New Work in der Seniorenbetreuung der Stadt Salzburg

Über die Stadt Salzburg

Angesiedelt an der dritten Magistratsabteilung der Stadt Salzburg, der viertgrößten Stadt Österreichs, ist die städtische Seniorenbetreuung Salzburgs. Christian Kagerer ist seit knapp 30 Jahren bei der Stadt Salzburg tätig und Hausleitung des Seniorenwohnhauses (SWH) Nonntal. Das SWH Nonntal wurde 2023 mit dem Österreichischen Verwaltungspreis ausgezeichnet und gilt als Sieger des Modern Work Awards 2022 als „Vorreiter moderner Arbeitsgestaltung in der Pflegebranche“. Stackfield hat das 90-köpfige Team des SWH Nonntals in den letzten fünf Jahren dabei auf der Reise zu einer agileren und moderneren Unternehmenskultur unterstützt und wird heute auch in den anderen fünf Seniorenwohnhäusern der Stadt Salzburg ausgerollt.

Der „New Work“-Ansatz im neuen SWH Nonntal

Als vor fünf Jahren das neue Seniorenwohnhaus in Nonntal gebaut wurde, nutzten Kagerer und sein Team die Chance, um auch organisatorisch umzustellen. Das Ziel war es, die Senioreneinrichtung als „New Work“-Haus aufzuziehen.

„New Work“ – das bedeutet eine agile Unternehmenskultur und einen sinnstiftenden Arbeitsplatz zu schaffen. Mit flachen Hierarchien, ohne mittlere Führungsebene und selbstführenden Teams wird Autonomie gefördert. Lediglich die gesetzlich vorgeschriebenen Haus- und Pflegedienstleitungen bleiben und nehmen eine begleitende und beratende Rolle ein. Entscheidungen werden basisdemokratisch im Team getroffen. Kollaborative Arbeitsformen und agile Methoden schaffen zusätzliche Flexibilität.

Um das Konzept jedoch entsprechend im Haus umzusetzen, fehlte die digitale Unterstützung. Ein Tool, welches einen raschen Austausch innerhalb und zwischen Teams gewährleisten würde, musste zwingend angeschafft werden, so Kagerer.

Ein intuitives Tool mit Datenschutz-Garantie und gutem Support

Zusammen mit der IT machte sich Kagerer auf die Suche nach einem passenden Tool für sich und seine Kollegen. Die Entscheidung wurde schlussendlich entsprechend dem „New Work“-Konzept im Team getroffen und fiel auf Stackfield. Folgende Eigenschaften waren hierbei ausschlaggebend:

Einfachheit
Kagerer erklärt: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Pflege sind sozial engagiert, aber oft weniger technik-affin. Deshalb sollte die Technik möglichst wenig Schulungsaufwand benötigen und einfach und intuitiv sein.“ Stackfields Benutzeroberfläche überzeugte hier mit einem minimalistischen und intuitiven Design.

Intuitive Wege der Kommunikation
WhatsApp kam aus Datenschutzgründen zwar nicht infrage, war den Kollegen allerdings bereits aus dem Privatleben bekannt, weswegen sich Kagerer nach einer ähnlichen Chat-Funktionalität umsah. Stackfield lieferte neben entsprechenden Chats auch Diskussionen für die themengebundene Kommunikation sowie Umfragen für Entscheidungen im Team.

Datenschutz
Als öffentliche Einrichtung war der Datenschutz unverzichtbar für das SWH Nonntal. Stackfield musste deshalb einer Sicherheitsprüfung durch den Datenschutzbeauftragten unterliegen – dank DSGVO-Konformität jedoch kein Hindernis.

Modularer Aufbau
Damit jede Person selbst entscheiden kann, in welchem Umfang sie das Tool nutzen möchte, sollte das Tool einen möglichst modularen Aufbau vorweisen können. In Stackfields Räumen, bestehend aus verschiedenen, deaktivierbaren Modulen, kann ein Team aus weniger technik-affinen Personen jetzt nur den Chat nutzen und ein Team mit spezialisierteren Kollegen die Projektmanagementfunktionalität einsetzen – ganz nach Belieben.

