Stackfield im Ausbildungsverbund Pflege des LRA Landsberg am Lech

Über den Ausbildungsverbund Pflege des Landratsamts Landsberg am Lech

Der Ausbildungsverbund Pflege ist im Bereich der Kreis- und Wirtschaftsförderung des Landratsamts Landsberg am Lech angesiedelt und hat sich als Zusammenschluss verschiedener (Fach-)kliniken, Berufsfachschulen für Pflege, ambulanter Dienste sowie stationärer Einrichtungen der Langzeitpflege zum Ziel gesetzt, die Pflegeausbildung qualitativ hochwertiger zu gestalten. Viktoriya Geisenhofer ist Koordinatorin des Ausbildungsverbundes Pflege Landsberg am Lech.

Warum Stackfield?

Um den organisatorischen Aufwand möglichst gering zu halten und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Facheinrichtungen sowie externen Partnern effektiv zu gestalten, war kurz nach der Gründung des Verbundes klar: Eine digitale Unterstützung ist unverzichtbar. Doch die Suche nach einer geeigneten Lösung stellte den Ausbildungsverbund vor große Herausforderungen.

Als öffentliche Einrichtung war der Verbund an die strengen Vorgaben der Behörde gebunden und das erschwerte die Suche. Umso größer war die Erleichterung, als die IT-Abteilung des Landratsamts eine Empfehlung aussprach: Stackfield.

Stackfield erfüllte dabei nicht nur die strengen Sicherheitsanforderungen der Behörde, sondern bot alle Funktionen, die der Ausbildungsverbund für seine Arbeit benötigte: Online-Konferenzen, eine zentrale Dokumentenablage, Projektmanagement in Räumen sowie die Möglichkeit, externe Partner einzubinden.

Erste Schritte mit Stackfield

Zur Einführung Stackfields wurden dem Verbund zwei Schulungen von Stackfield angeboten. Alle Mitglieder wurden hierfür in zwei Gruppen eingeteilt und individuell mit den Funktionen und Möglichkeiten Stackfields vertraut gemacht. Für Personen, die nicht an den Schulungen teilnehmen konnten, wurde eine Aufnahme der Schulung bereitgestellt, sodass auch sie die Einführung nachholen konnten. So erhielten alle Personen von Anfang an ein grundlegendes Verständnis der Plattform, was den Einstieg erheblich erleichterte.

Veranstaltungen vorbereiten und Projekte realisieren

Die vielfältigen Themen und Veranstaltungen des Ausbildungsverbunds Pflege, wie zum Beispiel die Fachkräftegewinnung oder Jobmessen für ausländische Mitbürger, werden von Arbeitsgruppen im Rahmen von Projekten organisiert. Stackfield bietet hierfür themenbezogene Räume, die eine zielgerichtete Organisation und Zusammenarbeit ermöglichen.

Je nach Bedarf bieten die Module innerhalb eines Raumes verschiedene praktische Funktionen:

• Im Modul Aufgaben können To-dos erstellt, zugewiesen und bearbeitet werden. Der Fortschritt im Projekt bleibt jederzeit übersichtlich.
• Im Modul Kommunikation und in den Kommentarbereichen können Nachrichten und Absprachen zentral erfolgen.
• Ideen und Konzepte lassen sich im Modul Seiten zusammentragen und strukturieren.
• Das Modul Dateien unterstützt zum Beispiel bei der Erstellung von Flyern oder der Standardisierung von Dokumenten verschiedener Fachbereiche.

Die Module des Raumes sind dabei eng miteinander verknüpft. So können Dateien beispielsweise direkt an die entsprechenden Aufgaben angehängt und Informationen gebündelt werden.

Kooperation mit externen Partnern

Viele der Projekte im Verbund werden in Zusammenarbeit mit externen Partnern abgewickelt. Dank Stackfield kann die Kollaboration digital an einem Ort stattfinden und Informationen bleiben für alle Beteiligten jederzeit zugriffsbereit.

Externe Personen werden hierfür mit eingeschränkten Rechten in Stackfield und den relevanten Räumen eingebunden. Aufgrund ihrer Rolle in der Organisation haben diese dabei nur Zugriff auf freigegebene Materialien und sehen lediglich die Personen ihrer Arbeitsgruppe. Vertrauliche Informationen bleiben verborgen und nur wirklich relevante Daten werden preisgegeben. Geisenhofer lobt: „Stackfield vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Personen sehr.“

Online-Treffen mit Stackfields Konferenzen

Involviert eine Arbeitsgruppe externe Partner, so müssen Meetings auch online durchgeführt werden können. Hierfür nutzt der Ausbildungsverbund Stackfields Konferenzfunktion. Im Kalender des entsprechenden Raumes wird der Termin angesetzt und alle relevanten Teilnehmer eingeladen. Auch Nutzer ohne eigenen Stackfield-Account können problemlos per E-Mail-Einladung und einem Konferenzlink hinzugeholt werden. Die Konferenz kann anschließend direkt in Stackfield stattfinden und alle Beteiligten können ohne zusätzliche Tools sicher miteinander kommunizieren.

Stackfield für mehr Transparenz

Dank Stackfield weiß im Ausbildungsverbund Pflege heute jede Person zu jedem Zeitpunkt, welche Aufgaben anstehen und wie der aktuelle Stand aussieht. Geisenhofer lobt: „Stackfield fördert die Transparenz enorm. Selbst wenn man länger nicht in einen Raum geschaut hat, lässt sich über das Kommunikationsmodul leicht nachvollziehen, was passiert ist.“ Das Kommunikationsmodul bietet einen klaren Überblick über alle Aktivitäten und Nachrichten im Raum. Mithilfe von Filtern können Nutzer die Ansicht dabei individuell anpassen und sich auf die relevanten Informationen konzentrieren.

Geisenhofer schätzt besonders die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Stackfields und entdeckt weiterhin mit Begeisterung neue Funktionen. Auch anderen Behörden würde sie Stackfield ans Herz legen.