Treuhand Hannover: Moderne Kommunikationswege in der Steuerberatung

Über die Treuhand Hannover

Als bundesweit agierende Steuerberatungsgesellschaft für Heilberufe unterstützt die Treuhand Hannover seit über 60 Jahren Ärzte, Apotheker und andere Mandanten im Medizinsektor in ihren steuerlichen, finanzbuchhalterischen und lohntechnischen Arbeiten. André Kies ist seit 32 Jahren in der Treuhand Hannover tätig und leitet nun seit 12 Jahren die IT-Abteilung.

Die Ausgangslage

Bevor Stackfield in der Treuhand Hannover eingeführt wurde, hatten die Mitarbeitenden vor allem mit holpriger Kommunikation und wenigen ineffizienten Kanälen zu kämpfen. Kommuniziert wurde hauptsächlich auf traditionellen Wegen: per E-Mail und Telefon. In den Fachabteilungen fand die Kommunikation zwar für einige Zeit über eine rudimentär verwendete Share-Point-Plattform statt, doch auch das leider ohne Erfolg. Projektarbeit lief vor allem Face-to-face ab, z. B. in Form von Team-Meetings, doch die Corona-Pandemie machte den Steuerberatern im Frühjahr 2020 auch hier einen Strich durch die Rechnung und so sah man sich gezwungen, sich nach einem flächendeckenden Tool umzusehen, das Kommunikation sowie Aufgaben- und Projektmanagement auch über die verschiedenen Niederlassungen und Abteilungen möglich machen sollte.

Warum Stackfield?

Gerade als Steuerberatungsgesellschaft möchte und muss die Treuhand Hannover aufpassen, wenn es um das Thema Datenschutz geht. Stackfield deckte sich dabei erfreulicherweise hervorragend mit den Anforderungen der Gesellschaft. Deutsches Hosting, Datenverarbeitung in der EU, ISO 27001-Zertifizierung und zahlreiche Funktionen wie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in Räumen oder die Zwei-Faktor-Authentifizierung im Log-in, brachten der Software so einige Pluspunkte bei der Treuhand Hannover ein.

Hinzu kam das umfangreiche Angebot, mit dem Stackfield als All-in-One-Tool werben konnte. Da Stackfield vorerst vor allem als „Whatsapp-Ersatz“ dienen sollte, wurde bei der Wahl nach einem Tool Ausschau gehalten, dass Kommunikation auf vielen verschiedenen Wegen anbot. Mit Stackfields Privat- und Teamchats, der themengebundenen Kommunikation in Räumen sowie dem Telefonie-Angebot war die Treuhand Hannover mehr als zufrieden und so entschied man sich auf das Tool zu setzen und dieses auf freiwilliger Basis über die Niederlassungen hinweg anzubieten.

Stackfields benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert den Einsteig

Das Angebot zu kommunizieren, den Mitarbeitenden allerdings freie Hand zu lassen, ob und vor allem wie sie das Tool nutzen, bewährte sich dabei als sinnvolle Strategie, gerade bei Menschen, die sich ein wenig schwerer mit Kollaborationstools tun. André Kies berichtet: „Wir haben gesagt: ‚Eure Excel-Tabellen könnt ihr natürlich weiter führen, aber bitte in Stackfield. Dort werden die Tabellen abgelegt und für alle zugänglich gemacht.‘ So haben wir erreicht, dass so ziemlich jeder gut mit dem Tool zurechtkommt.“ Von Vorteil war dabei vor allem Stackfields benutzerfreundliche Oberfläche. Die Nutzer fanden sich schnell ohne viel Hilfe auf der Plattform zurecht und so war der Einstieg nicht besonders arbeitsintensiv. „Die Einfachheit und das intuitive Arbeiten mit der App war eigentlich das, was uns von vornherein überzeugt hat und letzten Endes dazu geführt hat, dass tatsächlich viele sehr schnell und sehr gerne mit Stackfield arbeiten wollten.“

Projektarbeit in der Steuerberatung

Räume in Stackfield werden bei der Treuhand Hannover nicht nur als Kommunikationskanäle eingesetzt, sondern auch um Projekte abzuwickeln. Im Modul Aufgaben können die einzelnen Arbeitsschritte des Projekts gemanagt werden, Informationen können in den Modulen Dateien und Seiten abgelegt werden und das Modul Zeitplan hält ein Gantt-Diagramm für das Team bereit und bildet alle Aufgaben in Abhängigkeit zueinander ab. Wird ein Projekt über Stackfield abgewickelt, so laufen dabei die gesamte Projektsteuerung und alle damit einhergehenden Unterprojekte über Stackfield.

