Über die Welttierschutzgesellschaft
Bei der Welttierschutzgesellschaft e.V. (WTG) stehen Tierschutzprojekte in Schwellen- und Entwicklungsländern im Fokus, denn gerade dort gibt es kaum Maßnahmen zum Schutz von Tieren. Zusammen mit den lokalen Partnerorganisationen werden mit in der DACH-Region generierten Spendengeldern Projekte zur nachhaltigen Verbesserung im Leben von Streuner-, Nutz- und Wildtieren durchgeführt. Als Teamleitung im Operativen Projektmanagement ist Stefanie Timm dafür verantwortlich, dass diese Projekte reibungslos ablaufen – und genau da kommt Stackfield ins Spiel.
Stefanie Timm – Teamleitung Operatives Projektmanagement bei der Welttierschutzgesellschaft
Die Ausgangslage
Vor Stackfield lief die Kommunikation in der Projektarbeit bei der Welttierschutzgesellschaft ausschließlich über E-Mail. Doch im Laufe der Zeit hat sich das Projektmanagement verändert, ist komplexer und damit auch qualitativ hochwertiger geworden. Viele neue Schritte, zusätzliche Berichtsformate sowie neue Mitarbeitende verlangten nach einer alternativen Abbildung bestimmter Prozesse. Im Zuge dessen wurden in der Projektplanung kurzzeitig Gantt-Diagramme ausprobiert, jedoch nicht als praktikabel empfunden. In jedem Fall war eine reine Planung über E-Mail nicht mehr tragbar – das Projektmanagement musste transparenter werden. Und so war man sich im Team schnell einig, dass die Einführung eines Projektmanagement-Tools die Lösung ist.
„Wenn alles über E-Mail läuft, wird dann doch mal jemand in CC vergessen. Und dann geht es in den Urlaub oder es wird jemand urplötzlich krank und der Vertretung fehlen möglicherweise wichtige Detailabsprachen. Deswegen haben wir uns dazu entschlossen, ein Tool zu finden, das die Prozesse und auch die Kommunikation transparent macht.“
Ein Einblick in die Arbeit der Welttierschutzgesellschaft: In Suriname wird ein Faultierbaby versorgt (© Welttierschutzgesellschaft e.V.)
Warum Stackfield?
Neben dem Hauptthema Transparenz war eine Grundvoraussetzung, dass externe Partnerorganisationen Zugriff auf das Tool haben, ohne dafür selbst Geld in die Hand nehmen zu müssen. Und genau das kann durch die externen Zugänge auf Stackfield optimal gelöst werden. Da die Projektarbeit hauptsächlich auf internationaler Ebene stattfindet, war es ebenso unverzichtbar, dass das Tool sowie der Support auf Englisch verfügbar sind. „Wir nutzen Stackfield intern auch auf Englisch. So können wir schneller reagieren, falls den Projektpartnern und Projektpartnerinnen etwas unklar ist und auch besser verstehen, wo genau das Problem liegt“, erzählt Timm.
Außerdem waren laut Stefanie Timm die sehr guten Speichermöglichkeiten von Stackfield ein großer Pluspunkt. Gerade bei der Arbeit mit internationalen Partnerorganisationen hat das einen hohen Stellenwert, denn die Kommunikation und Zusammenarbeit wird hier unter anderem durch das regelmäßige Hochladen von Foto- und Videomaterial gestützt. „Jetzt können unsere Projektpartner und Projektpartnerinnen ihre Fotos, Videos und Dokumente direkt in Stackfield hochladen und wir haben alles an einem Ort“, so Timm.
Ein sehr wichtiger Aspekt, der letztendlich zur Entscheidung für Stackfield führte, war auch, dass die Server in Deutschland stehen, denn das war aus DSGVO-Sicht eine Hauptvoraussetzung für die Welttierschutzgesellschaft.
Erste Schritte mit Stackfield
Die erste Überlegung bei der Einführung des Tools war: Wie kann man die bisherigen Arbeitsabläufe am besten abbilden? Testweise wurden schließlich ausgewählte Projektpartner und Projektpartnerinnen eingebunden und man fing an, die Kommunikation und Zusammenarbeit über Stackfield laufen zu lassen. Nach zwei Monaten wurden sukzessive alle anderen Partner und Partnerinnen und parallel dazu natürlich auch intern alle Mitarbeitenden an Bord geholt. Wichtig war vor allem die Möglichkeit, jeden Prozess individuell bearbeiten zu können. Deshalb fanden zusätzlich zur Einführung durch Stackfield weitere, interne Schulungen für die Mitarbeitenden statt. Auch mit den Projektpartnern und Projektpartnerinnen wurden mehrere Gruppenschulungen durchgeführt und im Nachgang individuell auf Fragen eingegangen. Selbst erstellte Step-by-Step-Anleitungen mit Screenshots für einzelne Arbeitsschritte halfen außerdem dabei, Vorgehensweisen und Strukturen verständlich zu erklären.
Um ein generelles Stimmungsbild zu erfassen, führte das Projektmanagement-Team im Jahr 2021 sogar eine Umfrage unter den Projektpartnern und Projektpartnerinnen bei der Welttierschutzgesellschaft durch. Neben der Befragung zum Umgang mit Stackfield und zur Zufriedenheit wurde hier auch Raum für Verbesserungsvorschläge gegeben. Das half dem Team letztendlich dabei, die Bedürfnisse der Partner und Partnerinnen besser ermitteln zu können sowie den Einsatz von Stackfield weiter zu optimieren und neue Anwendungsfälle zu schaffen.
