Stadt Wolfenbüttel geht neue Wege in der digitalen Zusammenarbeit

Über die Stadt Wolfenbüttel

Die in Niedersachsen gelegene Kreisstadt Wolfenbüttel zählt über 50.000 Einwohner. Sie ist Fachhochschulstandort und Heimat einiger mittelständischer Unternehmen. Der Konzern Stadt Wolfenbüttel – also die Hauptverwaltung und mit ihr die städtischen Tochtergesellschaften, Eigenbetriebe und Beteiligungen – übernimmt enorm wichtige Aufgaben für das Zusammenleben in der Stadt. Cara Kühn ist die Digitalisierungsbeauftragte der Stadtverwaltung und verantwortet in der Abteilung „Organisation“ die Projektleitung Digitalisierung.

Unsere Ausgangslage

Als Digitalisierungsbeauftragte laufen bei Cara Kühn viele Fäden zusammen. Sie treibt die Digitalisierung der Verwaltung voran und kümmert sich maßgeblich um Themen wie eGovernment oder das Onlinezugangsgesetz (OZG). Auf der einen Seite ist das Ziel, immer mehr Onlinedienstleistungen für die Bürger anzubieten, auf der anderen Seite soll die digitale Zusammenarbeit in der Verwaltung selbst verbessert werden. Bislang gab es dafür kein Tool, sondern lediglich ein Intranet, das als reine Informationsplattform genutzt wurde. Kühn berichtet, dass dadurch auch die Gefahr der „Schatten-IT“ bestand, wenn sich Mitarbeiter beispielsweise kostenlose Lizenzen bei Anbietern herunterladen, die vorab nicht geprüft wurden. Vor rund einem Jahr kam dann das Bauamt mit einem konkreten Wunsch auf die Digitalisierungsbeauftrage zu: Ein Tool sollte her, das die Zusammenarbeit mit externen Partnern – wie Ingenieurbüros – ermöglicht, über das Aufgaben verwaltet werden können und das gleichzeitig die gesamte Kommunikation abbildet.

Warum Stackfield?

Wie in vielen anderen Stadtverwaltungen war es für die IT-Abteilung ein entscheidendes Kriterium, dass die Software „On-Premise“ betrieben werden kann. Das bedeutet, dass die Software auf dem eigenen Server der Stadt Wolfenbüttel gehostet wird. Viele Anbieter, die damals zur Auswahl standen, schieden genau an diesem Punkt aus, da sie ihre Software nur als Cloudlösung anbieten. Anders bei Stackfield: Das Tool erfüllte nicht nur die Anforderungen an Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation, sondern gab dank On-Premise auch die Möglichkeit, die volle Kontrolle über die Daten zu behalten – eine unschlagbare Kombination.

Nach der Entscheidung führte Kühn das Tool zunächst im Digitalisierungsprojektteam und im Baudezernat ein, bevor es anschließend auch in weiteren Verwaltungsbereichen ausgerollt werden sollte. Dabei wollte man Stackfield nicht einfach für alle Mitarbeiter als „das“ neue Tool verkünden, sondern man entschied sich bewusst für einen persönlicheren Weg: Das Digitalisierungsprojektteam schlug den Ämtern Stackfield immer dann vor, wenn sie ohnehin zu Themen wie dem Onlinezugangsgesetz oder dem eingesetzten Dokumentenmanagementsystem im Austausch waren – so konnte das Team einen besseren Einblick in das Tool geben und von seinen Vorzügen berichten. Heute ist Stackfield bei vielen Dezernaten und Ämtern der Stadt Wolfenbüttel im Einsatz: Vom Baubereich (Hochbau, Tiefbau, Stadtentwicklung) über den Tourismus bis hin zu den Finanzen und der Kultur (Stadtbücherei, Museum).

Stackfield bietet jedem Bereich der Stadtverwaltung die nötige Flexibilität

Die Arbeit wird laut Kühn nun über Raumgruppen in Stackfield organisiert. Das funktioniert sowohl für jeden einzelnen Bereich, also ein Amt, eine Abteilung oder ein Dezernat, als auch für ämterübergreifende Themen, wie Haushalt oder Schulbegehungen. Bei Letzterem sind dann u.a. das Hochbauamt, das Schulamt und die Sicherheitsfachkraft Mitglied der Raumgruppe.

Noch mehr Übersichtlichkeit schaffen sich die Ämter, indem sie in den Raumgruppen individuelle Räume je nach Themengebiet anlegen. So hat das Digitalisierungsprojektteam in Stackfield beispielsweise einen geschlossenen Raum für wöchentliche Meetings und einen Projektraum für die „Einführung Serviceportal Onlinezugangsgesetz (OZG)“. Kühn betont, dass Stackfield dabei immer die nötige Flexibilität bietet: Jedes Amt kann entscheiden, welche Module in einem Raum zur Verfügung stehen, um die Zusammenarbeit so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Ein Beispiel: Wird das Seiten-Modul benötigt, um Umfragen durchzuführen und Diskussionen zu bündeln oder reicht in einem Raum ein einfaches Kanban Board zur Aufgabenverwaltung aus? Das kann das jeweilige Amt in Stackfield exakt auf die eigenen Bedürfnisse abstimmen.

Gezielte Kommunikation anstelle von unübersichtlichem E-Mail-Verkehr

Stackfield war und ist das erste digitale Tool, dass die Stadt Wolfenbüttel für die digitale Zusammenarbeit nutzt. Dadurch hat sich folglich auch die Art der Kommunikation verändert: Es fallen spürbar weniger E-Mails an – für die Digitalisierungsbeauftrage ein sehr wichtiger Punkt. Die Mitarbeiter tauschen sich stattdessen in Stackfield über den Teamchat aus, hinterlassen Kommentare gezielt in den Aufgaben und besprechen sich zu informellen Themen ganz einfach über den Gruppenchat.

Alle Informationen immer zur Hand

Ein weiterer Vorteil, der damit Hand in Hand geht: Die gesamte Kommunikation und alle Informationen sind in Stackfield jederzeit für alle Mitarbeiter zentral abrufbar. Früher waren die Daten über mehrere Orte hinweg verteilt: E-Mail-Programm, Dokumentenmanagementsystem, Ordner auf dem Laufwerk, analoge Papierordner und viele weitere. Heute weiß jeder, in welchen Raum oder in welchen Chat Informationen gehören und wie sie mit wenigen Klicks gefunden werden können. Alles kann sofort „verwertet“, sortiert und priorisiert werden – ganz ohne kompliziertes Zwischenspeichern.

Support: Hilfe in wenigen Minuten

Dankbar ist sie auch für den persönlichen Support von Stackfield. Wenn einmal Fragen auftauchen, bekommen die Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit eine Rückmeldung. „Der Kundenservice ist überragend“, lobt Kühn. Auch proaktiv wird sie vom Support informiert, wenn es Updates im Tool gibt oder neue Funktionen zur Verfügung stehen.

Auf die Frage, welches Fazit sie seit der Einführung von Stackfield zieht, antwortet sie: