GKDS: Datenschutz- und Informationssicherheitsberatung für Kommunen

Über die GKDS

Die Gesellschaft für kommunalen Datenschutz mbH, kurz GKDS, wurde im März 2018 als Tochter der AKDB, der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern, gegründet. Als Beratungsunternehmen für Kommunen bietet die GKDS Dienstleistungen in den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit an, wie die Umsetzung der DSGVO bzw. die Unterstützung bei der Erstellung von Informationssicherheitskonzepten oder das Bereitstellen externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter. Die GKDS ermöglicht Kommunen damit, komplexe Prozesse sicher zu navigieren.

Stackfield als Insider-Tipp zu Gründungszeiten der GKDS

Auf Stackfield wurde Regina Reitenhardt, Geschäftsführerin der GKDS, im Jahr 2018, kurz nach der Gründung des Beratungsunternehmens, von einem Mitgesellschafter der GKDS aufmerksam gemacht. Dieser empfahl ihr Stackfield für die Kunden-Zusammenarbeit einzusetzen und „die Kunden-Verwaltung so auf solide, strukturierte Beine [zu] stellen“. Da Stackfields Benutzeroberfläche Regina Reitenhardt auf erstem Blick zusagte und Stackfield zusätzlich vielverheißende Datenschutzstandards versprach, entschied sie sich dem Tool eine Chance zu geben.

Personenbezogene Daten DSGVO-konform verarbeiten

In der Europäischen Union ist der Umgang mit personenbezogenen Daten durch die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, streng reguliert. Da die GKDS als Beratungsfirma täglich mit Kundendaten arbeitet und sich das Ziel gesetzt hatte, diese in Stackfield zu verarbeiten, war das Unternehmen auf die DSGVO-Konformität Stackfields angewiesen. Stackfield übertraf die Erwartungen hierbei. Neben den Vorgaben der DSGVO wie einer Datenverarbeitung auf EU-Servern, überzeugte Stackfield unter anderem mit ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren, echter Ende-zu-Ende Verschlüsselung und optionalen Security Features wie einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Regina Reitenhardt bekräftigt: „Gerade als eine auf Datenschutz spezialisierte Firma wollen und können wir uns nichts anderes erlauben.“

Die Kundenverwaltung als Sprungbrett für den Einstieg in Stackfield

Nachdem die Entscheidung auf Stackfield gefallen war, entschied sich Regina Reitenhardt direkt mit der Kundenkollaboration in Stackfield durchzustarten und sich auf diesem Weg in der praktischen Anwendung an Stackfields Funktionen und Benutzeroberfläche zu gewöhnen.

Für die Zusammenarbeit mit den Kommunen sollte zunächst jeder Kunde einen eigenen Arbeitsbereich erhalten, einen sogenannten Raum in Stackfield. Da die Datenschutzanforderungen für jeden Kunden gleich bleiben, erstellte man zusätzlich eine Art „Blaupause“. In einem separaten Raum sollten die Anforderungen hier als Aufgaben abgelegt, mit allen relevanten Informationen gefüllt und so später in die Kundenräume kopiert werden. Stackfields Aufgabenkarten boten dabei eine Reihe an Möglichkeiten Informationen für die Kunden benutzerdefiniert abzulegen und zu strukturieren. Details können in der Beschreibung gesammelt werden, Dokumente werden an die Aufgabe angehängt und besonders hilfreich: In Checklisten mit Unteraufgaben werden die einzelnen Arbeitsschritte aufgelistet und können so step-by-step von den Kunden abgearbeitet und abgehakt werden.

Transparente Kollaboration in Stackfield: Kunden als Gäste in Arbeitsbereichen

Der größte Vorteil Stackfields für die Kundenkollaboration: Der Kunde ist Teil des Arbeitsbereiches und kann zentral mit beratenden Einheiten zusammenarbeiten und kommunizieren. Um den Kunden in der Stackfield-Organisation der GKDS nur eingeschränkte Benutzerrechte zu gewähren, werden sie der Organisation und dem entsprechenden Raum mit der Rolle Gast hinzugefügt.

Die Gast-Rolle gewährt dem Kunden alle revelanten Funktionalitäten innerhalb der Räume sowie relevante Kommunikationskanäle. Alle anderen nicht-relevanten Funktionen der Organisation wie das Archiv, die raumübergreifenden Berichte oder die Einstellungen der Organisation werden Gästen dagegen verwehrt.

So kann das Team der GKDS ganz klar zwischen internen und externen Nutzern unterscheiden und Rechte in der Stackfield-Organisation entsprechend einschränken.

Transparente Abarbeitung von Arbeitspaketen und Dokumentation für die Zukunft

Da die GKDS als auch deren Kunden die Chatfunktionen im Raum besonders intensiv nutzen, ist ein Großteil der Kommunikation für alle Raummitglieder sichtbar. Für die Zukunft bleiben kommunizierte Informationen dokumentiert und können jederzeit nachgehalten werden. Ist die Zusammenarbeit mit einem Kunden abgeschlossen, so wird der entsprechende Raum archiviert und verschwindet so aus der Übersicht der aktiven Kundenräume in der Seitenleiste. Das Archiv bietet dabei den Vorteil Räume im Hintergrund trotzdem noch zugriffsbereit zu halten. Bei Bedarf kann das Archiv über die globale Suche aufgerufen und auf bestimmte Räume durchsucht werden. Martina Moser, stellvertretende Managerin bei der GKDS, erklärt: „Wir können jederzeit nachweisen, wann wir mit dem Kunden zusammengearbeitet haben. Damit sind die Kunden und auch wir sehr zufrieden.“

Pläne für die Zukunft: die interne Verwaltung in Stackfield

Für die Zukunft sollen auch Prozesse aus der internen Verwaltung sukzessive hinzugenommen und ein Teil der Arbeit in Stackfield werden. So befinden sich verschiedene Marketing-Prozesse gerade in der Pilotphase und auch das CRM soll in naher Zukunft datenschutzkonform in Stackfield stattfinden. Regina Reitenhardt ist zuversichtlich, dass Stackfield bald in allen Bereichen der GKDS Alltag sein wird.