Projektmanagement-Rollen im Direktvergleich

• Traditionelles Projektmanagement
• Agiles Projektmanagement
• Projektmanager vs. Produktmanager
• Produktmanager vs. Product Owner
• Product Owner vs. Scrum Master
• User vs. Stakeholder

Die letzten Jahrzehnte brachten einen enormen Wandel im digitalen und folgerichtig auch im geschäftlichen Umfeld mit sich. Nicht zuletzt ist hiervon auch das Projektmanagement betroffen: Methoden werden ständig weiterentwickelt und neue Ansätze in Zusammenhang mit dem digitalen Fortschritt verlangen nach neuen spezialisierten Fachkräften.

Zu den klassischen Projektmanagement-Rollen, wie wir sie bereits in unserer Gesamtübersicht zum Projektmanagement aufgeführt haben, gesellen sich fortlaufend weitere, neue Rollen. Dieses Phänomen lässt sich deutlich am Arbeitsmarkt erkennen – viele der Stellenbezeichnungen gab es vor einigen Jahren schlichtweg noch nicht - Product Owner und Scrum Master etwa. Mit dem Aufkommen moderner und agiler Methoden variieren die Rollen innerhalb der Projektmanagement-Teams also zusehends, was bereits heute zu Missverständnissen führt.

Mit diesem Artikel möchten wir einen Überblick über die relevanten Rollen (die eine oder auch mehrere Personen einnehmen können) geben, sie direkt gegenüberstellen und die Unterschiede herausstellen. Du fragst dich, was der Unterschied zwischen Produktmanagern und einem Product Owner ist oder was den Scrum Master im Projektmanagement beschäftigt? Dann lies weiter...

Gehen wir aber zuerst einmal sicher, dass jedem der Unterschied zwischen dem traditionellen und dem moderneren agilen Projektmanagement klar ist, weshalb wir einen kurzen Blick auf zwei Projektmanagement-Methoden werfen, die als gängige Vertreter traditioneller und moderner Ansätze anzusehen sind.

Der Unterschied zwischen traditionellem und modernem Projektmanagement

Traditionelles/Wasserfall-Projektmanagement

Laut dem Project Management Institute (PMI) wird Projektmanagement definiert als "die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen". Bei der traditionellen Methode, die oft als "Waterfall" bezeichnet wird und heute als sehr starr gilt im Vergleich zu den moderneren Varianten, folgen die Projektphasen einem klaren Ablauf. Den Prozess kann man sich wie den stufenartigen Abfall einer Kaskade vorstellen, daher auch der Name Wasserfall. Eine Phase folgt der anderen, hängt von der Vollendung ihrer Vorgängerphase ab und kann auch erst begonnen werden, sobald diese abgehakt wurde.

Betrachten wir das ganze am Beispiel der Softwareentwicklung, könnte das Modell aussehen, wie im folgenden Bild:

Wir schreiben die Anforderungen, gehen danach zum Design über, implementieren danach die Anforderungen, führen im Anschluss daran ein Testing durch um Bugs (Programmierfehler) aufzuspüren und kommen schlussendlich in die letzte Phase, die der Wartung. Vom Testing zurück zum Design zu springen ist hier also nicht angedacht. Wir sehen: Das Modell bringt Struktur, jedoch wenig Flexibilität.

Modernes Projektmanagement: Agile

Genau hier kommen Agile Methoden ins Spiel. Anstatt einem starren Prozess zu folgen, konzentrieren sich agile Teams darauf, flexibel zu bleiben um später die bestmögliche Version zu liefern. Hierzu wird der gesamte Projektierungsprozess häufig in mehrere, kleine Prozesse aufgeschlüsselt.

Scrum ist eine der beliebtesten Varianten der agilen Methodik und zielt darauf ab, so schnell wie möglich geschäftlichen Nutzen zu liefern. In Scrum wird in etlichen Sprints entwickelt, an deren Ende immer ein funktionsfähiges Endprodukt steht. Das Vorgehen ermöglicht es, zu experimentieren und sich ändernde Anforderungen am Ende eines jeden Sprints einzubinden.

