Über die HKS Dreh-Antriebe GmbH
Seit über 50 Jahren beweist sich die HKS Dreh-Antriebe GmbH als einer der international führenden Hersteller von hydraulischen Drehantrieben und Schwenkmotoren. Von drei verschiedenen deutschen Standorten aus werden unter dem Motto „Wir drehen die Welt“ Antriebe für Maschinen-, Fahrzeug-, und Schiffsbau entwickelt und produziert.
Julia Göb ist seit vier Jahren bei HKS tätig und erzählt, wie Stackfield vor circa einem Jahr den Weg in die Marketing-Abteilung gefunden hat.
Reiner E-Mail-Verkehr und ohne passendes Kollaborationstool
Vor Stackfield wurde im Team primär per E-Mail kommuniziert, um den ständigen Wechsel zwischen Büro und Remote zu umgehen. Das Problem dabei? Projekte nachzuvollziehen, war so gut wie unmöglich, denn das E-Mail-Postfach lieferte kaum Überblick über aktuellen Stand, Zuständigkeiten, das letzte Meetingprotokoll und mögliche Engpässe. Zwar versuchte man die genannten Probleme einige Zeit mit einem anderen Tool zu lösen, doch auch das ohne Erfolg, denn man wollte sich im Team nicht so recht daran gewöhnen. Göb erinnert sich: „Die Oberfläche war nicht besonders nutzerfreundlich und intuitiv. Der Aufbau war nicht logisch.“
Stackfield als intuitivere Lösung mit ausgeklügelter Kanban-Funktionalität
Nachdem der Erfolg eher ausblieb, machte man sich schnell Gedanken um eine bessere Lösung. Da Göbs Chef Stackfield bereits in der Zusammenarbeit mit der Social-Media-Agentur nutzte, schlug er das Tool ohne langes Zögern als Alternative vor.
Stackfield stellte sich dabei nicht nur als intuitiver heraus, sondern bot wohldurchdachte Kanban-Boards. In einem Raster werden Aufgaben hier in Form von Karten visualisiert. Jede Aufgabenkarte bildet Aufgabentitel, zugewiesene Personen, Labels zur nähren Kategorisierung und andere Hinweise ab. So sind die wichtigsten Informationen auf einem Blick ersichtlich. Mit Stackfields Kanban-Board sollten so der langerhoffte „Projektfluss“ abgebildet und Zusammenhänge sichtbar gemacht werden.
Einführung Stackfields bei HKS
Um Stackfield einsatzbereit für alle Teammitglieder zu machen, legte Göbs Chef zunächst Themengebiete fest, unter denen Stackfield gegliedert werden sollte. Anschließend wurden Göb und ihre Kollegen hinzugefügt und konnten selbst mit dem Tool herumexperimentieren. Anstatt auf umfangreiche Planungen setzte die Marketing-Abteilung der HKS hier auf „Learning by Doing“. Göb erinnert sich: „Wir haben vom ersten Tag an mit Stackfield gearbeitet.“
Marketing-Themen in Stackfield: PR, Sponsoring, Podcast und mehr
Stackfield wird von der Marketing-Abteilung der HKS heute flächendeckend eingesetzt.
Um Beiträge gemeinsam abzustimmen und zu formulieren (seien es interne News für die Mitarbeiterapp oder Fachbeiträge für PR und Medien), werden die Aufgabenkarten im Kanban-Board eingesetzt. Jeder neue Beitrag bekommt eine Aufgabe zugewiesen. Texte werden anschließend in der Aufgabe abgelegt, Bildmaterialien an die Aufgabe angehängt und auch die den entsprechenden Beitrag betreffende Kommunikation kann direkt in der Aufgabe stattfinden. Göb und ihr Team legen dabei viel Wert darauf, nur relevante Informationen in der Aufgabe zu hinterlegen.
Über Unteraufgaben innerhalb der Aufgabe können zusätzliche To-do- und Freigabe-Listen erstellt werden. Abgehakte Unteraufgaben werden dabei ausgeblendet, sodass schnell ersichtlich ist, welche Arbeitsschritte und Freigaben noch ausstehen. Pressematerialien für die PR werden außerdem im Dateienmodul des Raumes abgelegt, sodass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf entsprechende Materialien haben.
Auch Spendenprojekte bzw. Spendenempfänger werden in einem eigenen Raum dokumentiert. Jeder Spendenempfänger bekommt dabei eine eigene Aufgabe, der Titel trägt den Unternehmensnamen, zusätzliche Informationen (Ansprechpartner, Links, Spendengröße etc.) stehen in der Beschreibung und wichtige Dateien, z. B. Spendenquittungen, werden an die Aufgabe angehängt. Alle Spendenprojekte sind so detailliert dokumentiert und stehen für Artikel und andere Zwecke jederzeit zur Verfügung.
In einem separaten Raum findet Göbs eigenes Projekt statt: der interne Podcast für die HKS-Belegschaft, für den sie regelmäßig Folgen mit Personen des Unternehmens aufnimmt. Mit Stackfields Hilfe koordiniert Göb ihre Gäste, sammelt Ideen und Themen und plant ihre Folgen. Sie kann so sicherstellen, nie den Überblick zu verlieren und weiß jederzeit, welche Gäste sie bereits eingeladen hat und welche Themen schon besprochen wurden.
