Stadt Nürnberg als Vorreiter in Sachen Digitalisierung
Als kreisfreie Großstadt mit rund 540.000 Einwohnern bildet Nürnberg nach München die zweitgrößte Stadt Bayerns. Landesweit unter anderem bekannt für seinen Christkindlesmarkt will sich Nürnberg jetzt noch anderweitig bemerkbar machen: Stichwort Digitalisierung. Als Fachmann für Projektmanagement arbeitet Oliver Krämer im Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation (DiP) der Stadt Nürnberg. Er erzählt, wie zahlreiche Vorgänge in seiner Dienststelle jetzt digital laufen und warum Stackfield dabei so wichtig ist.
Oliver Krämer - Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation der Stadt Nürnberg
Die Ausgangslage
2020 musste das Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation Nürnbergs als eine von vielen öffentlichen Verwaltungen einen großen Schock erfahren: Die Corona-Krise traf die Dienststelle hart und unvorbereitet. „Vor Corona haben wir fast alle vor Ort im Büro gearbeitet. Telearbeitsplätze, das heißt Leute, die aus dem Home-Office arbeiteten, waren damals noch sehr eingeschränkt. Dann kam die Krise und von einem auf den anderen Tag mussten ganz viele Leute ins Home-Office“, erzählt Oliver Krämer.
Tools für die mobile Zusammenarbeit waren zu dem Zeitpunkt nur begrenzt verfügbar und man machte sich auf die Suche nach entsprechenden Software-Lösungen. Gefragt war vor allem ein Tool, das die Kooperation in virtuellen Teams und die Projektarbeit unterstützen sollte. Auf eine interne Empfehlung des Amts für Kommunikation und Stadtmarketing hin kam die Dienststelle DiP dabei schlussendlich zu Stackfield. Zusammen mit einem großen Pool an Funktionen, konnte Stackfield mit einer simplen Benutzeroberfläche und seinen hohen Anforderungen an den Datenschutz überzeugen.
„Wir haben intern nicht die Ressourcen um tausende Leute durchzuschulen, das heißt das Tool musste intuitiv und leicht erlernbar sein. Und natürlich: das Datenschutzthema.“
Auf die Frage, was Krämer anderen Stadtverwaltungen mit auf den Weg geben würde, hat er schnell eine Antwort. „Ich würde mir erst mal in einem Test ein Tool anschauen. Dabei merkt man ja ganz leicht, welche Funktionen man gut findet, welche man braucht und welche nicht und was einem bei dem Tool vielleicht fehlt. Aus diesen Erkenntnissen kann danach der eigene Bedarf ermittelt und ein Leistungsverzeichnis über die eigenen Anforderungen erstellt werden, was man dann ja für eine Ausschreibung in größerem Umfang braucht. Wichtig ist auch, dass man das Hand in Hand mit den Interessenvertretungen macht.“
„Step by Step“ in die Stackfield-Welt eintauchen
Die ersten Schritte nach der Einführung eines neuen Tools sind oft ein bisschen wacklig, aber Krämer war zuversichtlich: Er verließ sich voll und ganz auf die Methode „Learning-by-Doing“, d. h. ohne großen Plan an den Schreibtisch setzen und einfach mal ausprobieren.
„Bei der Kanban-Methode heißt es: Beginne mit dem, was du gerade tust. Das ist einer der Leitsätze. Einfach mal anfangen, zum Beispiel mit der Selbstverwaltung, also mit der eigenen To-Do-Liste.“
Krämers Strategie: ein voller Erfolg. Ein Team aus „Leitnutzern“, gezielte Stackfield-Intensivnutzer, stellten das Produkt mit einer kleinen Kurzeinweisung anschließend in der Dienststelle vor. Jeder Mitarbeiter hatte danach die Möglichkeit sich in seinem eigenen Tempo auf Stackfield einzulassen, auch weniger technik-affine Nutzer. „Wir haben den Leuten erst mal freie Hand gelassen: Schaut es euch einfach mal an.“ Ein Fazit folgt schnell: Stackfield macht es den Nutzern leicht miteinzusteigen und Krämer bekommt positives Feedback, ganz so wie er es sich vorgestellt hat.
