Die Produktivität sinkt! Es gibt etliche Berichte, die bestätigen, dass Angestellte immer unproduktiver arbeiten. Die Ursachen: Schlafmangel, geringes Employee Engagement, Stress- und Ablenkungsfaktoren in den weit verbreiteten Großraumbüros...
Die Komplexität steigt! Vorbei sind die Zeiten, in denen unstrukturiertes Multitasking als Talent betrachtet und stolz und überschwänglich als solches präsentiert wurde. Die Fülle an unterschiedlichen Aufgaben im modernen Projektmanagement macht Multitasking so gut wie unmöglich, macht es sogar zu einem wahren Produktivitätskiller. Was die Situation stattdessen erfordert, sind klar strukturierte Workflows.
Kanban sorgt für Struktur und verbannt Multitasking
Glücklicherweise gibt es Methoden, Frameworks und Tools, welche die Workflows der Teams unterstützen und es schaffen, deren Produktivität wieder zu steigern. Hierzu zählt auch die Kanban-Methode. Kanban, was übersetzt so viel heißt wie „visuelle Karte“ – wurde in den 1940er Jahren in den Toyota-Werken entwickelt und ist nach wie vor eine Projektmanagementmethode der ersten Wahl sobald eine Vielzahl an Aufgaben zu verteilen ist.
Kurz gesagt: Die Aufteilung der Tasks wird auf einem Board präsentiert, welches nicht nur den aktuellen Status der einzelnen Aufgaben, sondern zudem auch das Gesamtbild/ die Gesamtentwicklung des Projektes abbildet.
Was früher in den Fabriken auf analogen Tafeln festgehalten wurde, geschieht heute natürlich digital. Um Multitasking zu vermeiden, schreibt Kanban außerdem ein WIP-Limit (Work in Progress) vor. So soll verhindert werden, dass die Beteiligten, durch die simultane Bearbeitung mehrerer Aufgaben an Produktivität einbüßen.
Obwohl es sich bei Kanban um eine weit verbreitete Methode im Projektmanagement handelt, sind die auf dem Markt angebotenen Projektmanagement Tools bei weitem nicht identisch. Auch die Methodik selbst wird in verschiedensten Ausprägungen angewendet und zum Teil auch mit anderen Ansätzen kombiniert. Somit umfassen die Tools zum Teil recht unterschiedliche Funktionen und Benutzeroberflächen. Die Auswahl reicht dann von einem einfachen Kanban-Board bis hin zur umfassenden All-in-One-Projektmanagement-Software.
Was macht ein gutes Kanban-Tool aus?
Bevor wir 5 beliebte Kanban-Tools vorstellen und vergleichen, befassen wir uns doch mit der Frage, was ein gutes Kanban-Tool ausmacht. Natürlich hängt die endgültige Entscheidung von den spezifischen Anforderungen der Projekte des Unternehmens, dem Budget, der Ästhetik und weiteren individuellen Faktoren ab. Dennoch gibt es einige Gesichtspunkte, die in jedem Fall berücksichtigt werden sollten.
Das Kanban Board
Die Art und Weise, wie das Board organisiert und optisch aufbereitet ist, ist ganz offensichtlich einer der wichtigsten Faktoren bei der Auswahl des Kanban-Tools.
- Welche Workflows werden unterstützt?
- Wie lassen sich Spalten und Status anordnen und untergliedern?
- Wie sind die Kanban-Karten strukturiert? Gibt es Unteraufgaben, Deadlines und lassen sich Detailinformationen und Dateien anhängen oder verknüpfen?
- Wie sieht es mit dem Handling aus?
Zusammenarbeit
Kanban kann man zwar auch ganz gut alleine für ein eigenes Projekt anwenden, es wird jedoch meist zur Verwaltung von Projekten im Team verwendet. Aus diesem Grund ist es auch relevant, wie das Kanban-Tool die Zusammenarbeit der Teammitglieder unterstützt:
- Wie kommunizieren die Mitarbeiter?
- Wie funktioniert die Zuweisung von Aufgaben? Gibt es einen Abnahme-Workflow?
- Wie werden mehrere Projekte von der Software dargestellt?
- Können auch externe Mitarbeiter miteinbezogen werden?
Support
Für den Fall, dass Nutzerprobleme auftreten oder für Fragen zu komplexeren Funktionsweisen ist ein zuverlässiger und schneller Support unerlässlich. Ein guter Anbieter sollte einen erstklassigen Support über verschiedene Kanäle (Telefon-Support, Live-Chat, FAQ, Webinare usw.) anbieten.
Sicherheit
Bei der Verwaltung von Projekten werden viele vertrauliche Informationen ausgetauscht:
- projektrelevante Informationen, die nicht nach außen gelangen dürfen (insbesondere nicht an die Konkurrenz)
- sensible Dateien und Dokumente
- Passwörter/Logins
- Daten von Kunden und Partnern (auch personenbezogene Daten) usw.
- Diskussionen zwischen den Projektbeteiligten
Dass all diese sensiblen Daten sicher vor fremdem Zugriff sind und die Speicherung selbiger den gelten Datenschutzvorschriften entspricht, ist deshalb ebenfalls ein Kritikpunkt, der bei der Auswahl eine große Rolle spielen sollte.
5 Kanban-Tools: Stackfield, Trello, Monday, MeisterTask, Asana
1. Stackfield
Stackfield kombiniert Projektmanagement und Collaboration mit hohen Sicherheitsstandards. Das Tool beinhaltet neben diversen Modulen für das Projektmanagement ebenfalls ein multifunktionales Kanban Board und ist somit vielseitiger als andere Tools. Das Kanban Board ist vielseitig einsetzbar und flexibel gehalten. So ermöglicht es benutzerdefinierte Workflows, um sich optimal an die Anforderungen des Teams anzupassen. Spalten lassen sich je nach Bedarf beliebig hinzufügen, verschieben oder löschen, individuell benennen und in Rechtegruppen einbinden. So lässt sich beispielsweise genau definieren, wem Aufgaben zur Abnahme zugewiesen werden sollen. Aufgaben lassen sich im Kanban Board (wie auch in der Listenansicht) einfach per Drag & Drop verschieben.
Was Stackfields Kanban-Prozesse jedoch maßgeblich von denen anderer Tools unterscheidet, ist deren sinnvolle Einbettung in andere Kollaborationsbereiche. Board und Kommunikationsmodul stehen direkt miteinander in Bezug: Aufgaben lassen sich beispielsweise auch im Team Chat erstellen und alle Elemente – seien es Aufgaben, Dokumente oder Dateien – können direkt kommentiert werden, womit der Kontext stets aufrechterhalten wird.
Um jederzeit den Schutz sämtlicher Daten garantieren zu können, verschlüsselt Stackfield alle Daten bereits im Browser clientseitig. So wird sichergestellt, dass niemand sonst, noch nicht einmal Stackfields Betreiber, Einsicht in die Daten der Nutzer erhält.
Stackfields Preise richten sich dabei lediglich nach der Nutzeranzahl und Speicherkapazität, d.h. auch Nutzer kleinerer Pakete müssen nicht auf Funktionsumfang verzichten. Lediglich die Enterprise Variante verfügt über erweiterte Features, welche es erleichtern eine große Nutzeranzahl zu organisieren und mehrere Organisationen unter einen Hut zu bekommen. Zudem wird Stackfield als On-Premise Variante angeboten.
2. Trello
Wer auf der Suche nach einem Kanban-Tool ist, wird unweigerlich bei Trello landen, denn hier dreht sich alles einzig und allein um das Kanban-Framework. In der Tat: Man erkennt, dass Trello den Fokus auf eine einfach zu handhabende Benutzeroberfläche legt. Trello hält alle Informationen (Aufgaben mit Label-Option, Termine, Dateien, Kommentare etc.) auf Karten fest, die auf dem Board einfach per Drag & Drop verschoben werden können. Ein intuitives und visuell schön aufbereitetes Kanban Board mit Dateiaustausch, Labels und Kommentarfunktion sowie einige Integrationen und Power-Ups - hierauf beschränkt sich Trello im Wesentlichen. Für komplexe Projekte ist Trello daher nur bedingt geeignet.