Um einen Überblick über alle Projekte behalten zu können, hat sich die IT einen Raum namens „IT-Projektportfolio“ angelegt, in welchem das Management sämtlicher IT-Projekte stattfindet. Jedes Projekt ist dabei als eigene Aufgabe angelegt. Vor allem auch in Kombination mit dem Gantt-Diagramm ist das Kanban-Board eine große Hilfe und unterstützt André Kies so zum Beispiel dabei, die Auslastung der einzelnen Entwickler im Auge zu behalten. Herr Kies erzählt: „Mit der Geschäftsleitung findet drei bis vier Mal im Jahr ein Pitch-Workshop statt. Dort wird geklärt, welche IT-Projekte in der Realisierung übernommen werden, welche zurückgestellt und vielleicht auch, welche aufgrund von Zeitgründen ganz gestoppt werden sollen. Hier steuern wir quasi alle IT-lastigen Projekte.“

Integration der Marktpartner in Stackfield

Ein weiteres Stackfield-Feature von der die Treuhand Hannover regelmäßig profitiert: die verschiedenen Benutzerrollen. „Wir haben einige Projekte, in denen es darum geht, Schnittstellen zu Wirtschaftsanbietern herzustellen. Unsere Marktpartner fügen wir dabei in Stackfield zu den Räumen hinzu und integrieren sie so in unsere Projekte“, so André Kies. Um den externen Nutzern jedoch nicht dasselbe Maß an Informationen und Rechten zur Verfügung zu stellen, wie es den Mitarbeitern der Treuhand Hannover zusteht, werden sie mit der Benutzerrolle Externer versehen. So können sie nur die Inhalte sehen und bearbeiten, die für sie freigegeben sind – ganz nach dem „need-to-know“-Prinzip.

Informationenablage und Dateiversionierung

Bevor Stackfield bei der Treuhand Hannover eingeführt wurde, war das Management von Dokumenten und Dateien anstrengend und wenig vorhanden. Dateien wurden oft per Mail verschickt und dabei ist oft etwas durcheinander gekommen, so André Kies. Gerade wenn mehrere Personen Feedback zu demselben Dokument geben sollten, war es umständlich, alle Wünsche zusammenzutragen und den Überblick über die aktuelle Version zu behalten. „Da ist durchaus hier und da mal etwas auf der Strecke geblieben und das können wir jetzt verhindern. In Stackfield ist immer die aktuelle Version.“ Im Modul Dateien werden alle Dokumente abgelegt und deren Versionen verwaltet. Alles soll dort für jeden, der eine Information benötigt, jederzeit aufrufbar sein.

Chatten, Telefonieren, Screen Sharing: Jeder kommt auf seine Kosten

So wie es bei der Treuhand Hannover von Anfang an angedacht war, wird Stackfield besonders intensiv als Kommunikationsmittel verwendet: sei es zwischen den zahlreichen Niederlassungen der Gesellschaft oder aber zwischen Mitarbeitern im Homeoffice und den sich im Büro befindenden Kollegen. Besonders die technik-affineren Kollegen greifen dabei auch gerne mal zum Stackfield-Hörer: Über die Telefonie-Funktion kann schnell Feedback ausgetauscht und Probleme besprochen werden. Das Screensharing bietet dabei zusätzlich die Gelegenheit, den eigenen Bildschirm zu teilen.

Fazit: Routine, Transparenz und Weiterentwicklung

Alles in allem: André Kies ist begeistert. Stackfield gehört für ihn heute fest zum Arbeitsalltag und wird jeden Morgen ganz automatisch auf seinem Rechner gestartet. „Das ist wie Zähne putzen“, erzählt er. Auf die Frage, was der größte Nutzen sei, den die Treuhand Hannover aus Stackfield ziehe, lässt er nicht lange auf sich warten: die Transparenz vor allem in Projekten und das für das gesamte Unternehmen, sei es die Geschäftsführung, die Teamleitung oder Mitarbeitende. Vor allem die konstante Weiterentwicklung der Software und die zahlreichen Updates bekommen von André Kies zum Schluss ein großes Lob.