Jetzt ist Stackfield fest in Krämers Alltag integriert. Seine zuvor genutzten Excel-Listen sind im digitalen Papierkorb gelandet. Morgens wird direkt Stackfield geöffnet und in Meine Woche nachgeschaut, was den Tag über für Aufgaben anfallen.
„Man muss einfach dranbleiben, dann spielt sich mit der Zeit alles ein. Ich bin sehr zufrieden damit, wie es jetzt läuft.“
Digitalisierungstechnisch hat sich mit Stackfield somit eine Menge verändert. Auf Dienstreisen oder vom Home-Office aus auf Unterlagen zuzugreifen, ist kein Problem mehr. Auch für Leute, die sich zuvor nicht vorstellen konnten ins Home-Office zu gehen, ist der Gedanke attraktiver geworden. „Die Corona-Krise hat sehr viel ausgelöst. Das war ein externer Schock, der uns dann einmal ins Gedächtnis gerufen hat, dass das Thema Digitalisierung doch einen großen Nutzen haben kann und so eine Verwaltung wie uns oder eine große Organisation auch ein Stück weit resilienter gestaltet. Das macht einen weniger anfällig gegen solche externen Schocks.“
Steuerung der Projektarbeit über Stackfield: Roll-out und Externenarbeit
Mit der Projektarbeit hoffte man bei DiP, Stackfield fallweise ausrollen und einen Effizienzgewinn erzielen zu können. Sobald ein neues Projekt auftrat, begann man dieses als Projektraum anzulegen und alle involvierten Personen als Nutzer hinzuzufügen. Externe Personen, wie zum Beispiel Berater, konnten mit der Rolle Gast mit eingebunden werden, ohne dabei den Zugriff auf die gesamte Organisation zu erhalten. Gerade datenschutztechnisch war eine solche Funktion von großer Bedeutung. „Es gibt einige globale Räume bei uns, in denen Externe natürlich nichts verloren haben. Wir sind deswegen auch recht dankbar für diese Gast-Rolle, die externen Beteiligten den Zutritt in die jeweiligen Projekträume ermöglicht.“
Mithilfe von Stackfield konnte Nürnberg aktuelle Projekte wie die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes oder die Weiterentwicklung der Plattform für Bürgerservices „Mein Nürnberg“ besser bewältigen. Agiles Arbeiten war plötzlich kein Schlagwort aus der Organisationstheorie mehr, sondern bewährte sich in der Praxis. In Weekly Meetings setzte sich das Team zusammen und schaute sich anhand des Kanban-Boards alle Fortschritte im Projekt an. Zu jedem Zeitpunkt war der Status der einzelnen Aufgaben ersichtlich – von Kollegen und Externen.
„Früher lief alles über Vor-Ort-Termine oder per Telefon. Mit Stackfield geht das jetzt auch digital und das spart natürlich auch Kosten. Externe müssen jetzt keine Reisekosten oder Ähnliches mehr mit uns abrechnen, weil sie von ihrer Firma oder dem Home-Office aus arbeiten können und das macht vieles einfacher.“
Indem Krämer Projekte über Stackfield abwickelt, kann er außerdem ganz automatisch weitere Dienststellen mit an Bord holen. Ämterübergreifende Projekte bringen Personen aus den verschiedensten Abteilungen zusammen, auch Nutzer, die bisher keine Erfahrung mit Stackfield sammeln konnten. Über die Projektarbeit haben sie damit die Möglichkeit auch „einfach mal anzufangen“.
„Leute aus anderen Dienststellen werden über unsere Projekte eingebunden, lernen so das Tool kennen und können sich danach in vielen Fällen vorstellen auch in ihrer eigenen Dienststelle damit zu arbeiten.“
Über ein spezielles Shopsystem der Stadt Nürnberg kann jede Dienststelle Lizenzen abrufen, wenn sie Stackfield für sich nutzen möchte. Dabei ist es egal, ob es nur um ein Team oder ein ganzes Amt geht. Rechtlich, sicherheitstechnisch und vertraglich ist für Interessierte dabei nichts mehr zu beachten, die neuen Nutzer können sich voll und ganz auf das Tool konzentrieren. Auf diesem Weg verbreitet sich Stackfield schrittweise in der Stadtverwaltung.
