Oekom: Stackfield revolutioniert die Zusammenarbeit im Verlag

Über oekom

Der oekom verlag ist der führende deutschsprachige Verlag im Bereich Ökologie und Nachhaltigkeit. Seit über 30 Jahren setzt er sich für eine zukunftsfähige Entwicklung von Politik, Wirtschaft und Gesellschaft ein. Ob Buch oder Zeitschrift, wissenschaftlich ambitioniert oder eher praxisorientiert – oekoms Publikationen bieten alles Wissenswerte rund um Themen wie Klimaschutz, Artenvielfalt, Energiewende oder Postwachstumsökonomie. Als nachhaltiges Unternehmen achtet der Verlag konsequent auf eine umweltschonende Ausstattung und Herstellung seiner Produkte. Und auch das soziale Miteinander ist wichtig, wie flache Hierarchien, Chancengleichheit, Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie innerbetriebliche Transparenz und Mitsprache.

Weg von E-Mails und Co. und hin zum Collaboration Tool

Karin Herkert und Johannes Kang sind Teil der zentralen Verwaltung bei oekom und zuständig für die elektronische Datenverarbeitung (EDV) und damit auch für Stackfield. Bereits Ende 2019 gab es bei oekom erste Ambitionen, die interne Kommunikation zu verändern, die bis zu diesem Zeitpunkt hauptsächlich über E-Mail und Telefon stattfand. Neben der Kommunikation sollte aber auch die Zusammenarbeit durch ein strukturiertes Aufgaben- und Projektmanagement optimiert werden.

Die beiden haben sich also an die Arbeit gemacht und anhand einer Bedarfsanalyse festgelegt, welches Tool für die Arbeit im Verlag am besten geeignet wäre. Der Fokus sollte dabei auf der Kommunikation liegen, doch auch Projektmanagement-Funktionen, wie zum Beispiel ein Gantt-Diagramm, standen auf der Wunschliste.

Durch die Corona-Pandemie rückte die Auswahl eines Tools dann zunächst in den Hintergrund, doch nachdem die ersten Hürden überwunden waren, war es auch gerade die Pandemie, die eine Veränderung erforderlich machte. Allen war klar: „Wir müssen uns jetzt anders organisieren. Wir sind im Home Office – wie können wir jetzt miteinander reden?“ Und so haben sie ihre Recherchen noch einmal aufgegriffen. „Stackfield ist uns da ins Auge gestochen und hat unseren Bewertungskriterien standgehalten“, erzählt Karin Herkert. „Bei manchen Anbietern war es so, dass entweder nur Kommunikation oder nur Projektmanagement vorhanden war. Stackfield hat diese Kombination aus beidem, was ideal für uns ist.“

Persönliche Unterstützung als Garant für eine optimale Einarbeitung

Da Stackfield in der zentralen Verwaltung verankert ist, waren Johannes Kang und Karin Herkert auch für die Einführung des Tools zuständig. Auch hier haben sie sich ausführlich Gedanken darüber gemacht, wie man die Mitarbeitenden nun am besten an das Thema heranführen könnte. Nach einigen Überlegungen, wie zum Beispiel der Ausarbeitung eines detaillierten Konzepts, hat sich oekom letztendlich für eine simplere, jedoch effektive Methode entschieden:

Verlagsübergreifende Bereiche wie schwarze Bretter oder zentrale Kalender haben die beiden selbst erstellt, den einzelnen Abteilungen haben sie bei der Organisation ihrer Arbeitsbereiche aber freie Hand gelassen. Da die Prozesse und Arbeitsabläufe dort teilweise sehr unterschiedlich sind, sollten sich die Abteilungen selbst strukturieren und schauen, ob und wie sie Stackfield am besten für sich und den Bereich einsetzen können. Die Vorgabe einer bestimmten Struktur wäre laut Karin Herkert zum Scheitern verurteilt gewesen. „Wir haben es allen freigestellt, um dadurch eine größtmögliche Akzeptanz bei allen Beteiligten zu erreichen.“

Ausschlaggebend für den erfolgreichen Einsatz des Tools war auch, dass die beiden dabei immer als zentrale Ansprechpersonen verfügbar waren und weiterhin sind. Denn oekom entwickelt sich mit Stackfield immer weiter und es wird stets versucht, nachzujustieren. Karin Herkert und Johannes Kang ist es ein großes Anliegen, mit allen Unternehmensbereichen in Kontakt zu bleiben und immer mal wieder nachzufragen: Läuft alles? Außerdem führt Johannes Kang regelmäßig Basic-Schulungen und Beratungen durch, um Wissen aufzufrischen, Neuerungen zu vermitteln oder Denkanstöße zum Einsatz von Stackfield zu geben.

