Über das SG Schulverwaltung/Kultur im Landratsamt Landkreis Leipzig
Das Sachgebiet (SG) Schulverwaltung/Kultur ist am Liegenschafts- und Kultusamt des Landratsamts Landkreis Leipzig angesiedelt. Marco Wüste ist IT-Koordinator des SGs und organisiert und verwaltet sämtliche IT-Belange der zehn vom Landkreis getragenen Schulen: drei berufliche Schulzentren an sechs verschiedenen Standorten und sieben Förderschulen – jede mit unterschiedlichen Anforderungen.
Marco Wüste – IT-Koordinator im SG Schulverwaltung/Kultur
Die Ausgangslage
Als Marco Wüste vor acht Jahren seine Tätigkeit als IT-Koordinator im SG Schulverwaltung/Kultur aufnahm, gab es weder digitale Tools noch eine richtige IT-Betreuung für die zehn Schulen. Heute steht ihm ein engagiertes Team zur Seite, doch der Aufgabenbereich bleibt umfangreich: von der Planung und Beschaffung, der Inventarisierung der IT-Komponenten und Endgeräte über die Steuerung externer Dienstleister bis hin zur Abstimmung mit den Schulen selbst. Mit zunehmender Anzahl an IT-Systemen wachsen die Herausforderungen.
Vor Stackfield hatte das Team versucht, das Ganze via Outlook zu managen, doch die reine E-Mail-Kommunikation war in dem Umfang einfach nicht für die Aufgabenverwaltung geeignet, so Marco Wüste. „Wir haben schnell gemerkt, dass wir ein Tool brauchen, mit dem wir den täglichen Workload bewältigen können. Tausende Zettel vor der Tastatur, die am Ende verschwinden, waren für mich keine Option.“
Warum Stackfield?
Für das IT-Team war klar, eine digitale Lösung sollte cloudbasiert sein, denn nicht alle Personen sind immer im Büro tätig, sondern arbeiteten gelegentlich von zu Hause oder von den Schulen aus. Ein weiterer zentraler Aspekt war der Datenschutz. „Datensicherheit und Datenschutz haben insbesondere in der öffentlichen Verwaltung im schulischen Kontext höchste Priorität“, betont Marco Wüste.
Im Rahmen ihrer Recherche stießen Marco Wüste und seine Kollegen schnell auf Stackfield und waren nach einer 14-tägigen Testphase überzeugt. Stackfield war nicht nur in Sachen Datenschutz hervorragend aufgestellt, sondern bot ein hohes Maß an Flexibilität. In Stackfields Arbeitsbereichen, sogenannten Räumen, lassen sich Aufgaben sowohl in Listen und Boards als auch in Gantt-Diagrammen abbilden. Verschiedene Module können zudem hinzugefügt und priorisiert und Inhalte detailliert gruppiert und gefiltert werden. Marco Wüste lobt: „So habe ich das noch nirgends gesehen.“ Und auch die intuitive Benutzeroberfläche des Tools punktete im Team.
„Ich brauche keine dreiwöchige Administratorschulung, um das ganze Tool zu beherrschen. Das haben wir nach ein paar Tagen hinbekommen. So gab es das eigentlich nur bei Stackfield.“
Erste Schritte mit Stackfield
In den ersten Tagen mit Stackfield gingen Marco Wüste und Team vor allem nach dem Prinzip „Trial-and-Error“ vor. Die verschiedenen Funktionen wurden getestet und die Plattform weiter Schritt für Schritt erkundet. Anschließend widmete sich das Team den Räumen und baute eine möglichst präzise Struktur auf, um spätere Anpassungen auf ein Minimum zu reduzieren.
Zunächst wurden Raumgruppen für verschiedene Themengruppen eingerichtet, um die Räume in der Seitenleiste später entsprechend gruppieren zu können, so zum Beispiel die Raumgruppe „IT-Management“ für die Systembetreuung, Inventarisierung und Rechnungsverarbeitung. Anschließend wurden die einzelnen Räume erstellt und gezielt mit Inhalten gefüllt.
Anforderungen mit Stackfields Aufgabenvorlagen und Berichten verwalten
Für den First-Level-Support sind drei Kollegen in den Schulen stationiert und fangen die erste Welle an IT-Problemen ab, bevor diese an die zuständigen Dienstleister weitergeleitet werden. Neben Störungen und Fehlern werden auch Anforderungen übermittelt – zum Beispiel, wenn neue Geräte benötigt werden. Diese Anfragen können vor Ort in der Schule, per E-Mail oder telefonisch direkt an Marco Wüste und andere Personen im Büro gerichtet werden. Vor Stackfield wurden Aufgaben daher oft an verschiedenen Orten notiert und gerieten gelegentlich in Vergessenheit.
Darüber hinaus ist die Beschaffung neuer Geräte mit einer Vielzahl an zusätzlichen Aufgaben verbunden. Benötigt eine Schule zehn neue Laptops, müssen diese nicht nur geplant, ausgeschrieben, bestellt und geliefert, sondern auch inventarisiert, die Rechnung geprüft und abgelegt sowie die Endgeräte für die Nutzung vorbereitet werden. Dieser Aufgabenpool aus unterschiedlichen Schulen musste strukturiert an einem zentralen Ort abgelegt werden und „das war ein ganz klarer Fall für Stackfield“, so Marco Wüste.
