Amt Süderbrarup: Projekt Smart City in Stackfield

Über das Amt Süderbrarup

Das Amt Süderbrarup umfasst 13 Gemeinden im Kreis Schleswig-Flensburg in Schleswig-Holstein und ist mit einem umfangreichen Smart-City-Projekt, einem Digitalzentrum und anderen Innovationen Vorreiter in Sachen Modern Work und Digitalisierung.

Nicole Döpp leitet seit Oktober 2023 das vom Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen geförderte Smart-City-Projekt im Amt und realisiert umfassende Digitalisierungsprojekte mit ihrem Team.

Die Ausgangslage

Bevor Stackfield als erstes Kollaborationstool eingeführt wurde, dominierten E-Mails, Zettelwirtschaft und Word-Dokumente den Arbeitsalltag im Amt Süderbrarup. E-Mail-Verkehr war meist bilateral und der Mangel an Transparenz erschwerte die Zusammenarbeit im Team. Selbstorganisation wurde hauptsächlich analog gehandhabt und Besprechungen mit der Führungsebene fanden in einem fortlaufenden Word-Dokument statt. Mit der wachsenden Zahl von Mitarbeitenden in den Teams wurde es so zunehmend komplexer, den Überblick zu behalten und eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Der Bedarf an einem Kollaborationstool, das die Teammitglieder im Alltag unterstützen und entlasten könnte, wuchs und so entschied man sich schließlich, eine passende Lösung einzuführen.

Warum Stackfield?

Als öffentliches Amt standen höchste Anforderung im Bereich Datenschutz an oberster Stelle und so schied gängigere Software schnell aus. Passende Alternativen wurden via Internet-Recherche zusammengetragen und in Testphasen evaluiert. Stackfield überzeugte dabei als datenschutzkonforme Lösung mit hoher Benutzerfreundlichkeit und einfachem Aufbau. Nachdem zusätzlich ein Austausch mit einer anderen Kommune stattfand, die Stackfield erfolgreich in ihrer Behörde einsetzte, fiel die Wahl schließlich mit viel Zuversicht auf Stackfield.

Erste Schritte

Eingeführt wurde Stackfield zunächst im Smart-City-Team, um Stackfields Funktionen in einem überschaubaren Rahmen Schritt für Schritt kennenzulernen. Nachdem erste Erfahrungen gesammelt wurden, wurde Stackfield schrittweise auf andere Bereiche ausgeweitet und Teams projektbezogen mit eingebunden.

Inzwischen wird Stackfield in der gesamten Kommunalverwaltung eingesetzt. Anderen Behörden empfiehlt Döpp bei der Einführung zunächst eine Gruppe interessierter Mitarbeiter zusammenzustellen, um das Tool gemeinsam zu testen. Ergänzend helfen Schulungen für weitere Teams einen reibungslosen und angenehmen Start sicherstellen.

Teaminterne Organisation zu Smart-City-Themen

Die Bearbeitung verschiedenster Themen im Rahmen des Smart-City-Projekts erfolgt heute vollständig über Stackfield. In einem zentralen Raum werden alle relevanten Themen gesammelt und bearbeitet. Mithilfe individuell angelegter Listen im Aufgabenboard werden Themen und Aufgaben klar strukturiert, zum Beispiel in Kategorien wie To-dos für das Team, zu bearbeitende Themen und Themen, die in die Führungsriege getragen werden sollen.

Um die Übersichtlichkeit weiter zu steigern, lassen sich Aufgaben mit Unteraufgabenlisten in kleinere Teilbereiche gliedern. Die Unteraufgaben werden anschließend einzeln an verschiedene Teammitglieder zugewiesen und mit Fristen versehen. Besonders die Aufgabenkarten haben es Döpp angetan: „Die Arbeit im Team ist viel effektiver geworden. Fragen werden schnell geklärt und Themen direkt zugeordnet.“

Döpp hebt hervor, wie stark sich die Kommunikation und Organisation durch Stackfield im Vergleich zum früheren E-Mail-Austausch verbessert haben. Der aktuelle Status einzelner Aufgaben und Projekte ist für alle Teammitglieder jederzeit einsehbar, was zeitaufwendige Rückfragen per E-Mail überflüssig macht. Prozesse konnten so um ein Vielfaches beschleunigt werden. „Das ist sehr hilfreich“, lobt Döpp.

Kollaboration mit Gemeinden

Projekte und Themen, die in Kooperation zwischen Amt und Gemeinden bearbeitet werden, erfordern oft einen intensiveren Austausch. Stackfield fungiert hierbei als zentrale Schnittstelle und ermöglicht einen nahtlosen und effizienten Informationsfluss.

Ansprechpartner aus verschiedenen Gemeinden werden mit eingeschränkten Rechten als Gäste in die Stackfield-Organisation integriert und können so relevante Prozesse in den entsprechenden Räumen mitverfolgen und sich unkompliziert mit dem Amt austauschen. Döpp zeigt sich begeistert von der reibungslosen Kommunikation mit externen Beteiligten über Stackfield. In ihren Projekten bindet sie externe Partner gerne aktiv ein und nutzt hierfür sowohl gemeinsame Räume als auch den Privatchat. „Das finde ich sehr charmant“, lobt sie und hebt hervor, wie sehr Stackfield die Dokumentation und Transparenz in der Zusammenarbeit unterstützt.

Fachabteilungen als Teams einbinden

Um die Verwaltung von Fachabteilungen durch die Administration zu vereinfachen, wird jede Fachabteilung in den Einstellungen der Stackfield-Organisation als eigenständiges Team angelegt. Die einzelnen Mitglieder müssen so nicht mehr mühsam manuell zu jedem relevanten Raum hinzugefügt werden, sondern können zentral als Team verwaltet werden.

Diese Unterteilung in Teams ist auch für die Personalverwaltung eine große Unterstützung, erzählt Döpp. Verlässt eine Person eine Abteilung, so genügt es, sie aus dem entsprechenden Team zu entfernen. Die Person wird damit automatisch auch aus allen zugehörigen Räumen entfernt und das spart Zeit und reduziert Fehler.

Selbstorganisation in Stackfield

Nicht nur im Team, auch in der Selbstorganisation kann Stackfield gewinnbringend eingesetzt werden. Jede Person hat die Möglichkeit, eigene Räume zu erstellen, um persönliche Aufgaben und Notizen übersichtlich zu verwalten. Döpp schätzt in dem Zusammenhang insbesondere die Aufgaben. „Ich arbeite sehr strukturiert mit den Aufgaben und Unteraufgaben, das funktioniert sehr gut“, erzählt sie. Jede anstehende Aufgabe wird sofort in ihrem persönlichen Raum angelegt und alle relevanten Informationen wie PDFs und E-Mails darin gebündelt, sodass kein Detail verloren geht. Datierte Aufgaben erscheinen automatisch am entsprechenden Tag in Döpps Dashboard „Meine Woche“. So hat sie einen klaren Überblick über anstehende Aufgaben und kann diese gezielt abarbeiten.

Stackfield als facettenreiche Lösung

Stackfield wird heute im Amt Süderbrarup flächendeckend eingesetzt und bietet Unterstützung in zahlreichen Bereichen: klar definierte Strukturen für das Onboarding, eine zentrale und effiziente Kommunikation mit der Führungsebene und eine unkomplizierte Übermittlung von Krankschreibungen an die Personalabteilung – ganz ohne den Aufwand langer E-Mails. Auf die Frage, was Döpp an Stackfield am meisten schätzt, antwortet sie: „Alles. Stackfield ist wirklich gelungen.“