Hier findest Du eine genaue Gegenüberstellung der beliebtesten Projektmanagement-Methoden

Wie bereits erwähnt fordern die sich wandelnden Projektmanagement-Methoden beizeiten auch eine Anpassung der Projektmanagement-Rollen. In den letzten Jahren haben sich etliche PM-Rollen herausgestellt. Viele der heute verbreiteten Rollen-Bezeichnungen klingen allerdings ähnlich und sorgen für Verwirrung – so auch und maßgeblich die folgenden:

Diese Projektmanagement-Rollen sind schwer zu unterscheiden:

Projektmanagement-Rollen im Vergleich: Produktmanager vs. Projektmanager

Zwei Rollen, die oft verwechselt werden, sind die des Projektmanagers und die des Produktmanagers. Projekte drehen sich sehr häufig um die Erstellung eines gewissen Produktes und daher liegt auch der Verdacht nahe, dass ein Produktmanager ganz einfach ein Projektmanager für diese Art von Projekt ist. Tatsächlich unterscheiden sich die beiden Rollen jedoch deutlich in ihren Zielen.

Die Rolle des Projektmanagers ist innerhalb der meisten Projektmanagement-Methoden gegeben. Die Person, die diese Position innehat, ist für ein oder mehrere Projekte verantwortlich und leitet und überwacht sie von Anfang bis Ende auf ihrem Weg durch die verschiedenen Projektmanagement-Phasen. Das umfasst die Einteilung von strategischen Plänen und Visionen in aufgabenorientierte Initiativen, die voraussichtlich erreicht und gemessen werden können.

Dabei muss der Projektmanager die Arbeit eines oftmals größeren Teams koordinieren, um das Projekt rechtzeitig im vorgegebenen Budgetrahmen abzuschließen. Auch obliegt ihm die Verantwortlichkeit für die Ressourcen und die Qualität des Projektziels. Der Projektmanager ist also intern fokussiert und prozessorientiert.

Demgegenüber steht die Rolle des Produktmanagers, dessen Fokus ganz klar auf der strategischen Entwicklung der für das Produkt marktrelevanten Faktoren liegt und zwar mit dem größtmöglichen Nutzen und Wert. Produktmanager kreieren die Vision eines Produktes, kommunizieren sie und sind für ihren Erfolg verantwortlich. In diesem Zusammenhang wird für einen Produktmanager insbesondere der Marketing-Mix (die 4 P’s: Produkt, Preis, Distribution, Promotion) relevant.

Der Produktmanager ist sozusagen der Repräsentant des späteren Nutzers und muss sich dementsprechend auch in diesen hineindenken können. Sie sollten in der Lage sein, Fragen zu beantworten wie „Was entwickeln wir?“, „Welches Problem löst das Produkt?“, „Welche Vorteile bringt es und welchen Wert hat es?“, „Wie gelangt das Produkt an den Kunden?“ und „Wie wird das Produkt kommuniziert und beworben?“. Der Produktmanager ist also extern fokussiert und marktorientiert.

In aller Kürze: Unterschiedliche Ziele für Projektmanager und Produktmanager

Es gibt also viele Unterschiede zwischen den beiden Rollen. Der Produktmanager plant eine Produktstrategie, die zur Entwicklung und Lieferung des Produkts führt. Er ist für den gesamten Lebenszyklus des Produkts verantwortlich, muss daher den Markt im Blick behalten und strategisch reagieren können. Der Projektmanager muss die Ausführung von Entwicklungsplänen überwachen, was Führungs- und Organisationsvermögen verlangt.

Projektmanager vs. Produktmanager in der Praxis

In der Theorie werden die Rollen klar voneinander differenziert und als eigene „Vollzeit-Positionen“ formuliert. In der Realität sind sie oftmals nicht so deutlich abgegrenzt. So wird dem Produktmanager in manchen Fällen gar die Rolle eines Projektmanagers mitauferlegt. Gerade in großen Unternehmen und innerhalb großer Projekte sind jedoch häufig auch beide Projektmanagement-Rollen anzutreffen. Die Abgrenzung projektinterner und marktrelevanter Belange durch unterschiedliche Verantwortungsbereiche stellt sicher, dass der Projektmanager unabhängig von äußeren Einflussfaktoren bleibt. Die beiden Verantwortlichen arbeiten dann eng im Produktentstehungsprozess zusammen, was in einem sehr grob gedachten Projektablauf wie folgt aussehen könnte:

Projektmanagement-Rollen im Vergleich: Produktmanager vs. Product Owner

Die Rolle des Produktmanagers haben wir nun näher erläutert: Der Produktmanager arbeitet strategisch, ist für die Vision eines Produktes zuständig und bleibt dabei marktfixiert. Wo aber liegt der Unterschied zu einem Product Owner? Selbe Rolle, andere Bezeichnung? Nicht ganz.