Für die Beschaffung wurde zunächst eine eigene Raumgruppe angelegt. Anschließend erhielt jede der zehn Schulen einen eigenen Raum, in dem sämtliche Anforderungen als Aufgaben erfasst werden. Unabhängig davon, ob eine Anfrage mündlich oder per E-Mail eingeht – sie wird sofort im entsprechenden Raum dokumentiert, sodass keine Informationen verloren gehen.
Da sich die einzelnen Schritte bei der Anschaffung neuer Geräte häufig ähneln, setzt das IT-Team gezielt auf Aufgabenvorlagen. In einer Vorlage sind alle erforderlichen Schritte bereits als Unteraufgaben vordefiniert. Dadurch können neue Aufgaben direkt in einer strukturierten Form erstellt werden.
In den Räumen kann das Team jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand nachverfolgen. So weiß Marco Wüste mit einem Klick, was geliefert wurde, wo die Rechnung abgelegt wurde, und was inventarisiert ist, denn jeder Schritt wird detailliert in der Aufgabe dokumentiert und am Ende abgehakt. „Das erspart uns einfach viel Sucherei“, lobt er.
Für einen schnellen Überblick über offene Anforderungen der verschiedenen Schulen nutzt Marco Wüste außerdem die Berichte-Funktion in Stackfield. Hier kann er eine raumübergreifende Liste aller Aufgaben aus den unterschiedlichen Räumen mit dem Status „Zu erledigen“ abrufen. Die Liste kann er anschließend wie eine To-do-Liste Schritt für Schritt durchgehen und bearbeiten.
Ortsungebunden zusammenarbeiten: Chats, Räume und Mobile App
Die Zusammenarbeit mit den Kollegen an den Schulen und im Home-Office gestaltet sich mit Stackfield heute deutlich effizienter. Über Privat- und Gruppenchats und in den Räumen können Informationen schnell ausgetauscht, Aufgaben nachverfolgt und Prozesse koordiniert werden. „Durch Stackfield sind wir in der Aufgabenplanung auf jeden Fall besser organisiert“, lobt Marco Wüste. Besonders schätzt er die Mobile App, die es ihm ermöglicht, auch abseits des Schreibtischs produktiv zu bleiben. In Meetings kann er so bequem Aufgaben direkt in der App erfassen, ohne auf Stift und Papier angewiesen zu sein.
Halbautomatische Rechnungsverarbeitung mit Stackfields E-Mail-Integration
Vor der Einführung Stackfields im SG Schulverwaltung/Kultur wurden Rechnungen teils an Marco Wüste, teils an andere Kollegen und manchmal in Papierform übermittelt. „So entgehen einem irgendwann E-Mails und Informationen gehen verloren“, erklärt er.
Um dieses Problem zu lösen, setzte das Team auf Stackfields E-Mail-Integration. Marco Wüste richtete im Raum die E-Mail-Integration inklusive generierter Ziel-E-Mail-Adresse ein. Anschließend informierte er die Dienstleister und Lieferanten, sämtliche Rechnungen künftig an diese E-Mail-Adresse zu senden. Alle eingehenden Rechnungen werden damit automatisch als Aufgaben in dem speziell für die Rechnungsverarbeitung eingerichteten Raum erfasst. „So entsteht eine klare Pipeline“, erklärt er.
In dem Raum verfügt das Team jetzt über eine transparente Übersicht aller Rechnungen. Einmal wöchentlich werden die neu eingegangenen Rechnungen geprüft. Anhand der Aufgabenstatus ist dabei unmittelbar sichtbar, welche bereits erledigt sind und welche noch bearbeitet werden müssen. Sämtliche Dokumente werden außerdem direkt an die Aufgabe angehängt, sodass alle relevanten Informationen gebündelt bleiben.
„Früher musste ich Dokumente mühsam auf einem Fileserver ablegen und dann ging das Gesuche los. Heute habe ich es einfach. Ich kann in die Ordnerverwaltung im Raum gehen und finde sofort, was ich suche. Das ist ein Punkt, den ich nicht mehr missen möchte.“
Marco Wüste lobt an dieser Stelle auch die neue Kommentare-Funktion für PDFs. Diese ermöglicht es ihm, Rechnungen zu bearbeiten und zu kommentieren ohne das Dokument herunterladen und die Plattform verlassen zu müssen.
„Meine Woche“ als Favorit
Besonders überzeugt ist Marco Wüste vom Dashboard „Meine Woche“, das ihm täglich einen Überblick über anstehende Aufgaben und verpasste Aktivitäten liefert. „Die Meine-Woche-Übersicht ist wirklich ganz stark. So etwas habe ich bisher noch nirgends gesehen und das weiß ich sehr zu schätzen.“ Er betont: „Stackfield ist für uns unverzichtbar geworden.“