Über das Hessische Krebsregister
Als klinisch-epidemiologisches Krebsregister erfasst das Hessische Krebsregister jegliche Daten zu hessischen Krebsfällen und onkologischen Behandlungen und kümmert sich dabei um Auswertung und Bereitstellung der Daten, insbesondere im Sinne der Forschung. Arbeitsgrundlage ist hierfür das Hessische Krebsregistergesetz. Demnach sind alle hessischen Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, entsprechende Behandlungsinformationen an das Krebsregister weiterzuleiten. Bestehend aus drei Registerteilen (der Vertrauensstelle, der Landesauswertungsstelle und der Abrechnungsstelle) ist das Hessische Krebsregister an zwei öffentliche Institutionen des Landes aufgehangen: der Landesärztekammer Hessen und dem Hessischen Landesamt für Gesundheit und Pflege.
Ohne digitale Unterstützung: Dezentrale Informationenablage und reger E-Mail-Verkehr
Bevor Stackfield im Hessischen Krebsregister Anklang fand, hatte man sich noch ohne Kollaborationstool um einen regelmäßigen Austausch und mehr Insights in die Arbeiten anderer bemüht. Man verließ sich hauptsächlich auf die „alt-bekannten Möglichkeiten“: Konferenzen, meist in Präsenz, zeitaufwendig und planungsintensiv, und E-Mails, über welche Protokolle und andere Informationen ausgetauscht werden konnten. „Nicht so gut organisiert, nicht so gut strukturiert, nicht an einer Stelle dokumentiert“, erinnert sich Martin Rapp, Organisatorischer Leiter der Vertrauensstelle.
Martin Rapp – Organisatorischer Leiter der Vertrauensstelle des Hessischen Krebsregisters
Gerade in großen „interdisziplinären“ Teams müssen Informationen jedoch regelmäßig ausgetauscht und diskutiert werden und das mitunter kurzfristig und ortsunabhängig. „In der Krebsregistrierung braucht man neben medizinischen Fachkenntnissen, Expertise in der Statistik, Informatik und Datenanalyse. Ein effektiver Austausch ist wichtig, um Daten aus verschiedensten Quellen zu standardisieren und harmonisieren, bevor sie für Auswertungen zur Verfügung stehen.“
Da eine derartige Kommunikationsbündelung ohne digitales Tool jedoch größtenteils ausblieb, fing das Hessische Krebsregister um 2016/17 an, sich nach einer Unterstützung umzuschauen, die helfen sollte, die vielen Prozesse der Registerteile miteinander zu verbinden und den Austausch zu zentralisieren.
„Wir haben gemerkt: Wir brauchen Unterstützung. Das schaffen wir nicht mehr nur mit Wortmitteln. Die wichtigen Informationen sind in zu vielen Köpfen und liegen eigentlich nirgendwo zentral und digital vor.“
Echte Datensicherheit und Hosting in Deutschland
Da auf der Seite des Krebsregisters besonders viele Anforderungen an ein Tool standen, erstellte man einen umfangreichen Anforderungskatalog, auf dessen Grundlage die Recherchen laufen sollten. Als Teil einer Körperschaft des öffentlichen Rechts war die Vertrauensstelle des Hessischen Krebsregisters dabei gezwungen, verschiedene vergleichbare Angebote einzuholen und ein Auswahlverfahren durchzuführen. Stackfield konnte sich hierbei schnell als Sieger hervortun. Der Datenschutz war dabei „ein Punkt für sich“ und für das Unternehmen besonders ausschlaggebend.
„Projekte und Kommunikation verwalten – das können viele Tools. Aber ein Punkt, der bei Stackfield sofort herausgestochen ist, war der Datenschutz. Wir haben festgestellt, dass Stackfield in Deutschland gehostet wird, der deutsche Raum wird nicht verlassen. Zudem sind Sicherheitsmechanismen, die den Datenzugriff und die Verschlüsselung in Stackfield ermöglichen, sehr gut gelöst.“
Vorteile vermitteln mithilfe von Power-Usern
Als Stackfield schließlich im Unternehmen eingeführt wurde, konzentrierte sich Martin Rapp vor allem auf sein Team: Die Teammitglieder sollten früh über alle Pläne informiert werden und die Vorteile Stackfields kennen und nachvollziehen können. „Uns war es wichtig, in der Anfangsphase keinen abzuhängen.“ Aus diesem Grund setze er gezielt sogenannte ‚Power-User‘ ein, also speziell geschulte Teammitglieder, die sich besonders intensiv mit Stackfield auseinandersetzen sollten.
Da davor schon eine Art Wiki-Software im Register eingesetzt wurde, um Prozesse und Arbeitsschritte zu dokumentieren, hatte Martin Rapp außerdem den Vorteil, nicht ganz von vorne anfangen zu müssen. Die Inhalte fungierten vorerst als Grundlage und wurden nach und nach ausgebaut und um projektspezifische Räume erweitert.
Kollaboration über Unternehmensgrenzen hinaus: Teilinstitutionen und Register anderer Bundesländer
Gerade die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Registerteilen stellte sich vor Stackfield oft als umständlich heraus: Für gemeinsame Aufgaben gab es keinen gemeinsamen digitalen Workspace, es existierte kein fixer Kommunikationskanal und Arbeitsschritte waren nirgendwo dokumentiert. Stackfield löste daher gleich mehrere Probleme, allen voran dem einer Schnittstelle. Martin Rapp berichtet: „Wir haben die Möglichkeit, den Dialog über die Unternehmensgrenzen zwischen dem einen Registerteil, der bei der Landesärztekammer Hessen angesiedelt ist, mit den anderen zwei Registerteilen, die beim Hessischen Landesamt für Gesundheit und Pflege angebunden sind, herzustellen.“
Insbesondere auch die Kollaboration mit Registern anderer Bundesländer erfordert eine genaue Abstimmung und detailreiche Dokumentation. So nutzen mehrere Register verschiedener Bundesländer beispielsweise dasselbe Tumordokumentationssystem, welches gemeinsam weiterentwickelt und gewartet werden muss. Hier profitieren gleich mehrere Register von Stackfield: Martin Rapp fügt die Verantwortlichen der anderen Register mit vollen Mitgliederrechten zur Stackfield-Organisation des Hessischen Krebsregisters hinzu und weist sie bestimmten Teams zu. Die Teams werden anschließend zu den entsprechenden Projekten bzw. Räumen hinzugefügt.