Konfigurierbarkeit
Das Tool sollte durch Kagerer jederzeit und ohne Hilfe konfigurierbar sein. „Unabhängigkeit war mir in dem Bereich wichtig und das muss so ein Tool meiner Meinung nach mitbringen.“ In Stackfield kann er mit wenigen Klicks Einstellungen anpassen, neue Personen hinzufügen und Räume erstellen.

Guter Support
Abschließend wollte sich Kagerer vor allem am Anfang auf einen guten Support verlassen können. Stackfield war hier besonders zufriedenstellend.

Einführung Stackfields durch Arbeitsgruppe aus Freiwilligen

Nachdem die Entscheidung auf Stackfield gefallen war, entschied man sich, eine Arbeitsgruppe aus Freiwilligen zu gründen und dieser die Einarbeitung zu überlassen. Dabei sollten folgende Fragen geklärt werden: Wo bzw. in welchen Themen soll Stackfield eingesetzt werden? Welche Räume werden benötigt? Und welche Regeln braucht es für den Umgang mit Stackfield?

Anleitung und Ehrenkodex wurden anschließend auf Stackfield hochgeladen und allen Kollegen zur Verfügung gestellt. In einer Schulung wurde Stackfield zum Schluss im Team vorgestellt. Mehr war nicht notwendig, um die Kollegen einzuführen, lobt Kagerer.

Stackfields Räume als zentraler Kollaborationsort für interdisziplinäre Teams, Berufsgruppen und Projekte

In Stackfield stellt Kagerer jedem Team, jeder Berufsgruppe und jeder Arbeitsgruppe einen eigenen Raum, also einen eigenen digitalen Arbeitsbereich, zur Verfügung, sodass Nachrichten und Informationen stets mit den richtigen Personen geteilt werden.

So gibt es für jedes der zehn Teams einen eigenen Raum, in dem die teaminterne Kommunikation und Dienstübergaben stattfinden und Protokolle der Teambesprechungen abgelegt werden. Und auch jede Berufsgruppe wie die Pflege oder die Alltagsbegleitung hat einen eigenen Raum, um berufsgruppenspezifische Themen zu besprechen und zu bearbeiten. Projekte wie die Evaluation der Pflegedokumentation bzw. projektgebundene Arbeitsgruppen erhalten zusätzlich einen Raum, um projektspezifische Aufgaben zu verteilen und zuzuweisen, Ideen auszutauschen und gegebenenfalls Externe einzubinden. Für Neuigkeiten und wichtige Informationen, die alle Personen des Hauses betreffen, gibt es den Raum „Info für alle“ und für Notfälle den Raum „Hilfe in Krisensituationen“. Kagerer erzählt: „Hier werden alle Notfalltelefonnummern und andere wichtige Daten gespeichert. Ich kann so immer und überall über mein Handy auf die Notfallnummern oder Links zugreifen und mir Hilfe bei Problemstellungen holen. Das ist für alle viel praktikabler.“

Asynchrone Kommunikation und Umfragen

Mit Stackfield wollte man im SWH Nonntal vor allem der Kommunikation auf die Sprünge helfen. Die autonomen Teams sollten in der Lage sein, sich trotz Schicht- und Wechseldienst schnell austauschen und Entscheidungen gemeinsam treffen zu können.

In Stackfield kann die Kommunikation jetzt auf vielen verschiedenen Wegen stattfinden. Nachrichten, die ein ganzes Team, eine Berufsgruppe oder eine Arbeitsgruppe betreffen, werden im entsprechenden Raum verschickt. Mithilfe von Emoji-Reaktionen kann mit wenigen Klicks auf eine Nachricht reagiert werden, Bilder und andere Elemente können mit allen Teammitgliedern geteilt werden und bei Bedarf können auch andere Aktivitäten aus dem Raum im Stream ein- bzw. ausgeblendet werden, z. B. wenn jemand eine Aufgabe abgehakt hat. Soll eine Nachricht nur an eine bestimmte Person gehen, stehen in den Direkten Nachrichten die Privatchats zur Verfügung.

