Mithilfe der Belegungsplanung kann bei der Erstellung eines Termins direkt ein Besprechungsraum definiert werden, in dem der Termin stattfinden soll. Zudem ist auf einen Blick ersichtlich, ob der gewünschte Besprechungsraum zum Terminzeitraum frei oder bereits belegt ist, was die Koordination von Terminen erleichtert.
Die Belegungsplanung aktivieren und Besprechungsräume anlegen
Um die Belegungsplanung nutzen zu können, muss das Modul "Kalender" aktiviert und mindestens ein Besprechungsraum angelegt sein. Das Modul "Kalender" ist standardmäßig aktiviert. Sollte es nicht aktiviert sein, kann ein Admin der Organisation das Modul in den Organisationseinstellungen, unter dem Reiter Module, aktivieren.
Bei aktiviertem Modul können unter den "Einstellungen" rechts neben dem Modulnamen in den Organisationseinstellungen verschiedene Besprechungsräume definiert werden. Neben dem Namen kann jedem Besprechungsraum dabei auch eine Farbe zugewiesen werden, um die Identifizierung zu vereinfachen.
Besprechungsräume anlegen und bearbeiten
Tipp: Gib den Besprechungsräumen einfach zu identifizierende Namen. Gerade bei vielen Räumlichkeiten kann es schnell zu Verwirrung kommen, wenn alle Räume einen ähnlichen Namen haben oder nur durchnummeriert sind. Auch zusätzliche Informationen, wie etwa die Menge an Sitzplätzen oder die vorhandene Technik, können dabei hinterlegt werden.
Die Belegungsplanung im Modul "Kalender" nutzen
Die Belegungsplanung kann für jeden Termin genutzt werden. In der Terminübersicht ist sie unter dem Reiter Besprechungsraum rechts in der Terminkarte zu finden. In dieser Übersicht kann dann der gewünschte Besprechungsraum ausgewählt werden.
Die Belegungsplanung in einem Termin nutzen
Die Verfügbarkeit der Besprechungsräume überprüfen
Die Verfügbarkeit eines Besprechungsraumes kann beim Erstellen eines Termins direkt über die Auswahl "Verfügbarkeit überprüfen" eingesehen werden. Neben einer Übersicht über die Verfügbarkeit der Teilnehmer findet sich hier auch die Verfügbarkeitsübersicht der Besprechungsräume.
Blick auf die Verfügbarkeitsübersicht der Besprechungsräume
In dieser Übersicht wird der globale Belegungsplan der Organisation dargestellt. Bereits eingetragene Termine werden dabei farbig hinterlegt, wenn der Nutzer Zugriff auf den dazugehörigen Raum hat.
Sollte der Nutzer keinen Zugriff haben, werden bereits eingetragene Termine schwarz-grau schraffiert und mit dem Hinweis "blockiert" dargestellt. Damit ist unabhängig der Zugriffsrechte für jedes Organisationsmitglied ersichtlich, ob ein Besprechungsraum für den gewünschten Termin gebucht werden kann, oder ob er bereits belegt wurde.
Die Belegungsplanung in den Berichten einsehen
In den "Berichten" lässt sich eine Übersicht über die organisationsweite Belegungsplanung aufrufen. Zu finden sind die Berichte in der Seitenleiste von Stackfield. Die Übersicht des Belegungspläne ist hier unter dem Reiter Kalender, gefolgt von Raumbelegung zu finden.
Überblick über den Belegungsplan in den Berichten
In dieser Übersicht sind alle in der Organisation hinterlegten Buchungen für die Besprechungsräume zu finden. Die Termine in Räumen, zu denen der Nutzer Zugriff hat, werden farbig dargestellt, die Termine in Räumen, zu denen der Nutzer keinen Zugriff hat, schwarz-grau schraffiert.
Alternativ lässt sich die Belegungsplanung in den Berichten über den Wechsel der Ansicht aufrufen. Mit einem Klick auf den Titel der aktuellen Ansicht erscheint ein Dropdown-Menü mit allen verfügbaren Ansichten. Mit einem weiteren Klick auf "Raumbelegung" wird diese nun angewendet.