St. Josefs-Hospital: Alltagsarbeit innovativ meistern mit Stackfield

Über das St. Josefs-Hospital Wiesbaden

Das St. Josefs-Hospital Wiesbaden, kurz JoHo, ist ein christlich orientiertes, katholisches Akutkrankenhaus in der hessischen Landeshauptstadt Wiesbaden. Gegründet im Jahr 1876 zählt das Hospital heute zwölf medizinische Fachabteilung und rund 500 Betten (Stand 2021). Als erstes Krankenhaus Deutschlands mit einer DIN EN ISO 9001-Zertifizierung und mit modernsten Technologien ausgestattet, demonstriert das St. Josefs-Hospital Wiesbaden täglich sein Streben nach Innovation und Fortschritt. Stackfield unterstützt das JoHo heute im Prozess der kontinuierlichen Verbesserung.

Outlook-Fähnchen und Protokolle in OneNote: So sah die Arbeit im JoHo vor Stackfield aus

OneNote für die Protokollierung und als eine Art Tagebuchersatz, und Outlook für Kommunikation und Projektarbeit. Arne Evers, seit fast 20 Jahren im St. Josefs-Hospital tätig, heute als Pflegedirektor des JoHo-Verbundes, ist froh, dass diese Zeiten vorbei sind: „Gerade wenn man im Team länger an demselben Thema arbeitet, wird es mit Outlook schnell problematisch. Dann sammeln sich lauter E-Mails und man muss mit diesen unpraktischen Outlook-Fähnchen arbeiten“, so Herr Evers.

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Ausschlaggebend dafür am Ende doch ein digitales Tool einzuführen, war jedoch nicht nur Outlook, sondern vor allem der Bedarf an eine Projektmanagement-Software. Arne Evers erzählt: „Wir haben einen Strategie- und Entwicklungsprozess namens ‚JoHo 2030‘. Darin steht eine Vielzahl an Projekten, lassen Sie es mal 300 Projekte sein. All diese Projekte sollen gemanaged werden und von den verantwortlichen Personen nachgehalten werden können und die wollen nicht jeden Tag ein Buch durchblättern.“ Mit einer Projektmanagement-Software erhoffte man sich daher nicht nur Teamleitern, sondern auch der Geschäftsführung möglichst einfach und schnell einen Einblick in laufende Projekte inklusive aktuellem Stand und eventuellen Engpässen zu gewähren.

Datenschutz und Preis-Leistung: Stackfield überzeugt mit einem stimmigen Gesamtpaket

In einer Projektgruppe zusammen mit seinem Kollegen Thomas Gorniok, IT-Leiter im JoHo, und seiner Kollegin Angela Tausendpfund aus der Strategischen Projekt- und Unternehmensentwicklung machte sich Arne Evers 2022 auf die Suche nach einer passenden Software. Über Google wurden verschiedene Tools miteinander verglichen bzgl. Preis und Funktionenumfang. Stackfield hob sich dabei nicht nur preislich hervor, sondern überraschte das Team auch in Sachen Datenschutz. Arne Evers erklärt: „Die Software hat uns einfach gefallen. Sie ist deutsch, was vieles einfacher macht und alle Server stehen in Deutschland. Bei monday wäre das, auch finanziell, eine andere Hausnummer gewesen.“

Das JoHo entschied sich damit schnell für Stackfield, stellte Stackfield im Hospital vor und leitete Schulungen für alle Abteilungsleitungen ein. Heute wird Stackfield intern in vielen verschiedenen Abteilungen des Krankenhauses angeboten und alle, die möchten, erhalten auf Anfrage eine kleine Schulung und eine Lizenz.

Projektarbeit in anderen Dimensionen: In Stackfield wird jedes Projekt unabhängig von Umfang und Komplexität schnell überschaubar

Kleine Projekte des St. Josefs-Hospitals erhalten in Stackfield eine eigene Aufgabe. In der Aufgabenkarte können die einzelnen Arbeitsschritte so mithilfe von Unteraufgaben abgebildet werden, der Kommentarbereich erlaubt zusätzlich eine detailreiche Verlaufsdokumentation.