Ziegennachwuchs in Indien wird behandelt (© Jasvinder Sehgal)
Mehr Struktur und Transparenz mit dem Kanban-Board
Mit der Einführung von Stackfield sollte primär die Projektarbeit sowie die Kommunikation mit externen Partnerorganisationen übersichtlicher und vor allem transparenter gestaltet werden. Und genau das ist der Welttierschutzgesellschaft auch gelungen: Die Kommunikation mit den Partnerorganisationen findet schätzungsweise zu 90 Prozent auf Stackfield statt und Prozesse werden im Tool übersichtlich und für alle einsehbar abgebildet. „Alle relevanten Personen haben immer Zugriff und man kann jederzeit sehen, woran gerade gearbeitet wird oder ob es vielleicht ein Problem zu lösen gibt“, erzählt Stefanie Timm.
Die Projektarbeit der Welttierschutzgesellschaft wird pro Partnerorganisation und pro Vertragsperiode geregelt. Dafür wird jeweils ein Raum angelegt, in dem die gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit stattfindet. Die Partnerorganisationen sind gegenüber der Welttierschutzgesellschaft berichtspflichtig, das heißt, sie müssen bestimmte Pflichten erfüllen und beispielsweise Berichte über den Projektfortschritt einreichen. Dabei ist gerade das Kanban-Board von zentraler Bedeutung, denn hier werden für die gesamte Vertragsperiode Aufgaben und Unteraufgaben mit einer Fälligkeit erstellt, welche die Projektpartner und Projektpartnerinnen nach und nach abarbeiten können.
Einen großen Vorteil sieht Stefanie Timm auch darin, dass man im Kanban-Board die einzelnen Schritte so kleinteilig und gut verständlich abbilden kann.
„Ich habe immer wieder von Mitarbeitenden gehört: ‚Das ist so super, dass alles in kleinen Schritten in den Unteraufgaben drin ist, weil ich so gar nichts vergessen kann. Ich orientiere mich einfach an den Aufgaben und Unteraufgaben, arbeite sie ab und kann mir damit sicher sein, alle Einzelschritte bedacht zu haben.‘“
Dass die hochgeladenen Berichte über das lokale Bearbeiten auch gleich annotiert werden können, hat die Zusammenarbeit ebenfalls enorm verbessert. „Wir sehen uns die Berichte an, schauen, ob wir noch Fragen haben oder etwas ergänzt werden muss, schreiben unsere Kommentare rein und laden eine neue Version hoch“, erzählt die Teamleiterin. Bei der Klärung wichtiger Fragen oder Besprechungen zu Berichten erfreut sich zudem das Diskussionsmodul großer Beliebtheit. Die Möglichkeit, Diskussionen am Ende auch als Bericht exportieren zu können, ist laut Timm besonders hilfreich, da man so später noch nachvollziehen kann, dass ein Thema schon besprochen wurde und wie man verblieben ist.
In den einzelnen Räumen wird außerdem weitgehend mit Rollen und Rechten gearbeitet. So sind die Projektpartner und Projektpartnerinnen Teil einer eigenen Nutzergruppe und können nur Inhalte sehen, die für sie relevant sind, wie beispielsweise ihnen zugewiesene Aufgaben. Das Projektmanagement-Team hingegen hat im Raum aber auch eigene Aufgaben, die für die Projektpartner und Projektpartnerinnen nicht sichtbar sind, und hat Einsicht in alle Bereiche.
Die Stimmung unter den Mitarbeitenden der Welttierschutzgesellschaft sowie bei den Projektpartnern und Projektpartnerinnen ist gut – alle arbeiten gern mit Stackfield. Und auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender hat sich das Tool als hilfreich erwiesen. Nachdem Stefanie Timm mittlerweile einige neue Kollegen und Kolleginnen eingearbeitet hat, kann sie berichten, dass alle zufrieden sind.
„Stackfield schafft eine Übersichtlichkeit, die vorher mit E-Mails nicht gegeben war. Man hat alle Informationen zu einem Vertrag auf einen Blick. Man geht in den Raum rein und findet dort alle Dokumente, alle Berichte, alle Fotos und Videos, die gesamte Kommunikation. Man ist sofort auf dem aktuellsten Stand. Für uns ist das einfach super.“
Pläne für die Zukunft
Zukünftig will auch die Kommunikationsabteilung ihre Arbeitsprozesse vermehrt in Stackfield abbilden. Zwar ist das Team teilweise schon in den einzelnen Projekträumen eingebunden, aber es gibt laut Timm noch viele weitere Schnittstellen mit dem Projektmanagement-Team, bei denen eine Zusammenarbeit auf Stackfield sinnvoll ist.
Auch die vielen Updates von Stackfield sollen in Zukunft mehr verfolgt werden, um sich inspirieren zu lassen und zu überlegen, wie man neue Funktionen verstärkt integrieren kann. Mit einer weiteren Umfrage Mitte des Jahres erhofft sich Stefanie Timm außerdem neue Erkenntnisse und Input, um die Arbeitsprozesse immer weiter anpassen und optimieren zu können.