Kanzleiübergreifende Transparenz bei Dr. Schmidt und Partner

Über Dr. Schmidt und Partner

Dr. Schmidt und Partner wurde 1947 als Apotheken-Buchstelle gegründet und hat sich seither zu einer renommierten Kanzlei für Steuer-, Rechts- und Wirtschaftsberatung entwickelt. Mit Standorten in Koblenz und Dresden betreut die Kanzlei insbesondere Apotheker, Mediziner sowie mittelständische Unternehmen.

Ute Heckelmann, Steuerberaterin, Partnerin und Geschäftsführerin, treibt gemeinsam mit Nicole Schmorleiz, IT-Netzwerk-Administratorin und Fachassistentin für Digitalisierung und IT-Prozesse, die digitale Transformation der Kanzlei voran. Ihr Fokus liegt darauf, Geschäftsprozesse effizient und zukunftssicher zu gestalten.

Stackfield ist dabei ein zentraler Bestandteil der digitalen Arbeitsweise: Kanzleiübergreifend nutzen rund 150 Mitarbeitende die Plattform für Organisation und Projektmanagement.

Die Ausgangslage

Vor der Einführung Stackfields wurde innerhalb der Kanzleien sowie standortübergeifend vor allem per E-Mail kommuniziert und zusammengearbeitet. Dabei fehlte häufig Transparenz und eine zentrale Übersicht. E-Mail-Verläufe waren nur für direkt beteiligte Personen sichtbar und andere potenziell Interessierte mussten ins CC aufgenommen werden. Auch war das eigene E-Mail-Postfach schwer zu organisieren, was die Nachverfolgung laufender Prozesse erschwerte.

Für die Ablage von Dateien und die Projektarbeit wurden kanzleiintern-veröffentliche Ordner eingesetzt, auf die alle beteiligten Personen zugreifen konnten. Allerdings fehlten auch hier klare Zuständigkeiten und der Fortschritt einzelner Projekte war für Personen, die nicht unmittelbar am Projekt beteiligt waren, nur schwer nachvollziehbar. Zur Prozessoptimierung sollte nun ein Tool her, das die Herausforderungen für alle reduzieren sollte.

Warum Stackfield?

Die Recherche führte so schnell zu Stackfield. Stackfield hob sich als deutsches, DSGVO-konformes Tool klar von der Konkurrenz ab, bot die nötigen Funktionen, um bestehende Probleme zu lösen und gewährte Administratoren genügend Flexibilität in der Rechteverwaltung und im Lizenzen-Handling.

Einführung Stackfields in der Kanzlei

Nachdem die Entscheidung endgültig auf Stackfield gefallen war, wurde Stackfield zunächst in der EDV-Abteilung eingeführt. Dort machte man sich möglichst gut mit dem Tool vertraut und erstellte anschließend einen sogenannten „Globalen Raum“, dem alle neuen Stackfield-Nutzer automatisch hinzugefügt werden. Dieser Raum wurde mit Tipps und Tricks im Umgang mit Stackfield gefüllt, um Kollegen den Einstieg zu erleichtern. Zum Schluss wurden die verschiedenen Teams der Kanzlei nach und nach projektbezogen hinzugeholt und ihnen Stackfield in kleinen Schulungen präsentiert.

Teaminterne und kanzleiübergreifende Zusammenarbeit in Stackfield

Bereits zu Anfang stellte sich Stackfield als optimales Mittel dar, um die kanzleiinterne Strukturierung weg von großen Abteilungen, hin zu kleineren Teams, umzusetzen. „Teamarbeit kann mit Stackfield einfach und organisierter erfolgen“, lobt Frau Heckelmann.

In den Stackfield-Räumen wird heute intensiv organisiert, kommuniziert und Projektarbeit betrieben. Das Kommunikationsmodul bündelt den gesamten Chatverlauf des Teams zum entsprechenden Thema. Nachrichten bleiben so jederzeit übersichtlich und nachvollziehbar – das ist wichtiger als gedacht, hebt Frau Schmorleiz rückblickend hervor.

Teammeetings werden in den Seiten des Raums geplant, vorbereitet und nachbereitet und in Ordnern sortiert. Der Kalender bietet eine Übersicht über anstehende Termine und Dateien können direkt projektbezogen im Raum hochgeladen werden. Das „zentrale Herzstück des Raumes sind jedoch die Aufgaben“, so Frau Schmorleiz.

Aufgabenverwaltung im Kanban-Board

Im Aufgabenmodul des Raumes können alle Aufgaben je nach Bedarf als Liste oder in einem Kanban-Board abgebildet werden. Die verschiedenen Status bzw. Listen des Boards lassen sich umbenennen und erweitern und die Ansicht kann mit Labels ausgeschmückt werden, sodass Aufgaben auf einem Blick einsortiert werden können. Der Fortschritt ist im Board sofort sichtbar und Engpässe bleiben damit selten unbemerkt.

Die Aufgabe selbst kann verschiedenen Personen zugewiesen werden und Unteraufgaben erlauben das Unterteilen in Aufgabenschritte. „Den Unteraufgaben können Personen zugewiesen werden, die nicht für die Hauptaufgabe zuständig sind“, erklärt Frau Schmorleiz und lobt, wie viel Spielraum den Nutzern in den Aufgabenkarten zur Verfügung steht.

Maximale Transparenz

Auf die Frage, welches Ziel mit Stackfield erreicht werden konnte, betont Frau Heckelmann die Transparenz, die heute abteilungsübergreifend möglich ist. Frau Schmorleiz führt als Beispiel den Prozess der Online-Anwendung an, der nun vollständig in Stackfield abgebildet werden kann.

Die EDV-Abteilung organisiert und dokumentiert in einem für die Online-Anwendungen designierten Raum Abarbeitung und Kommunikation mit entsprechendem Mandanten. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, wird die zugehörige Aufgabe im Kanban-Board in eine speziell für die Buchhaltung definierte Spalte verschoben. Dabei wird die bisher zuständige Person aus der Aufgabe entfernt und ein Ansprechpartner aus der Buchhaltung zugewiesen.

Die Buchhaltung wird auf diesem Weg darüber informiert, dass der Online-Prozess gestartet wurde und kann von dem Zeitpunkt an übernehmen. Frau Schmorleiz betont, wie sehr die EDV-Abteilung von dieser neuen Transparenz profitiert: „Prozesse bleiben selbst in großen Teams übersichtlich und Übergaben zwischen Abteilungen lassen sich reibungslos gestalten.“

Rechteverwaltung

Ein weiterer Pluspunkt Stackfields ist für Frau Schmorleiz als Administratorin insbesondere die umfassende Rechteverwaltung und andere Funktionen, die Admins der Stackfield-Organisation zur Verfügung stehen. Über die Einstellungen lassen sich Berechtigungen je nach Rolle der Organisation vergeben, Raum-Admins entscheiden selbst, wer Zugriff auf den Raum haben darf und innerhalb des Raumes können feingranular Rechte vergeben werden – ganz nach dem Need-to-Know-Prinzip.

Abschließende Worte

Mehr Transparenz, eine klare Aufgabenverwaltung und effiziente Teamarbeit: Frau Heckelmann und Frau Schmorleiz sind zufrieden mit Stackfield und heben besonders die Benutzerfreundlichkeit des Tools hervor. Und wenn einmal etwas unklar ist, sorgt der Support von Stackfield für schnelle Hilfe.