Die Regionalwerke AG Baden vereinfacht Projektarbeit mit Stackfield

Über die Regionalwerke AG Baden

Mit Leidenschaft versorgt die Regionalwerke AG Baden die Region Baden (Schweiz) zuverlässig mit frischem Trinkwasser und Energie und bietet ihren Kundinnen und Kunden praktische Energielösungen und Serviceleistungen an. Das Unternehmen priorisiert dabei die Bedürfnisse der Kundschaft und bietet einen professionellen und zuverlässigen Service.

Marcel Kühni ist seit über 20 Jahren im Unternehmen tätig und wirkt in seiner Position als IT-Sicherheitsmanager in zahlreichen Projekten mit. Sein Ziel ist es dabei, die Digitalisierung voranzutreiben und die Projektarbeit im Unternehmen zu simplifizieren.

Die Ausgangslage

Aufgrund der digitalen Transformation war die Regionalwerke AG Baden mit einem großen Pool an Projekten (wie der Einführung eines Smart Meters oder dem Ausbau von IT-/OT-Systemen) konfrontiert. Die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten erfolgte größtenteils über E-Mail und auch eine zentrale Datenablage für die Dokumente war nicht vorhanden, was eine Kollaboration erschwerte. Weiter fehlte ein zentraler Überblick über Status, Frist und Priorität der Projekte. Ein entsprechendes Kollaborationstool würde daher Vorteile bringen, dachte sich Kühni. So machte er sich im Jahr 2020 auf die Suche nach einer geeigneten Software. Dabei stieß er auf Stackfield und war begeistert von den Möglichkeiten die Stackfield in Bezug auf Projektmanagement, Kommunikation und Datenschutz bot.

Erste Erfahrungen

Nachdem Kühni sich durch eine erfolgreiche Testphase von dem Tool überzeugen ließ, wurde Stackfield zunächst in einem kleinen Team projektbasiert eingesetzt. Aufgrund der geringen Anzahl an Nutzerinnen und Nutzern blieben die Räume erst einmal überschaubar, so dass sich alle in Ruhe mit der Plattform vertraut machen konnten. Stackfield kam glücklicherweise hervorragend im Team an. Das sprach sich schnell herum, weitere Mitarbeitende meldeten sich bei Kühni und baten um einen Zugang. So breitete sich die Nutzung langsam im Unternehmen aus.

Für jeden Use Case ein maßgeschneiderter Raum

Um aus jedem Raum das Beste herauszuholen, macht sich Kühni bereits vorab viele Gedanken, wie die Inhalte abgebildet und strukturiert werden sollen. Je nach Verwendungszweck werden andere Module aktiviert, eigene Status und Labels definiert und benutzerdefinierte Felder hinzugefügt, so auch im Raum „IT-Projekt-Portfolio“. Hier bekommt jedes Projekt eine eigene Aufgabe. Mithilfe der Listen-Ansicht im Aufgabenmodul baut sich Kühni eine Grid-Struktur auf, die auf einen Blick alle relevanten Informationen ersichtlich macht. Über die Raum-Einstellungen hat Kühni spezifische benutzerdefinierte Felder definiert, so dass jeder Aufgabe weitere Details hinzugefügt werden können. Die Aufgabenkarte bleibt dabei strukturiert, denn jede Information hat ein für sie angedachtes Feld. In der Listen-Ansicht wird jedes benutzerdefinierte Feld als eigene Spalte angezeigt. Auf diese Weise bildet Kühni zum Beispiel die Kategorie der Projekte („Kunden-Prj“, „IT-Infrastruktur“, etc.) oder deren Auftraggeber in der Übersicht ab.

Abteilungsübergreifende Projektarbeit

Mit circa 150 Projekträumen setzt die Regionalwerke AG Baden Stackfield sehr großflächig für Projekte sowie für Team-Koordination ein. Die Plattform ermöglicht dabei nicht nur Projekte innerhalb eines Teams oder einer Abteilung, sondern fungiert als Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden des gesamten Unternehmens. Das habe eine Menge erleichtert, so Kühni. Da jede Nutzerin / jeder Nutzer nur in den Projekten enthalten ist, die für die Person relevant sind, bleiben Informationen leicht und schnell abrufbar. Der Austausch zwischen Projektmitarbeitenden erfolgt nicht mehr per Telefon oder E-Mail, sondern über die Direkten Nachrichten oder themenbasiert, zum Beispiel im Kommentarbereich einer Aufgabe. Dies ist so intuitiv mit Stackfield, dass Kühni wenig interne Support-Anfragen hat und daher auch den Stackfield Support selten kontaktieren muss.

Externen-Management mit Stackfields Benutzerrollen

Die Arbeit mit Externen nimmt einen großen Teil der Projektarbeit ein und ist mit Stackfield einfach zu bewältigen. Externe Personen werden mit der Benutzerrolle Gast zur Organisation und dem entsprechenden Raum hinzugefügt. Sie können sich so am Projekt beteiligen und mit allen Anwenderinnen und Anwendern gemeinsam an den Aufgaben arbeiten, haben aber ansonsten keinerlei Zugriff auf den Rest der Organisation.

Mehr Transparenz gegenüber der Geschäftsleitung

Ein weiterer Vorteil von Stackfield: Projekte lassen sich transparent abbilden. Für die Geschäftsleitung ist dies eine große Hilfe: Sie können den Arbeitsfortschritt so ganz einfach mitverfolgen und haben den Überblick über die laufenden Projekte. Werden spezielle Berichte benötigt, stellt Kühni diese zusammen. Dafür baut er sich mithilfe der Filter-Funktionen im Raum eine Ansicht, die alle notwendigen Informationen abbildet und exportiert diese im Anschluss. Den Export leitet er direkt an die Geschäftsleitung weiter.

Das macht Stackfield besonders