Das nächste Projekt steht an. Die Ziele sind hoch gesteckt, der Eifer noch groß. Wir alle wissen jedoch, dass ein wenig Organisationstalent und Motivation im modernen Projektmanagement nicht mehr ausreichen. Häufig werden Projektstrukturen derart komplex, dass sich nur schwer der Überblick behalten lässt. Für den Erfolg eines Projektes ist jedoch nichts wichtiger als das.
Aus Teams mit großen Projekten ist die Projektmanagement-Software als zentrales Bindeglied mittlerweile nicht mehr wegzudenken, denn mit dem richtigen Tool werden selbst verfahrene Projekte in die richtige Richtung gelenkt. Manch einer fühlt sich von der großen Auswahl verschiedener Anbieter jedoch erschlagen.
Werfen wir doch einfach einen Blick auf fünf der beliebtesten Projektmanagement-Lösungen 2024 und entscheiden dann.
Was bei der Auswahl einer geeigneten Projektmanagement-Software wichtig ist
Projektmanagement-Tools findet man schnell – genauer gesagt findet man sie wie Sand am Meer. Und sie alle sind vollgepackt mit einem ganzen Haufen an Features. Finde da mal einer dieses eine Sandkorn. Der ein oder andere fühlt sich bei der Auswahl wohl eher so, als wäre er im Sand vergraben. In sengender Hitze. Glücklicherweise gibt es einige Faktoren, unter deren Berücksichtigung die Entscheidung maßgeblich erleichtert werden kann.
Auf diese Merkmale sollte man bei Projektmanagement-Software wirklich achten:
Anpassungsfähigkeit. Projekte sind verschieden. Immer. Jedes Team arbeitet anders. Immer. Welche Vorteile lassen sich also aus einer schlichten „One fits all“-Lösung ziehen? Keine. Wenn sich Produkte an diverse Ansprüche, die unterschiedlichen Workflows entspringen, anpassen lassen, ist das ein großer Vorteil. Muss sich hingegen das Team sehr stark nach der Software richten, so ist dies mit zusätzlichem Aufwand und womöglich auch mit einer geringen Überschaubarkeit verbunden.
Benutzerfreundlichkeit. Es mag banal klingen, aber eine hohe Benutzerfreundlichkeit ist für den Projektverlauf ausgesprochen wichtig. Wirft die Anwendung Probleme auf, wirft dies gleichermaßen das Team im Zeitplan zurück. Auch neue Projektteilnehmer müssen sich schnell zurechtfinden können, denn gerade bei Projekten, welche auf mehrere Wochen oder Monate angesetzt sind, sind neue Mitarbeiter oder nur temporär Beteiligte nicht ungewöhnlich.
Support. Dass es problematisch werden kann, sich für eine Projektmanagement-Software zu entscheiden, liegt (wie schon gesagt) an der unüberschaubaren Bandbreite an Funktionen. Aufgrund dieses Umstandes sind auch die oben erwähnte Benutzerfreundlichkeit und ein guter Support unerlässlich. Schließlich wird jede Projektmanagement-Software auch weiterentwickelt und erält im Zuge zahlreicher Updates regelmäßig neue Features. Wohin soll ich mich bei Nutzungsproblemen wenden? Wohin, wenn ich mich auf der Plattform nicht zurechtfinde? Was, wenn ich Probleme bei der Anmeldung habe? Wer beantwortet all meine Fragen? Wenn du als Nutzer die Antwort auf all diese Fragen hast, ist das definitiv ein Pluspunkt für den Anbieter.
Datenschutz. 2018 hat sich mit der DSGVO der Datenschutz in Europa revolutioniert. Für Unternehmen ist es nun wichtiger denn je, personenbezogene Daten zu schützen und so wichtig wie eh und je, Firmeninterna sicher zu verwahren. Warum der Schutz personenbezogener Daten für die Kunden von großer Wichtigkeit ist, muss wohl nicht erwähnt werden. Einige Anbieter von Projektmanagement-Software jedenfalls, setzen höhere Sicherheitsstandards als andere. Dies ist ein Kriterium, dass alle anderen ausschalten kann.
Projekte verwalten. Natürlich ist auch der Funktionsumfang ausgesprochen wichtig. Was nützt schließlich eine datenschutzkonforme und benutzerfreundliche Software- selbst wenn diese Faktoren unabdingbar sind –, wenn das Team damit nichts anfangen kann? Was nützt das Produkt mit dem größten Funktionsumfang, wenn eine Projektmanagement-Software zur Kommunikation sowie zur Aufgaben- und Ressourcenplanung benötigt wird, sich genau dies aber nicht mit der gewählten Software umsetzen lässt? Dieser Faktor ist individuell zu bewerten. Denn die Arbeitsstrukturen im Projektmanagement sind je nach Team(-größe), bevorzugtem Workflow und betriebsinterner Regelungen anders. Arbeitsstrukturen bestimmen die Art der Nutzung. Diese Bereiche sind für das Projektmanagement insbesondere von Bedeutung:
- Aufgabenverwaltung: Das Taskmanagement ist essentiell für die Planung und Steuerung von Projekten. Hier sollten Zuständigkeiten geklärt, Aufgaben strukturiert und terminiert und mit den zugehörigen Dokumenten und Dateien in Verbindung gebracht werden können. Je nach Software werden oftmals verschiedene Ansichten geboten.
- Kommunikation: Kommunikation in Echtzeit und sinngemäße Verknüpfungen um auch über längere Zeiträume hinweg die Zusammenhänge zu behalten – Communication is key!
- Verwaltung von Dokumenten und Dateien: Auch transparent gestaltetes Filesharing und die Möglichkeit, an Dokumenten gemeinsam zu arbeiten, sollte möglich sein. So sind alle Informationen zum Projekt an einem zentralen Ort.
Projektmanagement-Software im Vergleich
Was nehmen wir unter die Lupe? Fünf Anbieter Cloud-basierter Projektmanagement-Software, die als SaaS-Lösung (Software as a Service) angeboten werden.
Stackfield
Die Projektmanagement-Software mit deutschem Serverstandort vereint Kommunikation und Aufgaben-Workflows in einem Tool und ist dabei DSGVO-konform. Stackfield steht Nutzern als Cloud-basierte Lösung und als On-Premise Variante zur Verfügung.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion. Benutzerfreundlichkeit zeigt sich hier zum einen in der übersichtlichen Gestaltung. Für verschiedene Arbeitsbereiche werden Projekträume erstellt. Und weil Arbeitsstrukturen in verschiedenen Projektteams ganz unterschiedlich sein können, lassen sich diese flexibel gestalten: Jeder Raum umfasst diverse Module (z.B. Gruppenchat, Diskussionsmodul, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Kalender Dokument- und Dateiverwaltung etc.), deren Zusammensetzung sich ganz einfach an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen lässt. So lässt sich etwa das Kanban-Board im Aufgabenmodul in einen Redaktionsplan umwandeln. Nicht benötigte Module lassen sich ausschalten. Neben den vorhandenen Integrationen (z.B. Dropbox) bietet die Stackfield API eine Schnittstelle zur Integration weiterer Systeme, etwa Verknüpfungen zu einem CRM-Modul. Hilfreich für die Ressourcenplanung sind z. B. Gantt-Charts oder auch Projektportfolios, die einen Gesamtüberblick über einzelne oder alle Projekte zusammen geben.
Um Zusammenhänge aufrechtzuerhalten, können alle Elemente (Aufgaben, Dateien, Kommentare usw.) sinnvoll miteinander verknüpft werden. So hält Stackfield auch das Projektmanagement mit komplexeren Workflows übersichtlich und strukturiert.
Bei der Entwicklung wurde darauf geachtet, eine intuitive Benutzeroberfläche zu schaffen, in der man sich schnell zurechtfindet. Um den Einstieg zusätzlich zu erleichtern, werden die Projektmanager und alle Beteiligten des Projektteams durch die ersten Schritte geleitet.
Support. Stackfield bietet diverse Optionen um einen optimalen Support zu gewährleisten. Eine Hilfedatenbank beantwortet die häufigsten Fragen. Für spezielle Fragen besteht die Möglichkeit, Berater per E-Mail oder im Live-Chat zu kontaktieren. Für Enterprise-Kunden steht ein persönlicher Priority-Support am Telefon zur Verfügung und darüber hinaus können Webinare und Schulungen vereinbart werden.
Datenschutz. Hohe Standards in puncto Datenschutz garantieren DSGVO-Konformität. Die sensiblen Daten der Kunden werden direkt beim Upload clientseitig Ende-zu-Ende verschlüsselt und auch verschlüsselt übertragen, weshalb selbst die Plattformbetreiber keine Einsicht in die Daten der Nutzer haben. Zudem befinden sich Stackfields Server in Deutschland, wodurch die Nutzung der Projektmanagement-Software dem europäischen Datenschutzrecht entspricht.
Die Einhaltung der Compliance Regeln von Stackfields Nutzern garantieren weitreichende Möglichkeiten bei der Rollen- und Rechtevergabe. So lassen sich durch die entsprechende Rolle beispielsweise auch externe Nutzer wie Freelancer bedenkenlos in Arbeitsprozesse integrieren.
Stackfield gibt seinen Nutzern die Option einer On-Premise Variante, in der sie die volle Kontrolle über ihre Daten behalten.
Monday.com
Weiter geht es mit Monday.com. Das Tool bietet Teams verschiedener Größen eine zentralisierte Plattform für das Projektmanagement und die Aufgabenverwaltung.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion. Aufgrund des intuitiven Aufbaus ist der Einstieg ohne große Einführung möglich. Anpassbare Kanban-Dashboards geben einen Überblick über Aufgaben und Projektstatus.