Bemerkenswerte Effizienzsteigerung mithilfe der Kanban-Funktionalität
Dass Stackfield die Effizienz der Dienststellen steigert, ist für Krämer gar keine Frage. Vor allem das Kanban-Board hat es ihm besonders angetan. Seine Lieblingsfunktion: Wiederkehrende Aufgaben. Oft muss Krämer Sitzungen vor- und nachbereiten. Das sind Prozesse, die immer nach Schema F ablaufen und von der Funktion profitieren können. Sobald eine Aufgabe abgehakt wurde, erscheint direkt eine neue und Krämer spart sich somit eine Menge Arbeit.
„Im Kanban-Board ist alles an einem Ort und man behält immer den Überblick. Man sieht welche Aufgaben in Bearbeitung sind, wie der aktuelle Stand ist, wer mitarbeitet und an wen man sich wenden kann, wenn man eine Frage hat. In der Vergangenheit musste man da erst mal hinterher telefonieren. Jetzt hat man alles auf einen Blick, ohne dass man Dritte behelligen muss. Wenn man das richtig umsetzt, hat man da als Organisation enorme Effizienzgewinne.“
Krankheits- und Urlaubsbedingte Ausfälle sind nicht mehr Ursache von Verzögerungen
Ein weiterer Vorteil den Stackfield mit sich bringt: Ausfälle aus Krankheits- oder Urlaubsgründen lassen sich leichter bewältigen. Im Fall einer dringenden Deadline, wird eine Vertretung informiert, welche ganz einfach auf das entsprechende Kanban-Board zugreifen und die Aufgabe einsehen kann. Sie erhält so mit wenigen Klicks den Status, hat über einen Link Zugriff auf alle relevanten Materialien und kann das Ganze ohne Verzögerung bearbeiten.
„Früher vor dieser Digitalisierungswelle, vor Stackfield, war das echt schwierig. Der Arbeitsbereich einzelner Kollegen war für andere fast wie eine Blackbox. Gerade als noch viel mit Papier gemacht worden ist, musste man erst mal den Aktenschrank des Kollegen durchsuchen und das hat natürlich sehr viel Zeit gekostet. Das ist jetzt gerade mit Stackfield deutlich einfacher.“
Wenn Krämer nach dem Urlaub wieder im Büro ist, greift er auch gerne auf die Funktion „Letzte Aktivitäten“ im Aufgabenmodul zurück. Er kann so ganz einfach nachverfolgen, was in seiner Abwesenheit passiert ist, und ist in null Komma nichts auf dem aktuellen Stand.
Was unterscheidet Stackfield von der Konkurrenz?
An erster Stelle ist das für Krämer ganz klar der herausragende Kundensupport. Dass man den Support direkt über den in Stackfield integrierten Live Chat erreichen kann, ist für die Dienststelle ideal.
„Die Reaktionszeit des Supports, muss man an dieser Stelle sagen, ist wirklich phänomenal. Ich habe teilweise eine Frage gestellt und hatte in einer Minute meine Antwort. Da gibt es sicher andere, die sich davon eine Scheibe abschneiden können.“
Was Krämer außerdem besonders freut: Er fühlt sich bei konstruktivem Feedback ernst genommen und gehört. „Das Tool entwickelt sich ständig weiter. Man hat nicht das Gefühl, dass es einen Stand gibt, mit dem der Hersteller jetzt zufrieden ist und dass sich die nächsten fünf Jahre nichts mehr ändern wird. Sondern es gibt immer mal wieder alle paar Wochen oder Monate wirklich sinnvolle Verbesserungen und man hat auch das Gefühl, dass die eigenen Verbesserungsvorschläge ankommen und ernst genommen werden.“