Während die Rolle des Produktmanagers in verschiedenen Projektmanagement-Methoden vorgesehen ist, ist der Product Owner zusammen mit dem Scrum Master und dem Entwickler-Team eine fest vorgeschriebene Rolle innerhalb eines Scrum Teams.

Das PMI definiert Scrum wie folgt: Scrum ist eine Methode der iterativen und inkrementellen Produktlieferung, die häufiges Feedback und kollaborative Entscheidungsfindung nutzt.

Einfach ausgedrückt: Scrum Teams arbeiten iterativ innerhalb regelmäßiger „Feedbackloops“, sogenannter Sprints, die jeweils mit einem fertigen und voll funktionstüchtigen Zwischenprodukt abschließen. Dank der Erfahrung und dem Wissen aus vorausgegangenen Sprints ist der Folgesprint gut vorhersehbar und Entscheidungen werden immer auf Basis dessen getroffen, was bereits bekannt ist. Scrum ermöglicht experimentelle Entwicklungen und schafft somit mehr Freiheiten für das Team und mehr Möglichkeiten für das Projekt.

Der Product Owner agiert also innerhalb eines solchen Ansatzes. Wie der Name schon sagt, ‚gehört‘ ihm sozusagen das Produkt, was bedeutet, dass er die Verantwortung dafür trägt. Er kümmert sich um den Product-Backlog, also den Anforderungskatalog für das Produkt, und er hat dafür Sorge zu tragen, dass die von ihm festgelegten Anforderungen umgesetzt werden. Dabei steht er in engem Kontakt mit allen Stakeholdern.

Der Hauptunterschied zwischen Produktmanagern und Product Ownern besteht darin, dass der Produktmanager die gesamte Vision und den Entwicklungsprozess eines Produkts überwacht, wohingegen der Product Owner eng mit einem Entwicklungsteam zusammenarbeitet, das diese Vision korrekt umsetzen muss. Anstatt einer rein strategischen Ausrichtung ist er auf die taktische Umsetzung der Produktanforderungen spezialisiert. Product Owner werden als Mitglieder des Entwicklungsteams betrachtet, welches das Projekt gemäß der Scrum-Methodik durchführt, während Product Manager eher außerhalb dieses Teams angesiedelt sind.

Projektmanagement-Rollen im Vergleich: Product Owner vs. Scrum Master

Wir haben bereits festgestellt, dass es sich bei einem Product Owner im Vergleich zum Produktmanager um eine fest vorgeschriebene Rolle innerhalb eines Scrum Teams handelt. Wer sich noch nicht eingehend mit den Scrum Rollen beschäftigt hat, wird sich nun wahrscheinlich die folgende Frage stellen:

Wenn der Product Owner für das Produkt verantwortlich ist, die Anforderungen festlegt und mit Stakeholdern kommuniziert. Welche Aufgabe erfüllt dann der Scrum Master?

Beide Rollen sind schließlich integrale Mitspieler des Scrum Teams. Die offiziellen Scrum-Richtlinien schreiben den beiden Rollen folgende Aufgaben zu:

Wie bereits erwähnt ist der Product Owner dafür zuständig, den Wert des Produktes zu steigern. Er verwaltet u.a. den Product Backlog, priorisiert die Anforderungen, prognostiziert die Bedürfnisse der Kunden und fungiert als primäre Kontaktperson. Die Rolle des Product Owners ist Teil des agilen Entwicklungsteams, das sie mit der Rolle des Scrum Masters verbindet.

Der Aufgabenbereich des Scrum Masters wiederum umfasst die Unterstützung des Product Owners und des agilen Teams bei der Umsetzung des Scrum-Prozesses. Er fungiert als Brücke zwischen den beiden anderen Rollen.

Scrum Master sind verantwortlich für die Aufrechterhaltung der Agilen Prinzipien. Durch die Anwendung der richtigen Prozesse stellen sie sicher, dass das Team diese 12 Prinzipien des Agilen Manifest lebt. Eines ihrer obersten Ziele sollte die Steigerung der Teamproduktivität und die Motivation der Teammitglieder sein, um schlussendlich die höchstmögliche Qualität im gesetzten Zeitrahmen zu gewährleisten.

