Stackfield im Bildungssektor: Kursorganisation an der Volkshochschule

Über die Volkshochschule Schwäbisch Hall

Die Volkshochschule Schwäbisch Hall ist eine gemeinnützige Bildungseinrichtung aus dem Nordosten Baden-Württembergs. Mit einem Programm von etwa 1000 Veranstaltungen, Kursen, Workshops und Vorträgen pro Semester und einem Dozentenstamm von circa 400 Dozenten bietet die Volkshochschule ein breites Bildungs- und Weiterbildungsangebot für interessierte Erwachsene dar. Stephanie Lander ist in der Volkshochschule Schwäbisch Hall in der Information und Anmeldung tätig und setzt Stackfield mit ihren Kolleginnen und Kollegen seit knapp einem Jahr effektiv in der Kursorganisation, im Mitarbeitermanagement und in anderen organisationsintensiven Bereichen ein.

Die Ausgangslage: Keine Transparenz und ein Überfluss an verschiedenen Tools

Anfänglich lief die Arbeit in der Volkshochschule Schwäbisch Hall dezentral in verschiedenen Tools ab. Aufgaben wie Kursabsagen oder zur Webseitenpflege wurden per Outlook kommuniziert und die eigenen Termine im Outlook-Kalender verwaltet. Für das gemeinsame Brainstorming oder andere Kreativarbeiten wurde das Whiteboard-Kollaborationstool Conceptboard verwendet. Im Google Kalender wurden die Aufgaben an den Bundesfreiwilligendienst verwaltet und in Google Docs Dokumente bearbeitet. Das Problem? Keine Schnittstelle zwischen verschiedenen Plattformen, keine gemeinsame Ansicht, auf die jeder im Team zugreifen kann, kein ‚echtes‘ Aufgabenmanagement. Informationen gingen verloren und Prozesse waren intransparent, komplex und langwierig. Es fehlte die Möglichkeit, Aufträge spontan abzuarbeiten und Aufgaben transparent abzubilden, erinnert sich Stephanie Lander. Klar war: Um endlich einen Überblick über Aufgaben, Termine und Dokumente zu erhalten, mussten die verschiedenen Programme zu einem Tool zusammengefasst werden. Der All-In-One-Traum sollte einen gemeinsamen, digitalen Arbeitsplatz für das ganze Team schaffen.

Stackfield als Datenschutz- und Preis-Leistungs-Sieger

Auf der Suche nach einem geeigneten Kollaborationstool waren aufgrund der Verarbeitung personenbezogener Daten zunächst spezifische Datenschutzbestimmungen von Relevanz. Schnell landete man hier bei Stackfield. Das Tool behauptet sich hier mit Sitz in München, mehreren ISO-Zertifizierungen und DSGVO-Konformität.

Funktional überzeugte Stackfield zusätzlich in einer kurzen Testphase. Die Stärken der einzelnen Tools, die zuvor separat in der Volkshochschule Schwäbisch Hall im Einsatz waren, ließen sich hier auf einer einzigen Plattform zusammenführen und wurden durch weitere wertvolle Funktionalitäten ergänzt:

• Kommunikation über diverse Stackfieldchats und -räume ersetzte Outlook
• Aufgabenmanagement per Kanban-Prinzip, als Liste oder im Gantt-Diagramm
• Gemeinsamer Team-Kalender inklusive Outlook-Schnittstelle für teamrelevante Events
• Stackfields Seiten und Whiteboards anstatt von Conceptboard und Google Docs zur Kollaboration in Dokumenten und Pinnwänden
• Umfangreiches Projektmanagement inklusive Controlling via Detailansicht in Stackfields Projekträumen
• Videokonferenzen inklusive Screen Sharing
• Diverse Möglichkeiten zur zentralen Dokumenten- und Dateienablage

Hinzukam Stackfields Non-Profit-Rabatt von 30 %, für den sich die Volkshochschule Schwäbisch Hall als Bildungseinrichtung qualifizierte. Stackfield profilierte sich damit bezüglich Datensicherheit, Funktionsumfang und Preis-Leistung.

Erste Schritte in Stackfield: Ohne Probleme dank benutzerfreundlicher Oberfläche

Im Juni 2023 führte die Volkshochschule Schwäbisch Hall Stackfield final ein. Mithilfe von Schulungen und kleinen Probeaufgaben für die Mitarbeitenden wurde der richtige Umgang mit Stackfield dabei angelernt. Stackfields benutzerfreundliche Oberfläche erleichterte zusätzlich erste Schritte. „Die Eingewöhnungsphase lief top. Ich hatte keine Probleme, mich an Stackfield zu gewöhnen“, lobt Stephanie Lander.

Transparentes Aufgabenmanagement mit Stackfield

Vor Stackfield wurden Aufgaben in der Volkshochschule Schwäbisch Hall primär per E-Mail oder in Person kommuniziert. Verantwortlichkeiten wurden privat notiert und die eigenen Aufgaben selbstständig abgearbeitet. Doch ohne eine transparente Aufgabenübersicht für das ganze Team können Aufgaben schnell übersehen werden und der aktuelle Status bleibt unklar, was leicht zu Engpässen und Missverständnissen führt.

Mit Stackfield konnte die Volkshochschule auf einen Schlag mehrere Probleme aus dem Weg schaffen. Jeder Anwendungsbereich wie die Kursorganisation oder die Information & Anmeldung bekommt seinen eigenen Raum inklusive Aufgabenmanagement-Funktionalität. Die Aufgaben werden über spezifische Felder in der Aufgabenkarte mit relevanten Informationen ausgestattet und an die einzelnen Teammitglieder zugewiesen. Mithilfe von Labels werden die Aufgaben zusätzlich in Kategorien unterteilt, sodass eine Kategorisierung in der Übersicht auf einen Blick möglich ist. Die Aufgaben lassen sich als Liste oder in einem Kanban-Board sowie bei Bedarf zusätzlich in einem Gantt-Diagramm abbilden. „Diese Art von Aufgabenverwaltung und das damit verbundene gemeinsame Arbeiten überzeugt einfach“, lobt Stephanie Lander.

Vor allem in der Information & Anmeldung müssen Aufgaben oft so schnell wie möglich abgearbeitet werden. Fällt zum Beispiel ein Dozent aus, müssen die Kursteilnehmer durch die Information & Anmeldung benachrichtigt werden. In dem Fall wird eine priorisierte Aufgabe angelegt. Ein Label markiert die Aufgabe als „kurzfristig“ und mit einem Fälligkeitsdatum und einer Zuweisung an die verantwortliche Person erscheint die Aufgabe direkt in dessen Dashboard Meine Woche. Für Stephanie Lander eine Erleichterung, denn so ist sichergestellt, dass sich jemand um die Aufgabe kümmern wird.

Gemeinsamer Teamkalender und Outlook-Schnittstelle

Egal ob für die Content-Planung auf Social Media, als Urlaubskalender oder, ganz klassisch, für die Planung interner und externer Teamevents und Veranstaltungen: Der Stackfield-Kalender wird vielseitig in der Volkshochschule Schwäbisch Hall eingesetzt und schafft eine Dokumentation über anstehende Events, die so zuvor nicht vorhanden war. Wer weiter seinen externen Kalender, z. B. in Outlook, nutzen möchte, kann das dabei ohne Probleme. Jeder Kalender in Stackfield kann mit wenigen Klicks abonniert und die entsprechenden Meetings so im eigenen Kalender abgebildet werden.

Nicht nur die Termine selbst, sondern auch die gesamte Organisation rund um Meetings, Events und Konferenzen findet in Stackfield statt. Die Tagesordnungen der einzelnen Teambesprechungen können im Stackfield-Modul Seiten zusammengeschrieben werden und die Terminfindung erfolgt über Stackfield-Umfragen im Modul Diskussionen. Stephanie Lander lobt hierbei die zahlreichen Kommunikationswege, die neben den Diskussionen im Raum zur Verfügung stehen: der Kommunikationsstream inklusive aller Aktivitäten im Raum, ein Kommentarbereich für jeden Eintrag und natürlich die Telefonie über die Videokonferenzen direkt in Stackfield stattfinden können – ein klares Plus. „Um zu lange Erklärungen zu vermeiden, nutzen wir hier oft die Bildschirmübertragung, das spart Zeit“, erzählt Stephanie Lander.

Dokumente und Whiteboards im Team erstellen

Um gemeinsam Dokumente zu erstellen, wurde in der Volkshochschule zuvor Google Docs eingesetzt, für gemeinsame Pinnwände nutzte man das Team-Whiteboard-Kollaborationstool Conceptboard. Dass Stackfield beide Tools ablösen konnte, war für die Bildungseinrichtung eine Erleichterung. Dokumente lassen sich heute in Stackfields Modul Seiten erstellen, für die Pinnwände gibt es das Modul Whiteboards. Egal ob Seite oder Whiteboard, in einer Versionshistorie ist hier jederzeit ersichtlich, wann das Element von wem bearbeitet wurde. Mit einem Klick auf einen einfachen Button kann dabei, bei Bedarf, zu einer älteren Version zurückgekehrt werden. Ein Kommentarbereich liefert zusätzliche Dokumentbezogene Austauschmöglichkeiten, ein Status (Zurückgestellt, In Bearbeitung, Zur Abnahme oder Final) liefert Auskunft über den aktuellen Stand und die Seite bzw. das Whiteboard selbst kann archiviert, favorisiert und weitergeleitet werden.

Verfügbarkeit im Team überprüfen dank Stackfields Status

Vor Stackfield war oft schwer nachzuvollziehen, ob Kollegen am Arbeitsplatz bzw. verfügbar waren oder nicht, denn Arbeitszeiten variierten und Meetings fanden regelmäßig statt. Mit Stackfield kann die Information & Anmeldung der Volkshochschule Schwäbisch Hall heute jederzeit Auskunft darüber geben, wer momentan ansprechbar ist und wer nicht.

Ein Blick auf das Profilbild reicht hierbei. Ein kleiner farbiger Kreis zeigt den aktuellen Status an: grün für Anwesend, rot für Beschäftigt und grau für Abwesend. Bei Bedarf nutzen die Mitarbeitenden zusätzlich Stackfields Statusmeldungen Homeoffice und Meeting, um näher Auskunft über die eigene Verfügbarkeit zu geben. Diese Form von Transparenz hat für Stephanie Lander und ihre Teamkollegen einiges erleichtert.

Stackfields Support als Stütze

Mit Stackfield konnte die Volkshochschule Schwäbisch Hall erfolgreich verschiedene Tools in einem zusammenführen und das ohne Datenschutzbedenken. Die minimalistische Benutzeroberfläche macht Stackfield für alle Mitarbeitenden einfach verständlich und sollten doch einmal Fragen aufkommen, kann der Support mit wenigen Klicks via Privatnachricht in Stackfield kontaktiert werden. „Der Support reagiert sofort auf Nachrichten und ist immer sehr freundlich“, lobt Stephanie Lander zum Abschluss.