Damit Martin Rapp dabei den Überblick nicht verliert, strukturiert er seine Seitenleiste zusätzlich mit wohldefinierten Raumgruppen. Alle seiner über 100 Räume werden in verschiedene Gruppen z.B. „Externe Abstimmung“ einsortiert. So kann Martin Rapp mit wenigen Klicks und ohne langes Suchen in den richtigen Raum navigieren.
Flexibel bleiben und komplexe, wiederkehrende Projekte für die Zukunft dokumentieren
Gerade bei wiederkehrenden Prozessen lässt sich mit den richtigen Tricks oft eine Menge Zeit sparen. Dass in Stackfield keine Information verloren geht, hat sich Martin Rapp hierbei zunutze gemacht.
Jeder wiederkehrende Prozess bekommt seinen eigenen Raum. Ist ein Prozess abgeschlossen, wird der Raum archiviert, sodass er in der Seitenleiste zwar ausgeblendet, über die „Globale Suche“ jedoch jederzeit aufgerufen werden kann. So lässt sich zum Beispiel beim gemeinsamem Erarbeiten eines Berichtes der entsprechende Vorjahresbericht überprüfen und hilfreiche Informationen können schnell zusammengetragen und als Grundlage verwendet werden. Solch wiederkehrende Prozesse lassen sich in Aufgaben nebst Unteraufgaben sehr gut abbilden. Martin Rapp stellt damit sicher, dass er „den Faden nicht verliert und die Konsistenz über die Jahre beibehält“.
Die Mobile App für zwischendurch
Neben Stackfields Desktop App bzw. Web Version freut sich Martin Rapp besonders über die Mobile App. Sei es eine Nachricht an den Kollegen schicken, die heutigen Termine nachschlagen oder mal kurz eine Aufgabe abhaken: Die Stackfield Mobile App unterstützt die Teams in den kleinen Dingen.
„Die Mobile App habe ich zu schätzen gelernt. Wichtige Informationen schnell an der Hand zu haben – im wahrsten Sinne des Wortes – und auf Informationen schnell reagieren zu können. Die App reicht vom Funktionsumfang an vielen Stellen völlig aus.“
Räume unterschiedlich aufbauen: Module je nach Anwendungsfall
Je nach Prozess werden oft andere Funktionalitäten benötigt. Nicht immer braucht es einen Raum mit vollem Umfang, denn das kann schnell überfordernd werden und wirkt produktiver Teamarbeit entgegen. Aus diesem Grund werden Stackfields Module im Hessischen Krebsregister verschieden intensiv eingesetzt.
„Ich habe mich schon sehr an das System gewöhnt. Die Möglichkeiten, die ich habe, nutze ich zu einem großen Umfang.“
Das sind Martin Rapps Favoriten im Raum:
- Die Aufgaben werden besonders „exzessiv“ eingesetzt und sind laut Martin Rapp wahrscheinlich die Funktion, aus der er den größte Nutzen zieht.
- Der Kalender hilft bei der Vorbereitung und Planung von Teamsitzungen und Meetings. Der gemeinsame Aufbau der Agenda im Team und die Diskussion von Dokumenten im Anhang: Der Termin enthält meist alle Informationen, die für das Meeting von Relevanz sind. Zudem können Sachverhalte vor dem Termin perfekt von allen Teilnehmern eingesehen werden und man geht somit vorbereitet in die Meetings.
- Im Modul Dateien werden viele Daten abgelegt. Das ist besonders für komplexe Prozesse und Prozessschritte wichtig.
Transparent arbeiten: Informationen bleiben für das Team jederzeit zugriffsbereit
Ist kein digitales Tool wie Stackfield im Einsatz, stellen spontan ausfallende Kollegen oft ein größeres Hindernis dar. „Inselinformationen auf dem Rechner“, so Martin Rapp, oder Unterlagen im Aktenschrank: Die Schwelle an die Informationen zu gelangen ist hoch, Arbeitsprozesse stagnieren und das hat oft kritische Folgen für abhängige Aufgaben und Projekte.
Martin Rapp ist daher froh, jetzt mit Stackfield zu arbeiten. „Aufgaben können schnell übergeben oder auch im Team bei Bedarf übernommen werden. [...] Diese Flexibilität, die Möglichkeit alle Informationen schnell zur Verfügung zu stellen – das ist genial.“
Ein Tool, das funktioniert
Als ehemaliger Informatiker sieht Martin Rapp auch gerne mal die technischen Vorteile und weiß, dass andere Kollegen oft „mit einer Selbstverständlichkeit“ von einem vollfunktionalen Tool ausgehen. Er ist dagegen der Meinung, dass Stackfields Performanz ein Lob verdient: „Wirkliche Ausfälle haben wir bisher nicht feststellen können und kleine Probleme gibt es sehr selten. Dass man etwas benötigt, merkt man oft erst, wenn es nicht mehr da ist. Eben diese Erfahrung mussten wir bei Stackfield bisher nicht machen.“