Eine Aufgabe, die für gewöhnlich der Scrum Master übernimmt, ist das Abhalten der Sprint Retrospektive – einem von fünf Scrum Events, in dem der Prozessablauf des letzten Sprints unter die Lupe genommen und besprochen wird, an welchen Stellen für den folgenden Sprint noch Verbesserungsbedarf besteht.

Projektmanagement-Rollen im Vergleich: Stakeholder vs. User

Die Begriffe Stakeholder und User, sorgen ebenfalls häufig für Verwirrung bzw. Verwechslung. Häufig werden sie synonym verwendet und das ist keineswegs immer falsch.

Als Nutzer (End-Nutzer) wird eine Personengruppe definiert, bei der die Endprodukte eines Projektes Anwendung finden. Sie sind weder Teil des Teams, noch (sofern es sich nicht um ein Produkt speziell für den internen Gebrauch handelt) Teil der Organisation, die das Produkt entwickelt hat. Auf ihre Bedürfnisse ist die Intention des Produktes jedoch ausgelegt.

Gerade Nutzer/Kunden werden häufig mit dem Begriff Stakeholder gleichgesetzt. In gewisser Weise ist dies auch richtig, denn Nutzer sind eine der Personengruppen, die gemeinhin unter den Sammelbegriff Stakeholder fallen. Sie sind allerdings nicht die einzige Gruppe.

Stakeholder ist ein sehr breit gefasster Term, mit dem sich verschiedene Personen oder Personengruppen betiteln lassen. All diese Personengruppen haben ein gewisses Interesse an dem Produkt, da sie davon betroffen sind oder sein werden und somit einen direkten oder indirekten Einfluss auf das Projekt ausüben. Kunden etwa, sind am Projekt nicht direkt beteiligt. Allerdings werden sie das Endprodukt nach Abschluss des Projektes nutzen, womit sie einen konkreten Einflussfaktor darstellen.

Beispiele für Stakeholder im Projektmanagement wären:

• Entscheidungsträger einer Firma,
• Kunden/Nutzer
• Projektsponsoren
• Das Rechtswesen der Firma
• Lieferanten
• Geschäftspartner

Die Stakeholder spielen eine wichtige Rolle für den Erfolg des Teams, das das Projekt durchführt. Sie helfen bei der Konzeption, Entwicklung, Einführung, Förderung und Verbesserung des Produkts, indem sie kontinuierliches Feedback geben.

Unterscheidung: Stakeholder vs. Nutzer

Der Unterschied zwischen Stakeholdern und Nutzern besteht darin, dass die Stakeholder das Produkt nicht unbedingt nutzen, sondern lediglich einen konkreten Einfluss auf den Entwicklungsprozess haben und zur Bewertung der Ergebnisse, des Nutzens, der Kosten usw. herangezogen werden. Nutzer hingegen sind diejenigen, die mit den im Projekt produzierten Gütern interagieren, um einen Nutzen zu erzielen. Die Nutzer können einen indirekten Einfluss auf das Projekt haben (über Konsultationen mit potenziellen Endnutzern), und ihr Interesse kann über Erfolg oder Misserfolg des Produkts entscheiden.

Wenn ein Produkt nicht für den internen Gebrauch in einer Organisation bestimmt ist, ist ein Benutzer in der Regel einfach ein Kunde, der für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt.

Es ist wichtig zu beachten, dass Nutzer als eine der Stakeholder-Gruppen betrachtet werden können.

Kennst Du alle Projektmanagement-Rollen?

Die Unterschiede zwischen den verschiedenen Projektmanagement-Rollen zu verstehen, ist entscheidend, um sie richtig anzuwenden und den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten. Da die Definitionen in den verschiedenen Organisationen unterschiedlich sind, ist dies nicht immer ein einfaches Unterfangen.

Die Verantwortungsbereiche der Rollen können sich überschneiden und den Anschein erwecken, dass ihre Funktionen sehr ähnlich sind. Dennoch sollten einzelne Rollenbezeichnungen nicht synonym verwendet werden. Nur so schaffen es Organisationen, Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle am Projekt beteiligten Parteien ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten verstehen.