Stackfield als vielseitiges Tool für die Zusammenarbeit

Im Verlag arbeiten die einzelnen Abteilungen auf ihre ganz eigene Weise mit Stackfield. Während der Buch- und Zeitschriftenbereich jeweils Räume mit individuellen Strukturen und Prozessen zur Projektabwicklung haben, wird im EDV-Bereich vorrangig mit einem Ticketsystem im Kanban-Board gearbeitet. Verschiedene Bereiche haben natürlich unterschiedliche Bedürfnisse, doch durch die Vielseitigkeit der Funktionen ist Stackfield für alle nutzbar. „Wir nutzen inzwischen fast alles. Dass es die verschiedenen Module mit den einzelnen Funktionen gibt, ist wirklich super für uns“, erzählt Karin Herkert und Johannes Kang ergänzt: „Man hat nicht fünf verschiedene Tools, sondern nur noch eins. Alles ist individuell anpassbar und trotzdem sind alle an einem Ort vereint.“ Ob Tagesgeschäft oder größere Projekte – man kann alles abbilden und genau daher ist Stackfield für den Verlag so passend.

Außerdem hat sich gerade die Kommunikation im Verlag stark gewandelt, da sind sich alle einig. „Man kann mittlerweile sehr gut differenzieren: E-Mails werden zu 95 Prozent mit Externen genutzt, die interne Kommunikation läuft über Stackfield.“ Zwar wird Stackfield aktuell hauptsächlich für die interne Zusammenarbeit genutzt, doch werden immer öfter auch Dienstleister über externe Zugänge eingebunden.

Damit einhergehend ist auch das Aufgabenmodul eine echte Bereicherung für den Verlag und hat die ersehnte Struktur in die tägliche Zusammenarbeit gebracht. Hier können Aufgaben klar zugewiesen und Dateien angehängt und bearbeitet werden. „Früher hatten wir immer Probleme damit, gemeinsam an Dateien zu arbeiten. Das ist durch das lokale Bearbeiten jetzt möglich.“

Neben den einzelnen Abteilungen gibt es auch einen Raum für das gesamte Unternehmen. Hier findet der Austausch untereinander statt, es werden verlagsübergreifende Aufgaben gebündelt und das Wissensmanagement betrieben. Für Letzteres ist gerade das Seitenmodul immer wichtiger geworden, denn hier können Informationen hinterlegt werden und die Mitarbeitenden können sich über die Ordnerstruktur gebündeltes themenspezifisches Wissen aneignen.

Und natürlich haben Karin Herkert und Johannes Kang auch ihre ganz persönlichen Lieblingsfunktionen. „Ich liebe ja Meine Woche! Meine Woche ist nur für mich, da sehe ich meine Aufgaben und wem ich antworten muss. Und das war auch mit ausschlaggebend bei unserer Entscheidung für Stackfield. Außerdem gibt es da noch die Filter-Funktionen“, erzählt Karin Herkert. Johannes Kang findet besonders die Berichte-Funktion toll: „Man kann raumübergreifend Wissen zusammenfassen und sich da ganz gut selbst organisieren. Man kann sich Informationen einfach zentral darstellen lassen, deswegen arbeite ich sehr gerne mit dieser Funktion.“

Doch für beide steht fest: Das Gesamtpaket ist einfach gut.

Stackfield bringt die soziale Komponente zurück

Laut Karin Herkert ist oekom immer ein sehr soziales Unternehmen gewesen, in dem das Miteinander und die Zusammenarbeit auf vielfältige Weise gefördert wurden. Nachdem die Arbeit aufgrund von Corona ins Home Office verlagert wurde, waren persönliche, auch spontane Begegnungen von heute auf morgen stark reduziert. Durch die Chatfunktion oder auch das Schwarze Brett im Diskussionsmodul konnte das ein wenig kompensiert werden. „Stackfield hat uns das soziale Miteinander teilweise wieder geben können. Also dass wir uns einfach schnell anrufen können, mal mit Video oder auch nur mit Audio, oder mal schnell im Chat eine Nachricht schreiben können“, erzählt sie. „Das wird oft vergessen, aber ich glaube, das ist sehr wichtig.“

Pläne für die Zukunft

Karin Herkert und Johannes Kang sind sich einig: Die Einführung von Stackfield war eine sehr gute Entscheidung. „Und wir haben noch einiges vor“, so Karin Herkert. Eines der Hauptziele für dieses Jahr ist beispielsweise, das Dateimanagement zu optimieren – es soll ein bewusster Umgang mit Dateien geschaffen und neue Prozesse entwickelt werden. Außerdem, so erzählen die beiden, freuen sie sich sehr über die neue Whiteboard-Funktion, da es dafür bei oekom einige Anwendungsfälle gibt. „Wir sind schon gespannt auf weitere Updates und finden es prima, dass Stackfield immer weiterentwickelt wird und nicht stehen bleibt.“