und konnten sich nur schwer persönlich abstimmen.

Warum Stackfield?

Für Hendrik Schaus und seine Kollegen kristallisierten sich drei übergreifende Anforderungen heraus. Das Tool sollte…

1. einfach zu bedienen und möglichst leicht einzuführen sein,
2. ein umfangreiches Funktionsangebot aus verschiedenen Bereichen vereinen und
3. den strengen Vorschriften im Datenschutz- und Datensicherheitsbereich gerecht werden, denen die Stadt Gießen als Behörde unterliegt.

Stackfield ist „ziemlich selbsterklärend“, so Schaus, und bietet den notwendigen All-in-One-Charakter, den man sich in Gießen wünschte. Kommunikation und Kollaboration inklusive der Verwaltung von Aufgaben, Dateien, Dokumenten und Terminen kann in einem Tool stattfinden und bleibt dabei gebündelt und transparent für alle Beteiligten. Hauptargument für Stackfield war am Ende jedoch der Sicherheitsaspekt. Stackfield überzeugte als deutsches, DSGVO-konformes und ISO-zertifiziertes Tool mit höchsten Anforderungen im Datenschutzbereich und das wird zunehmend relevant.

Einführung Stackfields in der Behörde

Nachdem die Entscheidung auf Stackfield gefallen war, wurde Stackfield zunächst nur in der Stabstelle unter Hendrik Schaus eingeführt. „Wir haben einfach alles ausprobiert und dann nach und nach mehr Menschen dazugeholt. Das war alles sehr entspannt“, erzählt Schaus. Kommen heute neue Leute hinzu, steht eine zentrale Administration für Fragen zur Verfügung. Zusätzlich teilt Schaus ein von Stackfield bereitgestelltes Webinar-Video mit den neuen Nutzern. „Das funktioniert alles ziemlich reibungslos“, lobt er.

Interkommunale Zusammenarbeit: Förderprojekt „Total Digital“

Die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) zur Entlastung von Verwaltungsmitarbeitenden, ein Digital Transfer Forum zur Vermittlung von Wissen und andere Teilprojekte, Events und Methoden mit dem Ziel der Ende-zu-Ende-Digitalisierung: Das Förderprojekt „Total Digital“ der IKZ „Digitale Kommune@Hessen“ lief zwei Jahre und wurde vom Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation mit 2,18 Mio. Euro gefördert. Stackfield hat dabei eine zentrale Rolle in der erfolgreichen und interkommunalen Kollaboration und Kommunikation übernommen.

„Total Digital“: Stichwort Kollaboration

Die Steuerung des Förderprojekts „Total Digital“ der IKZ erfolgte unter Einsatz der agilen OKR-Methode (Objectives und Key Results). Für jeden dreiwöchigen OKR-Sprint wurde hierfür ein separater Arbeitsraum in Stackfield eingerichtet. Anschließend wurden im Aufgabenmodul des Raumes Midterm Goals (mittelfristige Ziele), Objectives (langfristige Ziele) sowie später Key Results (Schlüsselergebnisse) des Sprints dokumentiert und gebündelt und den Teammitgliedern in Form von Aufgabenkarten zur direkten Bearbeitung zugewiesen. Das zugehörige Kanban-Board ließ sich dabei flexibel an individuelle Anforderungen anpassen. So wurde beispielsweise in anderen Förderprojekten wie dem Projekt „Open Smart City“ („Mit Open Government, Open Data und Open Source die intelligente Stadt von morgen gestalten“) die Spalten des Boards umbenannt und Aufgaben und Meilensteine zusätzlich in einem Gantt-Diagramm visualisiert. Die Kombination aus benutzerdefiniertem Aufgabenboard und Gantt-Diagramm lieferte so jederzeit einen Überblick über den aktuellen Projektfortschritt und eventuelle Engpässe.

Auch die anderen Module und Elementtypen des Stackfield-Raumes werden im Rahmen der Förderprojekte intensiv eingesetzt. Im Kalender werden sämtliche relevanten Termine wie Jour Fixes, Sprechstunden sowie Abwesenheiten der Beteiligten aus den verschiedenen Kommunen dokumentiert. Meeting-Protokolle werden als Seiten (Textdokumente innerhalb von Stackfield) erfasst und mit Checklisten versehen, sodass offene Punkte im Folge-Meeting direkt ersichtlich sind. Für Terminabstimmungen und andere Entscheidungsprozesse kommen zudem die Umfragen des Raumes zum Einsatz. „Stackfield optimiert die gemeinsame Arbeitsumgebung enorm und man spart sich viel Sucherei“, lobt Hendrik Schaus.