Für komplexere Projekte wird ein eigener Raum zur Verfügung gestellt, sodass mithilfe der verschiedenen Module und Funktionen jedes Detail überwacht werden kann. Gerade für Projekte, die größere Teams benötigen, eignet sich der Stackfield-Raum dabei als separater, projektbezogener Arbeitsbereich. Arne Evers erzählt von dem komplexen Projekt der Implementierung der digitalen Fieberkurve, das so mit Stackfield gemanaged wird: „Im Krankenhaus müssen die Vitalzeichen irgendwo aufgeschrieben werden und das geht auch digital. Damit das implementiert werden kann, ist allerdings eine Vielzahl an Gesprächen und Veränderungen oder auch Investitionen notwendig. [...] Stackfield hat hier den Vorteil, dass ich mein Team zum Beispiel über Probleme informieren und nach Lösungsansätzen fragen kann ohne wieder zig E-Mail-Verteiler aufzumachen.“ Auch in der Umsetzung der Vorgaben für das „Krankenhauszukunftsgesetz“ und in der Hinarbeit auf die „Pflegeattraktiv“-Zertifizierung steht Stackfield dem JoHo treu zur Seite.

In der Seitenleiste werden alle Räume in Raumgruppen, u.a. „JoHo 2030“, „Pflegedienstleitung“ und „Qualitäts- und Risikomanagement“, sortiert, so dass der Zugriff ohne langes Suchen erfolgen kann. Häufig genutzte Räume werden zusätzlich als Favoriten in der Seitenleiste fixiert. Für Arne Evers sind das sein persönlicher Raum, der Raum mit seinen Kollegen vor Ort und der Raum mit seinen Kollegen aus den Verbundskliniken. Wird ein Raum nicht mehr gebraucht, wird er zum Schluss von der verantwortlichen Person archiviert. Die Raumgruppen, die Favoriten und das Archiv unterstützen so vor allem die PDL (Pflegedienstleitung) und andere Teamleiter dabei, den Überblick über eine Vielzahl an Projekten zu behalten.

E-Mail-Bewerbungen als Aufgaben in Stackfield: So kann Bewerbermanagement in Stackfield funktionieren

Mithilfe Stackfields E-Mail-Integration werden im St. Josefs-Hospital Wiesbaden alle Bewerbungen des Pflegedienstes automatisch nach Stackfield weitergeleitet und im Raum „Bewerbungen“ in Form von Aufgaben angelegt. Jede Aufgabe wird anschließend den verantwortlichen Teammitgliedern zugewiesen und je nach Status zwischen den von der HR-Abteilung selbst-definierten Kanban-Spalten hin- und hergeschoben: „Zu erledigen“ für alle zu kontaktierenden Bewerber, „VT terminiert“, wenn ein Vorstellungstermin feststeht, „Hospitation terminiert“, wenn ein Termin für den Probearbeitstag ausgemacht wurde, „Rückmeldung ausstehend“, wenn die Zusage noch erwartet wird oder beispielsweise Dokumente nachgereicht werden müssen und „Erledigt“ für abgeschlossene Bewerbungen. So behalten alle im Team jederzeit den Überblick und keine Bewerbung wird übersehen oder vergessen.

Die Aufgabenkarte enthält dabei alle für die Bewerbung relevanten Informationen. Der Inhalt der E-Mail steht in der Aufgaben-Beschreibung, an die E-Mail angehängte Dokumente wie der Lebenslauf werden zusammen mit dem Protokoll des Vorstellungsgespräches an die Aufgabe angehängt und im Kommentarbereich wird akribisch „Tagebuch“ geführt, z.B. mit Kommentaren wie „telefonisch nicht erreicht“. Arne Evers ist dabei so überzeugt von Stackfields Nutzen, dass er sich seinen Alltag nicht mehr ohne vorstellen möchte.

„Die Transparenz ist Gold wert.“

Auch die Transparenz innerhalb des Teams als auch Teamleitern und der Geschäftsführung gegenüber, die Stackfield so selbstverständlich bereitstellt, ist für das JoHo „Gold wert“. Statt über Wochen hinweg E-Mails hin- und herzuverschicken, kann ein Thema so mit wenigen Klicks in Stackfield reingestellt werden und die Arbeit zentral für alle sichtbar direkt in der Aufgabe erfolgen. Angefordertes Feedback kann zum Schluss über Abnahmen, Erwähnungen oder andere Wege erfolgen und ohne Probleme nachgehalten werden. „Es wird nicht nur ein Frage-Antwort-Dialog abgebildet, sondern eine transparente Bereitstellung von Informationen“, lobt Thomas Gorniok. „Und Transparenz kann auf mehreren Wegen seinen Nutzen bringen.“

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Abschließende Worte: Kunden-Feedback und Kontinuierliche Verbesserung bei Stackfield

Egal ob umfangreiches Projektmanagement oder alltägliche Kleinarbeiten: Arne Evers weiß, dass alle Aufgaben im JoHo mit Stackfield transparent abgebildet und bewältigt werden können und lobt Stackfields Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung.