Über die Stadt Waiblingen
Die Mittelstadt Waiblingen bei Stuttgart in Baden-Württemberg zählt knapp 56.000 Einwohner. Nick Bley – bislang in der Abteilung Brand- und Bevölkerungsschutz im Fachbereich Bürgerdienste tätig und ab Oktober 2024 in der Abteilung Digitalisierung – war treibende Kraft bei der Implementierung Stackfields in der Behörde.
Die Ausgangslage
Erste Erfahrungen mit Projektmanagementtools machten Bley und seine Kollegen vor vier Jahren, als der Wunsch nach einer digitalen Lösung in der Abteilung für Brand- und Bevölkerungsschutz aufkam. Primär für die Aufgabenverwaltung führte Bley zunächst Trello ein, doch mit der Zeit wurden Aufgaben anspruchsvoller und die Kanban-Funktionalitäten in Trello reichten bald nicht mehr aus. Bley und seine Kollegen wollten komplexere Prozesse abbilden. Dokumente, Absprachen, Meetings und Aufgaben sollten im Idealfall nahtlos in einer Plattform vereint werden.
Hinzu kam die fehlende DSGVO-Konformität von Trello. Informationen mussten stets überprüft und oft reduziert werden, bevor sie in Trello abgelegt werden konnten, und das beeinträchtigte den Arbeitsfluss erheblich. Auch wünschte sich Bley, abteilungsübergreifende Prozesse in der Stadtverwaltung effizienter zu gestalten. Vorgänge, die bisher mühsam per E-Mail abgewickelt wurden, sollten transparenter und einfacher werden. Nicht alle Ämter arbeiteten mit Trello und so war insbesondere die Weiterleitung von Trello-Aufgaben per E-Mail zeitraubend und hinderlich.
Warum Stackfield?
Da die Stadt Waiblingen daran interessiert war, eine entsprechende Alternative abteilungsübergreifend auszurollen, wurde zunächst eine Projektgruppe ins Leben gerufen, um gemeinsam eine fundierte Entscheidung zu treffen. Bley, der bereits Erfahrungen mit Kollaborationstools sowie im Projektmanagementbereich gesammelt hatte, sollte dabei insbesondere seine Expertise mit einbringen. Im nächsten Schritt wurde gemeinsam eine Bewertungsmatrix inklusive der Anforderungen an die zu testenden Tools erarbeitet. Über einen größeren Zeitraum hinweg wurden die verschiedenen Tools zum Schluss auf die Anforderungen geprüft. Stackfield setzte sich am Ende als klarer Favorit durch.
Als DSGVO-konformes All-in-One-Tool löste Stackfield nicht nur die bisherigen Probleme, sondern bot auch viele der Funktionen, die Bley bereits an Trello schätzte – darunter die E-Mail-Integration. Ein weiterer Vorteil für Bley und sein Team: Da Feuerwehr und Amt für Brand- und Bevölkerungsschutz gemeinsam eine Einheit bilden und dort intensiv mit ehrenamtlichen Mitgliedern zusammengearbeitet wird, war Bley wichtig, dass externe Nutzer keine eigenen Lizenzen benötigen. Stackfield bot uns in diesem Segment der Zusammenarbeit mit Externen unter Berücksichtigung der Lizenzen und Kosten das beste Setting
, so Bley.
Spielerisches Einarbeiten in den verschiedenen Fachämtern
Nachdem sich die Projektgruppe für Stackfield entschieden hatte, führte Bley zunächst Schulungen in den verschiedenen Fachabteilungen durch. Auf Stackfield ging er hierbei nur kurz ein und konzentrierte sich primär auf die Vorteile und Prinzipien agiler Methoden. Statt Stackfield aktiv zu bewerben, ermutigte Bley seine Kollegen dazu, die Plattform eigenständig zu erkunden.
Wir machen keinen Druck, sondern schlagen vor, selbst die Erfahrung mit Stackfield zu machen. So arbeiten sich die Leute spielerisch ein und mit Stackfield fällt einem das auch leicht. Die Usability ist wirklich klasse. […] Wenn die Leute Stackfield ausprobieren, merken sie, dass das Tool die kollaborative Arbeit wirklich verbessern kann und die Nutzung des Kanban-Boards für einen strukturierten Ablauf ein tolles Element im täglichen Workflow sein kann.
Für besonders häufig gestellte Fragen hat Bley zusätzlich einen globalen Stackfield-Raum erstellt. Der Raum steht dabei allen offen, um sich oft gestellte Fragen durchzulesen und auf interessante Links zuzugreifen, zum Beispiel auf Stackfields Wissensdatenbank.
Um Ressourcen effizient zu nutzen, empfiehlt Bley Interessierten inzwischen, zunächst mit der Externenrolle zu arbeiten. So können sie Stackfield mit einem eingeschränkten Funktionsumfang testen und prüfen, ob die Rechte ausreichen oder eine vollwertige Lizenz benötigt wird. So hat die jeweilige Abteilungsleitung auch die Gewissheit, dass mit Stackfield gearbeitet wird, wenn die Person eine Lizenz erhält
, erklärt Bley.
Seit Juli wird Stackfield stadtweit in verschiedenen Abteilungen ausgerollt – vom Hochbauamt über die Stadtentwässerung bis hin zum Veranstaltungsmanagement. Inzwischen wird Stackfield von über 200 Mitarbeitenden in der Stadtverwaltung Waiblingen genutzt.
Vorgänge transparent abbilden
Mit Stackfield können Vorgänge nun für alle Teammitglieder transparent dargestellt werden. Das Tool bietet im Raum unterschiedliche Module mit Funktionen für Aufgabenverwaltung, Teamkommunikation, gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Videokonferenzen und mehr. Im Reiter Kommunikation sind zusätzlich alle Aktivitäten innerhalb eines Raumes einsehbar, sodass sich die Nutzer jederzeit schnell auf den aktuellen Stand bringen können.
Da sämtliche Arbeitsabläufe für alle im Raum sichtbar sind, lassen sich mit Stackfield heute Lücken bei Abwesenheiten nahtlos überbrücken, lobt Bley. Punkte wie Urlaub, Krankheit oder auch On- und Offboarding gestalten sich so problemlos: Informationen, die früher in privaten E-Mail-Postfächern verstreut waren, sind nun zentral und übersichtlich in Stackfield verfügbar.
Auch die Aufgabenverteilung kann dank Stackfield transparenter und effizienter erfolgen. Jeder Nutzer kann seine eigene Arbeitslast einschätzen und klar erkennen, ob er eine weitere Aufgabe übernehmen kann oder nicht.
E-Mails automatisiert als Aufgaben in Stackfield ablegen
Im Amt für Brand- und Bevölkerungsschutz wird der Mängelmelder über ein Online-Formular abgewickelt. Sobald ein Mangel gemeldet wird, landet eine E-Mail im dafür vorgesehenen Postfach. Dank Stackfields E-Mail-Integration wird diese E-Mail nun automatisch nach Stackfield weitergeleitet und dort als Aufgabe angelegt. Bley muss sich somit nicht mehr umständlich ins E-Mail-Postfach einloggen, sondern erhält die Informationen direkt in Stackfield. Die Aufgabe kann anschließend mit einem Fälligkeitsdatum versehen, zugewiesen und im Kanban-Board in die nächste Spalte, z. B. „In Bearbeitung“, verschoben werden.
Auch Schäden in der Fahrzeugflotte der Feuerwehr werden entsprechend dokumentiert und gelangen automatisch in Stackfield. Bley schätzt Stackfield hier auch als Dokumentationswerkzeug: Mit wenigen Klicks kann er einsehen, ob bestimmte Schäden häufiger auftreten und diese Information bei Bedarf an die Werkstatt weiterleiten. Durch Stackfields automatisierte Prozesse spart Bley erheblich an Zeit und gewinnt einen klaren Überblick über wiederkehrende Probleme.
Modularität, Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit Stackfields
Ein wesentlicher Entscheidungsfaktor war von Anfang an die hohe Skalierbarkeit der Plattform, so Bley. Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Tools, bei denen oft zusätzliche Software nötig ist – etwa für das Erstellen von Mindmaps – bietet Stackfield diese Funktionen direkt integriert. Die Plattform zeichnet sich dabei nicht nur durch ihren umfassenden Funktionsumfang aus, sondern auch durch ihre Flexibilität: Nutzer können in den einzelnen Räumen selbst entscheiden, welche Module hinzugefügt oder deaktiviert werden. So lässt sich Stackfield optimal an die spezifischen Anforderungen jedes Projekts anpassen.
Skalierbarkeit ist heute wichtiger denn je, um Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen, ohne gleich das Komplettprogramm zu erhalten.
Darüber hinaus bietet Stackfield der Stadtverwaltung Waiblingen Flexibilität für die Zukunft: Die Behörde kann jederzeit auf eine On-Premise-Lösung umsteigen, d. h. Stackfield auf den eigenen Servern betreiben, oder auf den Enterprise-Plan wechseln, welcher mit einer Gliederung in Dach- und Unterorganisationen eine feinere Abstimmung auf die verschiedenen Fachbereiche erlaubt.
Projektarbeit in Stackfield: Arbeiten mit Externen und Videokonferenzen
Auch Projekte werden in der Stadtverwaltung Waiblingen über Stackfield abgewickelt, so zum Beispiel das diesjährige Jugendfestival an der Skatebowl Waiblingen. Hierfür kollaborierte die Stadt Waiblingen mit internationalen Künstlern. Um die Abstimmung zu erleichtern, wurden diese als Externe mit eingeschränkten Rechten in Stackfield eingeladen. In der Plattform konnte die Kommunikation und Organisation anschließend trotz Zeitverschiebung reibungslos erfolgen. Der Kollege aus dem Kulturmanagement hat erzählt, dass das für sie optimal war
, erzählt Bley.
Projektbezogen nutzen Bley und seine Kollegen zusätzlich die integrierten Videokonferenzen von Stackfield. Dabei können sowohl Nutzer mit einem Stackfield-Account als auch externe Teilnehmer ohne Konto per Link in die Besprechungen eingebunden werden. Wichtige Punkte lassen sich so effizient besprechen, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Seinen Kollegen empfiehlt Bley zudem, während der Besprechung Aufgaben und Protokolle direkt in Stackfield zu erstellen und diese untereinander zu verlinken, um die Dokumentation und Nachverfolgung zu erleichtern.
Im Projektbereich ist Stackfield optimal. […] Egal, in welche Abteilung ich gehe: Ich treffe immer auf Kollegen, die Stackfield sehr positiv gegenüber eingestellt sind.
Abteilungsübergreifende Prozesse und reduzierter E-Mail-Verkehr
Besonders in abteilungsübergreifenden Prozessen scheint sich die Arbeit in der Stadtverwaltung Waiblingen schrittweise zu verbessern. Bley erinnert sich: Man konnte davor nicht wirklich abteilungsübergreifend an einem Sachverhalt zusammenarbeiten.
Heute wird für jeden neuen Vorgang einfach ein neuer Stackfield-Raum erstellt, in den die relevanten Kollegen eingeladen werden. Der E-Mail-Verkehr, früher zentrales Kommunikationsmittel in abteilungsübergreifenden Projekten, kann so nach und nach reduziert werden. Bley lobt abschließend: Ich finde Stackfield klasse.