Grundlegende Funktionen sind bei Trello in einem kostenlosen, jedoch auf 10 Boards beschränkten Plan verfügbar. Weitere Optionen, einschließlich E-Mail-Benachrichtigungen, Datenexport und erweiterter Automatisierung sind kostenpflichtig.
3. Monday
Auch das komplexe Projektmanagement-Tool Monday verfügt über ein integriertes Kanban-Board. Dieses kann direkt vom Haupt-Dashboard aus erstellt und anschließend angepasst werden. Monday bietet noch weitere Features, wie eine Kalenderansicht, Zeiterfassung, eine erweiterte Suche und eine Dateiablage. Was Monday von anderen Projektmanagement-Tools unterscheidet, sind diverse Möglichkeiten zur Personalisierung der Benutzeroberfläche und des Workflows, die auf gebrauchsfertigen Vorlagen und Drag-and-Drop-Elementen basieren. Auch Automatisierungen werden geboten. Sie können beispielsweise festlegen, dass das gesamte Team benachrichtigt wird, wenn gewisse Aufgaben erledigt sind.
Monday.com kann in fünf verschiedenen Tarifen gebucht werden, wobei die Preise pro Benutzer mit jedem Tarif steigen. Erweiterte Funktionen, wie eine Kalenderansicht oder die Zeiterfassung sind nur in höherpreisigen Plänen verfügbar.
4. MeisterTask
MeisterTask ist ein Projektmanagement-Tool mit Fokus auf Kreativität. Die Kanban-Boards von MeisterTask sind flexibel und ermöglichen die Anpassung verschiedener Elemente an die individuellen Anforderungen der Nutzer. So lassen sich Spalten beliebig hinzufügen, löschen, benennen und farblich hinterlegen und individuell gesetzte Relationen zwischen einzelnen Aufgaben (z.B. Task 2 kann erst begonnen werden, wenn Task 1 erledigt wurde) sorgen zudem für Übersicht. Das Herzstück des Tools ist das Dashboard, in dem Nutzer Prioritäten festlegen können und einen schnellen Überblick über alle Aufgaben erhalten. Neben einer Browseransicht kann das Tool auch als Desktop- und als Mobile-App heruntergeladen werden. Die Muttergesellschaft MeisterLab hat außerdem ein Mind-Mapping-Tool entwickelt, das sich nahtlos in einer Bundle-Version mit MeisterTask verknüpfen lässt.
Es gibt eine kostenlose Variante für Einzelpersonen. Die Zusammenarbeit im Team funktioniert nur in den kostenpflichtigen Varianten.
5. Asana
Auch Asanas Funktionsumfang geht über ein simples Kanban-Board hinaus und bietet zusätzlich noch einen Kalender und eine To-do-Checklisten-Ansicht. Das Tool ermöglicht auch das Teilen und Kommentieren von Dateien. Die Kanban-Ansicht ist auf traditionelle Weise organisiert: Board, Labels, Aufgabenzuweisung und untergeordnete Aufgaben. Diese Funktionen stehen in einem kostenlosen Plan zur Verfügung (bis zu 10 Benutzer). Erweiterte Funktionen, z. B. Timeline, Zeiterfassung oder erweiterte Sicherheitsfunktionen werden erst in den kostenpflichtigen Varianten geboten.
Letzten Endes stellt sich nur eine Frage: Welches Tool passt am besten zu meinem Team? Interessanterweise liefern Unternehmen, die die Zusammenarbeit in den Teams fördern, mit 5-facher Wahrscheinlichkeit eine höhere Leistung. Daher sollten Projektmanagement-Tools genutzt werden, um die Prozesse für alle bestmöglich zu visualisieren, die Kommunikation zu fördern und den Gesamtfortschritt der Teams zu verfolgen. So behalten alle Beteiligten auch in Stresssituationen den Überblick, bleiben motiviert und produktiv.