In den Diskussionen können im Raum themengebundene Chats angelegt werden. Geht es im SWH Nonntal zum Beispiel um eine bestimmte Bewohnerin, so wird für entsprechende Bewohnerin eine Diskussion angelegt. Die Chatnachrichten bleiben so gebündelt und können jederzeit dem Thema zugeordnet werden. Mithilfe der Umfragen können Entscheidungen außerdem direkt in Stackfield getroffen werden. Um sicherzustellen, dass auch jeder Betroffene an der Umfrage teilnimmt, wird dabei von Stackfield automatisch eine Benachrichtigung an alle Raummitglieder gesendet, sobald eine neue Umfrage erstellt wurde.

Egal ob Nachricht, Diskussion oder Umfrage: Alle relevanten Informationen sind jetzt in den entsprechenden Arbeitsbereichen in Stackfield abgelegt und können jederzeit nachgehalten werden. Die vielen unterschiedlichen Arbeitszeiten spielen dabei keine Rolle mehr. Alle verpassten Nachrichten, Änderungen an Elementen und Einladungen zu Umfragen, Terminen oder Ähnlichem werden bei Log-in in Stackfield im eigenen Dashboard und in den Chats angezeigt. Kagerer erzählt: „Wenn ich einmal einige Tage nicht da bin, kann ich danach alles Wichtige in Stackfield nachlesen. So bleibe ich immer auf dem aktuellen Stand. Und wenn ich eine Nachricht gelesen habe, kann ich mich an die Nachricht erinnern lassen, damit keine Information oder Aufgabe verloren geht.“

Stackfield in der Hosentasche: Mit der Mobile App von überall zu jedem Zeitpunkt DSGVO-konform Nachrichten schreiben und Informationen aufrufen

In der Pflege findet die meiste Arbeit auf den Beinen und selten am Schreibtisch statt, weswegen Stackfield primär als Mobile App im SWH Nonntal eingeführt wurde. In Teammeetings kann so schnell mal auf wichtige Informationen und Ergebnisse zugegriffen, bei Notfällen im Haus entsprechender Kollege kontaktiert und gelegentlich auch mal eine Erinnerung eingestellt werden.

Zur Konfiguration Stackfields, um Räume anzulegen oder neue Nutzer einzuladen, setzt Kagerer zusätzlich die Desktop App ein.

In Stackfield vernetzen und die Unternehmenskultur stärken

Das Schaffen und Stärken einer Unternehmenskultur ist als Pfeiler des New Work-Ansatzes ein wichtiges Thema für Kagerer und seine Kollegen. Gemeinsam einen sinnstiftenden Arbeitsplatz zu schaffen und mit Freude an die tägliche Arbeit zu gehen, gehört für die Teams genauso zur Seniorenbetreuung wie die Pflege selbst. Stackfield fungiert hierfür deshalb auch gerne mal als soziales Netzwerk.

So gibt es zum Beispiel einen Raum „Tauschbörse“, in dem die Kollegen nicht mehr benötigte Gegenstände weiterreichen können. Auch schöne Momente werden in Stackfield mit den Teams geteilt, zum Beispiel Fotos von Geburtstagsfeiern. Nachdem im SWH Nonntal Marshall Rosenbergs „Modell der Gewaltfreien Kommunikation“ eingeführt wurde, hat Kagerer außerdem einen Raum „Gewaltfreie Kommunikation“ erstellt. Hier teilt er jede Woche einen Tipp mit seinen Kollegen und das kommt erstaunlich gut an. „Einmal habe ich für einige Zeit ausgesetzt und wurde von einem Kollegen darauf angesprochen, wo denn der Spruch der Woche bleiben würde“, erzählt Kagerer.

Stackfield als Erfolgsfaktor

Abschließend ist klar, dass die Implementierung des „New Work“-Ansatzes im SWH Nonntal der Stadt Salzburg ein voller Erfolg war. Vor allem in der interdisziplinären Teamkommunikation war Stackfield hierbei eine große Stütze. Kagerer lobt das Tool und ist froh, dass vor allem die Mobile App Stackfields heute intensiv im SWH Nonntal eingesetzt wird.