Die Koordinierung von Beiträgen, Spendenprojekte und Göbs Podcast sind nur einige der vielen Marketing-Themen, die heute in Stackfield verwaltet und bearbeitet werden: Marketing-Budgets, Nachhaltigkeitsthemen, Employer Branding und Merchandising – Stackfield unterstützt in zahlreichen Bereichen.
„Dank Stackfields intuitiver Benutzeroberfläche kann heute jeder im Team schnell an die entsprechenden Informationen oder Anweisungen kommen.“
Stackfield als „Gedächtnis“ der Marketing-Abteilung
Bevor Stackfield in der HKS Dreh-Antriebe GmbH eingesetzt wurde, mussten Informationen oft aus einer Kombination von E-Mails und Excel-Tabellen zusammengesucht werden und das war vor allem zeitaufwendig. Mit Stackfield als zentraler Übersicht spart man sich in der Marketing-Abteilung jetzt nicht nur eine Menge Zeit. Alle Informationen sind zusätzlich sauber aufbereitet für das ganze Team digital aufrufbar.
Fällt heute ein Teammitglied aus, können Kollegen in Stackfield direkt an die entsprechende Arbeit anknüpfen. Der aktuelle Stand muss nicht mehr mühsam in Erfahrung gebracht werden und kann einfach in Stackfield abgelesen werden. Wichtige Dateien stehen für die Kollegen zur Verfügung und ausstehende Arbeitsschritte sind in den Unteraufgabenlisten dokumentiert.
Auch für Nachfolger kann das praktisch sein. Müsste Göb so zum Beispiel irgendwann ihren Podcast weiterreichen, könnte sie die entsprechende Person dem Podcast-Raum hinzufügen.
„Wenn man eine neue Stelle angeht und nur die alten E-Mails des Vorgängers hat, bringt das einem nicht besonders viel. Es fehlen die Zusammenhänge und Überlegungen. Stackfield finde ich hier toll. Ich weiß, dass wenn jemand meine Arbeit übernehmen muss, alle relevanten Informationen bereitliegen.“
Ein weiterer Vorteil Stackfields: Informationen über bestimmte Vorgänge bleiben auch für die Zukunft in Stackfield aufrufbar. Das kommt Göb und ihren Kollegen insbesondere in der Messen-Planung zugunsten. Die ÖGA Fachmesse in der Schweiz, die E&H Construction and Building in Dänemark und die INTERMAT 2024 in Frankreich: Die HKS Dreh-Antriebe GmbH nimmt regelmäßig an internationalen Fachmessen teil. Eigene Stände, Anreisen und andere organisatorische Problemstellungen müssen dabei jedes Mal aufs Neue von der Marketing-Abteilung gehändelt werden. Das organisierende Team kann die vielen Aufgaben, die bei einer Messe regelmäßig anfallen, heute ganz einfach aus vergangenen Monaten übernehmen, denn abgehakte Projekte bleiben in Stackfield erhalten und können auch in Zukunft wieder aufgerufen werden.
„Stackfield ist wie ein Gehirn, das alles speichert. Wir machen so viel weniger Fehler.“
Stackfield statt E-Mails: Zentral an einem Ort im Team kommunizieren
Die Team-Kommunikation muss dank Stackfield heute bei HKS nicht mehr ausschließlich per E-Mail stattfinden. Stackfield bietet zahlreiche andere Kommunikationswege: von Privatchats über Gruppenchats zu Kommentarbereichen in Aufgaben, Dateien und mehr. Der Chatverlauf ist dabei jederzeit ersichtlich und auf alte Nachrichten kann ohne großes Suchen rückreferenziert werden. Emoji-Reaktionen, GIFs und Sticker erlauben zusätzlich WhatsApp-ähnliche Interaktionen. Göb lobt: „Meine E-Mails haben seit Stackfield unglaublich abgenommen.“
Mit der Social-Media-Agentur in Stackfield kollaborieren
Für die Koordination der Social-Media-Kanäle, z. B. Instagram, setzt die HKS-Marketing-Abteilung eine Social-Media-Agentur ein. Die Besonderheit hierbei: Auch die Agentur nutzt Stackfield und kollaboriert mit ihren Kunden zentral im Tool. Jeder Kunde bekommt dabei seinen eigenen Raum in der Stackfield-Organisation der Agentur. In dem Raum können anschließend gemeinsame Ideensammlungen und Feedbackgespräche stattfinden. So schafft Stackfield eine Schnittstelle für gemeinsame Interaktionen.
Das Tolle hierbei: Auch wenn sich Göb in der Organisation der Agentur befindet, werden Ihr Nachrichten aus der eigenen HKS-Organisation in der Seitenleiste angezeigt. Ein kleines Icon zeigt zusätzlich, ob neue Aktivitäten in der anderen Organisation stattgefunden haben.
Mit Stackfield auf dem neusten Stand
Abschließend ist sich Göb vor allem bei einer Sache sicher: Stackfield ist eine große Unterstützung im Alltag und sie möchte unbedingt mehr über die verschiedenen Einsatzbereiche Stackfields erfahren.
„Dank Stackfield sind wir immer up to date. Jeder im Team weiß genau, woran die anderen arbeiten. Zwischen jetzt und der Zeit vor Stackfield liegen wirklich Welten.“