Spitex Glattal: Wie Aufgabenmanagement im Pflegebereich funktioniert

Über Spitex Glattal

Die Spitex Glattal unterstützt Menschen aller Altersstufen, die wegen Krankheit, Unfall, Behinderung, Geburt und Wochenbett oder psychischen und sozialen Gründen Hilfe und Pflege zu Hause benötigen. Der Verein ist ein Zusammenschluss der Schweizer Gemeinden Dietlikon, Wallisellen und Wangen-Büttisellen, die ihre jeweiligen Spitexleistungen im Jahr 2013 zusammengelegt haben, um die Herausforderungen in der Pflege zu meistern. Heute zählt die Website über 175.000 Online-Patientenameldungen. Gemeinsam mit den Pflege- und Betreuungskräften bilden die einzelnen Projektteams und Abteilungen, wie HR, Rechnungswesen und IT, das circa 85-köpfige Team.

Die Ausgangslage

Bis heute ist bei den Pflegeteams der Spitex Glattal ein sogenanntes Enterprise-Resource-Planning (ERP) im Einsatz, das sie bei ihren Pflegeleistungen bestmöglich unterstützt. In Bereichen wie Personalwesen, IT oder Administration sah die Ausgangslage etwas anders aus: Aufgaben wurden hier umständlich per E-Mail oder zwischen Tür und Angel kommuniziert. Eine klare Übersicht fehlte und nach offenen Aufgaben musste in vollen Postfächern oder Meeting-Protokollen gesucht werden. Vor allem für Projektteams und Abteilungsleiter gab es damals nicht die zwingend notwendige Organisation, berichtet Albulena Mehmeti, IT-Verantwortliche bei der Spitex Glattal.

Anfangs hatte ihr Vorgänger Hans Ruedi Menzi versucht, diese Herausforderung mit diversen Microsoft-Apps zu lösen: OneNote mit Templates verknüpft mit Outlook-Aufgaben, Excel-Listen für die grobe Planung und viele andere Wege. Allerdings wurde ihm schnell klar, dass dieser Ansatz viel zu aufwendig und für die Zusammenarbeit mit einer weiteren Person, geschweige denn mit einem ganzen Team, völlig unbrauchbar war. Es musste also ein Kollaborationstool her, das beliebig vielen Personen ermöglicht, produktiv zusammenzuarbeiten, und mit dem Aufgaben gezielt verwaltet werden können. Die Software sollte zudem sicher und geschützt auf einem Server in der Schweiz oder der EU gehostet werden.

Warum Stackfield?

Auf der Suche nach einem geeigneten Tool testete sich der ehemalige IT-Verantwortliche Menzi durch einige Anbieter: Open Source-Software mit eigenem Hosting, Software as a Service (SaaS)-Angebote aus den USA und aus Deutschland. Überzeugt war er von Anfang an von Stackfield: Die Software war aus seiner Sicht an Einfachheit, Übersichtlichkeit, sinnvollen Integrationen und Datensicherheit nicht zu überbieten.

„Er hat das Tool vorher getestet und war direkt davon begeistert. Dass man per Videokonferenz miteinander kommunizieren und den Bildschirm teilen kann. Dass sich Projekte aufgleisen lassen und die Rechte von Nutzern zentral verwaltet und eingeschränkt werden können“, erzählt Mehmeti. Stackfield schien perfekt, um endlich Ordnung und Übersicht ins E-Mail-Chaos zu bringen.

Nachdem Menzi in seiner Evaluations- und Versuchsphase alle Beteiligten bei der Spitex Glattal einbezogen hatte, fiel die Entscheidung letztendlich auf Stackfield. Heute ist das Tool aus vielen Gründen nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken.

Aus E-Mail-Chaos wird gezieltes Aufgabenmanagement

Vor allem bei der Verwaltung von Aufgaben sah die Spitex Glattal schnelle Erfolge. Anstatt To-Dos umständlich per E-Mail zu kommunizieren, werden Aufgaben heute problemlos in den jeweiligen Räumen in Stackfield angelegt. Jede Aufgabe bekommt eine Verantwortlichkeit und ein eindeutiges Fälligkeitsdatum – so bleibt der Status für jeden nachvollziehbar. Einzelne Arbeitsschritte unterteilt das Team je nach Bedarf zusätzlich in Unteraufgaben, damit nichts übersehen wird.

Räume, die besonders oft genutzt werden und in denen viele Aufgaben verwaltet werden, können als Favoriten in der Seitenleiste angeheftet und so noch viel schneller aufgerufen werden – ganz im Sinne der Übersichtlichkeit.

Zeit sparen durch optimiertes Wissensmanagement

Vor allem auf den richtigen Gebrauch der einzelnen Module wird bei der Spitex Glattal Wert gelegt: Der Raum „IT-Handbuch“ enthält zum Beispiel alle Informationen, die für die IT später wieder relevant sein könnten. Mithilfe des Seitenmoduls in Stackfield können Inhalte themenbezogen abgelegt werden. So entsteht Schritt für Schritt eine Wissensdatenbank, die jederzeit eingesehen werden kann. Bei bekannten Themen oder Problemen muss also nicht jedes Mal kompliziert gesucht oder von vorne recherchiert werden – das spart Zeit und Nerven.

Immer auf dem neuesten Stand mit ‚Meine Woche‘

Wenn viele Aufgaben gleichzeitig zusammenkommen, fällt es oft schwer, den Überblick zu behalten. Damit kein To-Do übersehen wird, bekommt bei der Spitex Glattal jede Aufgabe und Unteraufgabe ein eindeutiges Fälligkeitsdatum.

Das Dashboard Meine Woche erinnert die Nutzer dann an offene Aufgaben – wie eine tagesaktuelle To-Do-Liste. Dem Kopf bleibt so mehr Platz für andere wichtige Dinge. „Auf Stackfield kann man vertrauen“, lobt Mehmeti.

Realisierung von Projekten auf Stackfield

Einzelne Projekte plant und realisiert die Spitex Glattal mithilfe von Projekträumen. Jedes Projekt erhält einen eigenen Raum und alle involvierten Personen werden als Teilnehmer hinzugefügt.

Über die Projektportfolios in Stackfield kann auf einen Blick eingesehen werden, wo das Projekt im zeitlichen Verlauf steht und ob es Störfaktoren gibt, auf die das Team reagieren muss. Mitarbeiter, die nur passiv an Projekten teilnehmen, werden als Beobachter hinzugefügt und können den Prozess über die Projektportfolios einfach mitverfolgen. Auch die Geschäftsleitung bleibt so auf dem neuesten Stand und behält den Überblick über Entwicklungen in der Spitex Glattal.

Frau Mehmeti ist als IT-Verantwortliche in vielen Räumen als Beobachterin enthalten und bemerkt täglich Fortschritte: „Wie ich das sehe, haben die Projekträume in der Zusammenarbeit sehr geholfen.“