Stackfield als Erfolgsfaktor für interkommunale Zusammenarbeit

Über Smart Cities: 5 für Südwestfalen

Die Smart-City-Kommunen Arnsberg, Bad Berleburg, Menden, Olpe und Soest bilden zusammen mit der Südwestfalen Agentur das Projektkonsortium „Smart Cities: 5 für Südwestfalen“ im Rahmen des Modellvorhabens „Smart Cities made in Germany“ des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI). Ihr gemeinsames Ziel ist es, die digitalen Möglichkeiten in der integrierten Stadtentwicklung zu nutzen und exemplarisch für die Region Smart-City-Strategien sowie nachhaltige Projekte zu entwickeln und umzusetzen. Dabei spielen die geänderten Bedarfe der Bürger an ihr Lebens- und Arbeitsumfeld ebenso eine Rolle wie die Belange von Umwelt und Wirtschaft. Die Südwestfalen Agentur moderiert den Prozess, teilt die Erfahrungen und Erkenntnisse aus den Pionierkommunen mit den Städten und Gemeinden in Südwestfalen und bringt diese synergetisch in den REGIONALE 2025 Prozess ein. Das Projekt wird bis zum Jahr 2026 vom BMI gefördert.

Die Ausgangslage

Im Jahr 2019 erhielt die Region Südwestfalen den Zuschlag für das Bundesmodellprojekt Smart Cities des BMI. Durch die Förderung soll die – im Vergleich zur Rhein-Region – eher ländliche Gegend strukturell gestärkt und langfristig Synergieeffekte zwischen Städten, Kreisen und Gemeinden geschaffen werden.

Dafür hat man zu Beginn zum einen das Landesstrukturförderprogramm mit dem Bundesmodellprojekt verzahnt. Zum anderen wurde für jeden Kreis in Südwestfalen eine Pionierkommune bestimmt, die innovativ denken und erste Maßnahmen umsetzen soll, von der andere Städte danach profitieren. Im Konzept „Smart Cities: Schule“ sollen diese Lösungen später präsentiert und auf weitere Kommunen ausgeweitet werden.

Welche Rolle übernimmt die Südwestfalen Agentur in dieser Konstellation? „Die Südwestfalen Agentur sollte sicherstellen, dass eine Möglichkeit zur digitalen Zusammenarbeit geschaffen wird. Es musste einen Ort geben, an dem die Projektmanager aus den jeweiligen Kommunen und wir als Agentur die Arbeit koordinieren und zentralisieren können“, erklärt Matthias Barutowicz, Projektmanager Smart City bei der Südwestfalen Agentur.

Warum Stackfield?

Die Anforderungen an die Plattform waren anspruchsvoll und vielfältig:

• Die DSGVO-Konformität und ein hoher Datenschutz mussten gewährleistet sein, da bestimmte Rechenzentren in der Region US-Tools wie Microsoft Teams blocken.
• Die Einarbeitung sollte für alle unkompliziert möglich sein, die Bedienung der Funktionen im Tool intuitiv.
• Den verschiedenen Gremien sollten in Zukunft die zahlreichen Projekte schnell und einfach veranschaulicht werden können.
• Außerdem wünschte man sich einen zentralen Ort für die Dokumentenablage – einen „Single Point of Truth“, an dem alle Informationen zusammenlaufen.

Aus diesen Gründen fiel die Entscheidung am Ende auf Stackfield als deutsche Kollaborationsplattform. Stackfield kombiniert die Bereiche Kommunikation (Teamchat, Videokonferenzen, Screen Sharing) sowie Aufgaben- und Projektmanagement, wodurch sie sich ideal für den interkommunalen Austausch und die Projektplanung eignet – und das Ganze mit einem klaren Fokus auf Datenschutz und Datensicherheit.

Mehr Überblick im gesamten Projektmanagement

Eine Stärke von Stackfield zeigt sich für Matthias Barutowicz in den Projektmanagement-Funktionen: „Eine wichtige Qualität von Stackfield ist die Portfolioansicht. Mit ihr können die einzelnen Pionierkommunen wichtigen Stakeholdern – wie zum Beispiel den Bürgermeistern – schnell und einfach eine Einsicht in laufende Prozesse und aktuelle Projektstände geben.“ Für das Projektkonsortium „Smart Cities: 5 für Südwestfalen“ markiert die gebündelte Übersicht der Themen auch den ersten Schritt zur späteren Nutzung von Synergien.

Die Erfahrung von Stackfield zeigt: Auch in anderen Unternehmen und Branchen gibt es ähnliche Anwendungsfälle, die belegen, wie die Projektportfolios die Projektmanager immer mehr entlasten, auf kritische Abweichungen im Projektverlauf hinweisen und so viel wie möglich automatisieren.

Silos beseitigen, Schwarmintelligenz nutzen

Auch das Ziel eines „Single Point of Truth“ – also einem Ort, an dem alle Informationen gesammelt werden und auf den sich jeder verlassen kann – wird von allen Beteiligten weiter verfolgt. Zu Beginn des Projekts ist dies vor allem ein gemeinsamer Ort zur Dokumentenablage, aber auch andere Funktionen von Stackfield werden verwendet.

Darüber hinaus nutzt jede Kommune einen eigenen Arbeitsbereich, eine sogenannte Raumgruppe, von Stackfield. Innerhalb dieser Raumgruppen werden wiederum diverse Projekträume angelegt – beispielsweise ein Projektraum, in dem urbane Daten gesammelt und in einem gemeinsamen Dashboard dargestellt werden. Barutowicz hat außerdem einen eigenen Raum für seine drei Themenschwerpunkte: Gremienarbeit, „Smart Cities: Schule“ und Wissenstransfer. Diese Kombination aus kommunenübergreifender und interner Zusammenarbeit mit nur einem einzigen Tool sorgt dafür, dass Silos aufgebrochen werden und ein besserer Wissensaustausch stattfindet.

Persönlicher Support – ein Segen für jeden Admin

Ein weiterer Grund, warum sich die Südwestfalen Agentur für Stackfield entschieden hat, war der Kundensupport.

Der „Kunde“ ist also nicht die jeweilige Kommune, sondern jeder einzelne User. Das bedeutet, dass jeder direkt über die integrierte Chat-Funktion innerhalb der Software mit dem persönlichen Support in Kontakt treten kann. So werden bei Herausforderungen schneller Lösungen gefunden und ein reibungsloses Arbeiten im Tool gewährleistet.

Das Fazit: Stackfield schafft eine starke Basis für das Projekt „Smart Cities: 5 für Südwestfalen“ und hilft dabei, die Region nachhaltig zu entwickeln.