Externe in Förderprojekte einbinden

Auch externe Beteiligte werden regelmäßig in die Förderprojekte eingebunden. Stackfield bietet hierfür flexible Möglichkeiten je nach Bedarf und Projektdauer. Die Kommunen haben so individuell entschieden, in welchem Umfang Zugriff auf Projektdaten erfolgen soll:

• Langfristig Mitwirkende erhalten vollständige Zugriffsrechte und werden als vollwertige Mitglieder in relevante Räume aufgenommen.
• Kurzfristige Unterstützer werden mit eingeschränkten Rechten als „Gäste“ hinzugefügt und erhalten nur Zugriff auf ausgewählte Inhalte und Funktionen.
• Teilnehmende, die ausschließlich für einzelne Meetings benötigt werden, werden nicht in die Stackfield-Organisation aufgenommen, sondern lediglich per E-Mail zu den jeweiligen Terminen eingeladen.

„Total Digital“: Stichwort Kommunikation

Auch die reine Kommunikation zwischen den Kommunen lässt sich in Stackfield reibungslos abbilden. Privat- und Gruppenchats können nach Belieben angelegt und Informationen themenbezogen ausgetauscht werden. Hendrik Schaus erzählt: „Die Chats sind total hilfreich, weil man immer mit- und nachlesen kann. Im reinen E-Mail-Verkehr geht das nicht. In Stackfield bleibt die Kommunikation gebündelt – das ist ein echter Mehrwert“.

Die einzelnen Räume bieten zusätzliche Kommunikationsmöglichkeiten: Jedes Element, etwa eine Aufgabe, verfügt über einen eigenen Kommentarbereich und im Kommunikationsstream werden alle Aktivitäten im Raum automatisch dokumentiert, und Nachrichten lassen sich direkt raumbezogen versenden. Ob Direktnachricht oder Raum-Kommentar – jede Nachricht kann kommentiert, Fragen beantwortet und Erinnerungen hinterlegt werden. Auch das Taggen anderer Nutzer ist problemlos möglich. „Für das tägliche Arbeiten – perfekt“, so Schaus.

Austausch mit dem Lenkungsausschuss

Für übergeordnete Entscheidungen und Fördermittelmanagement ist auch der Lenkungsausschuss der Förderprojekte in den entsprechenden Räumen eingebunden. Sie sehen so den aktuellen Stand und beide Seiten können Rückfragen stellen. „Alles, was sonst per E-Mail laufen würde, geht einfach in Stackfield“, erzählt Hendrik Schaus. Für Themen, die spezifisch den Lenkungsausschuss betreffen, gibt es einen extra Raum. Die Projektleiter können so auch Aufgaben an den Lenkungsausschuss verteilen und der Lenkungsausschuss kann eigene Themen händeln wie z. B. monatliche Meetings, Finanzcontrolling und Retrospektiven.

Kollaborationstools: Die richtige Auswahl treffen

Anderen Interessierten empfiehlt Hendrik Schaus ein strukturiertes Vorgehen bei der Einführung eines Tools wie Stackfield. Der erste Schritt: Eine bewusste Entscheidung treffen. „Man sollte sich klar fragen: Warum möchte ich ein solches Tool einführen und wobei soll es konkret unterstützen?“, so Schaus. Nur wer Motivation, Zweck und erwarteten Nutzen definiert, kann auch das volle Potenzial ausschöpfen.

Ebenso wichtig sind klare Spielregeln von Beginn an. Damit das Tool tatsächlich im Alltag genutzt wird, braucht es verbindliche Rahmenbedingungen. In der Stabstelle unter Schaus bedeutet das: Die gesamte projektbezogene Kommunikation läuft über Stackfield in den entsprechenden Räumen.

Zum Schluss geht es an die Toolauswahl. Für Schaus fiel die Entscheidung eindeutig aus: Stackfield. „Stackfield ist sehr einfach in der Handhabung und hat einen sehr guten Support. Fragen werden unglaublich schnell beantwortet“, hebt Schaus hervor. Auch im Bereich Datenschutz und Sicherheit sei das Tool führend und bündelt alle Funktionen, die in der (interkommunalen) Zusammenarbeit entscheidend sind. Schaus resümiert: „Das ist eine ganz andere Art der Zusammenarbeit, auch interkommunal“.