Effizienteres Marketing-Management für den Mildenberger Verlag

Über den Mildenberger Verlag

Seit 1948 verlegt der Mildenberger Verlag in Offenburg, Baden-Württemberg Schulbücher. Der Verlag präsentiert heute eine stetig wachsende Sammlung von über 1600 Einzeltiteln, mit Schwerpunkt im Grundschulbereich.

Oliver von Kobbe ist seit 2007 im Verlag tätig und hat dort, unter anderem als Abteilungsleiter, das Online-Marketing mitaufgebaut. Als treibende Kraft hinter der Stackfield-Einführung im Mildenberger Verlag, ist von Kobbe motiviert, seine und die Arbeit seiner Kolleginnen und Kollegen innovativer und effizienter zu gestalten.

Zunehmende Komplexität und Datenschutzrisiken durch Excel und Jira

Als von Kobbe vor fast 17 Jahren seine Stelle im Mildenberger Verlag antrat, sahen die Dinge anders aus als heute. Er erinnert sich an „jede Menge Papierberge auf dem Schreibtisch und in den Schränken, um sich zu organisieren“. Damals war das noch kein großes Problem, denn das Unternehmen war kleiner. Übersicht war gegeben und der Workload im Marketing war gut von einem kleinen Team zu managen.

Als der Verlag jedoch an Größe gewann und Prozesse komplexer wurden, sah man sich gezwungen verschiedene externe Tools einzusetzen. Projekte wurden mithilfe von Excel-Tabellen organisiert und per E-Mail mit externen Dienstleistern geteilt. Das resultierte jedoch oft nicht nur in endlosen E-Mail-Threads, sondern führte zu Duplikaten und unterschiedlichen Dateiversionen. Von Kobbe erzählt: „Gelegentlich wussten die Beteiligten nicht sicher, welche Excel-Liste die aktuelle ist. Man hat teilweise mit verschiedenen Ständen gearbeitet und es ist unübersichtlicher und komplizierter geworden, sich über verschiedene Themen auszutauschen.“

Einige Zeit versuchte das Unternehmen daher, die Projekte visuell mit Lucidchart zu strukturieren, um die Excel-Tabellen zu unterstützen und nahm später auch Jira für umfassenderes Projektmanagement hinzu. Obwohl man im Verlag eigentlich zufrieden mit Jira war, machten Datenschutzrichtlinien dem Unternehmen hier jedoch schlussendlich einen Strich durch die Rechnung.

Stackfield überzeugt mit hohen Datenschutzstandards, Benutzerfreundlichkeit und fairen Preisen

Nachdem Jira Anfang 2021 aus Datenschutzgründen als Kollaborationstool ausschied, wurde Oliver von Kobbe auf eine Empfehlung einer Kollegin hin auf Stackfield aufmerksam, welche von Stackfield als sicherem, deutschen Kollaborationstool gelesen hatte. Da Stackfield aus Datenschutzsicht überzeugte, zögerte von Kobbe nicht lange und machte sich mit Stackfields Funktionen vertraut.

Allem voran gefiel ihm dabei die einheitliche, klare und übersichtliche Benutzeroberfläche Stackfields. Im Vergleich zu Jira war Stackfield „nicht mit zu viel Schnickschnack“ ausgestattet und er war sicher, er könne seine Kolleginnen und Kollegen von einer effektiven Nutzung überzeugen. Stackfield war sicher, intuitiv und günstig und so stand die Entscheidung schnell fest.

Jeder neue Nutzende bekam einen Link zu Stackfields Learning Center und eine persönliche Einführung. Da die Vorteile des Tools auch für das Kollegium schnell ersichtlich waren, stellte die Einführung kein großes Problem dar und die Eingewöhnung an das neue Tool ging schnell vonstatten.

Ohne Probleme mit Externen zusammenarbeiten

Stackfield unterstützt den Mildenberger Verlag heute unter anderem in der Weiterentwicklung des Onlineshops. In einem Stackfield-Raum findet die gesamte Kollaboration und Kommunikation rund um das Projekt statt. Soll zum Beispiel ein Blick-ins-Buch im Shop implementiert werden, wird dazu eine neue Aufgabe im Kanban Board des Raumes angelegt.

Neue Aufgaben landen in der Spalte „Vorüberlegung“. Alle hier abgelegten Aufgaben werden geprüft und für den externen Programmierer vorbereitet, zum Beispiel bezüglich Zeitrahmen und technischer Realisierung. Anschließend wandert die Aufgabe in die nächste Spalte „Zu erledigen“. Diese enthält alle durch den Programmierer zu realisierenden Unteraufgaben. Jede der Aufgaben wird mithilfe benutzerdefinierter Labels mit einer Priorität versehen. Im weiteren Verlauf wechselt die Aufgabe über die Spalten „In Bearbeitung“ und „Zur Prüfung“ in die Spalte „Abgenommen und kann live gehen“. Schließlich wird sie nach der Finalisierung in „Erledigt“ endgültig zur Dokumentation abgelegt.

Im Kommentarbereich der Aufgabe kann der Programmierer jederzeit Fragen stellen und Screenshots mit dem Team teilen. Die Aufgabe enthält damit die gesamte Kommunikation für das zu implementierende Feature. Stackfields Funktionen ermöglichen dem Mildenberger-Team so eine übersichtliche, nachhaltbare und transparente Kollaboration, auch mit externen Personen.

Aufwendige Marketing-Prozesse werden in Stackfield einfach und übersichtlich dargestellt

Für den Mildenberger Verlag ist Stackfield ein wertvoller Begleiter geworden. „Fast alle Marketing-Aktionen werden in Stackfield geplant, angelegt, durchgeführt und dokumentiert“, erzählt von Kobbe und stellt fünf der zahlreichen Prozesse vor:

• Die Erfolgsmessung externer Werbung per Print und Newsletter wird über Stackfield geplant, vorbereitet und dokumentiert.
• Im Kanban Board werden Ideen in Form von Aufgaben angelegt, um sie am Jour Fixe im Team zu besprechen und direkt zuweisen zu können.
• Um die vielen Arbeitsschritte in der Überarbeitung und Aktualisierung von Prospekten abarbeiten zu können, werden Unteraufgaben erstellt, einzeln datiert und zugewiesen.
• Das komplexe Projekt der Barrierefreiheit wird in einem eigenen Projektraum abgewickelt, so dass die Überarbeitung und Aktualisierung des Shops zusammen mit einem externen Dienstleister bearbeitet und final nachgehalten werden können.
• Die jährliche Planung der Online-Messe im Shop ist „viel entspannter“ geworden, da die Arbeit an der Messe in den vergangenen Jahren dokumentiert in Stackfield bereitsteht und Aufgaben mit wenigen Klicks kopiert und angepasst werden können.

Stackfield entlastet den Verlag in seiner alltäglichen Arbeit

Oliver von Kobbe ist heute dankbar, dass er sich täglich auf Stackfield verlassen kann. In Meine Woche wird er regelmäßig an wichtige Aufgaben und Tätigkeiten erinnert und weiß, dass er entspannt und mit weniger Belastung an vielen verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten kann, ohne Sorge haben zu müssen, etwas zu übersehen oder zu vergessen.