Neben gebrauchsfertigen Vorlagen und Möglichkeiten zur Personalisierung werden auch Automatisierungen geboten. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass das gesamte Team benachrichtigt wird, wenn gewisse Aufgaben erledigt sind. Weitere Features sind: eine Kalenderansicht, Zeiterfassung, eine erweiterte Suche und eine Dateiablage.
Support. Bei Fragen können sich Nutzer im Live-Chat an Monday.com wenden. Telefonischen Support gibt es nicht. Zusätzlich dazu steht ein Hilfe-Center mit Tutorials, Leitfäden und Live-Webinaren (alles in Englisch) sowie ein Community-Forum zur Verfügung.
Datenschutz. Monday ist ein US-amerikanisches Unternehmen und unterliegt somit dem Cloud Act. Daten werden u. a. auf amerikanischen Servern gehostet und es gibt keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
US-Anbieter werden aus europäischer Sicht datenschutzrechtlich als kritisch eingestuft, da sie dem Cloud Act unterliegen. Das Gesetz sorgt nicht nur für Rechtsunsicherheit bei amerikanischen Anbietern mit US-Server-Standort, sondern auch bei jenen mit EU-Server-Standort, denn entscheidend ist der Unternehmenssitz. US-amerikanische Behörden können so Unternehmen mit Hauptsitz in den USA (und auch deren Tochterunternehmen mit Sitz z. B. in Deutschland) zur Herausgabe von Daten verpflichten.
Trello
Trello ist der Michelangelo unter den PM-Tools – hier liegt der Fokus eindeutig auf der bunten und offenen Darstellung. Der Taskmanager ist bekannt für seine Kartenansicht und eignet sich hauptsächlich für agiles Projektmanagement in kleinen Teams.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion. Zweifelsohne, Trello lässt sich als benutzerfreundlich bezeichnen. Allerdings beschränkt sich die Software größtenteils auf seine schlicht gehaltenen Aufgabenboards. Dort landet dann im Prinzip alles: Aufgaben, Termine und sonstige Inhalte, die dann mit Dateianhängen und Detailinformationen versehen werden können. Per Drag and Drop lassen sich diese einfach verschieben. Für umfangreiche Projekte ist jedoch auch Trello nur bedingt geeignet. Die Zeiterfassung ist lediglich über das Harvest Power-Up möglich. Auch globale Übersichten oder ein zentrales Dashboard, wie sie bei Stackfield zu finden sind, gibt es hier nicht. Ein Pluspunkt ist die recht breite Auswahl an Integrationen (z.B. Slack oder Dropbox). Trello‘s Vorteile sehen vorrangig sehr kleine Teams im agilen Umfeld.
Support. Der Support ist auch bei Trello stark eingeschränkt. Er beschränkt sich auf ein (hauptsächlich englischsprachiges) Hilfeforum und Video-Anleitungen sowie Hilfetexte, welche zum Teil auch direkt in der Projektmanagement-Software integriert sind. Liefern diese Optionen keine Lösung, lässt sich der Trello-Support per Live-Chat erreichen.
Datenschutz. Auch Trello ist zwar Privacy-Shield-zertifiziert, hostet jedoch Nutzerdaten auf US-amerikanischen Servern. Nutzer der Plattform sollten sich dessen bewusst sein.
Basecamp
Bei Basecamp handelt es sich um einen Klassiker. Das Handling ist einfach gehalten, der Fokus liegt auf der Kommunikation.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion. Basecamp liefert einige Funktionen aus einer Hand – Echtzeit-Kommunikation, Dateimanagement, To-do Listen –, hält sich innerhalb dieser Bereiche jedoch schlicht und setzt auf abgespeckte Funktionsbereiche. Eine Kanban-Ansicht, wie von so vielen Nutzern als übersichtlicher wahrgenommen wird, ist nur per Integration vorhanden. Weitere Funktionen wie CRM-Tools, Zeiterfassung usw. stehen ebenfalls nur als Integrationen zur Verfügung. Dafür fokussiert sich Basecamp auf die Kommunikation in den Teams. Somit lässt sich sagen, dass sich die Software auch hauptsächlich an kommunikationsgetriebene kleinere Teams richtet. Bei größeren Projekten mit komplexen Aufgabestrukturen können Nutzer schnell den Überblick verlieren. Dennoch bleibt zu sagen, dass das Tool durch seine intuitive Bedienung als benutzerfreundlich einzustufen ist.
Support. Basecamp bietet Support via Kontaktformular. Kurze Video-Tutorials und Hilfstexte sollen grundlegende Fragen klären.
Datenschutz. Basecamp ist Privacy-Shield-zertifiziert. Wie die anderen amerikanischen Kollegen hat Basecamp seinen Sitz in den Staaten. Dort speichert der Anbieter aus Chicago auch Daten.
MS Project
Hier kommt das Urgestein unter den Projektmanagement-Tools: MS Project – eine komplexe Gestalt für komplexe und umfangreiche Projekte. MS Project ist als Cloud- oder On-Premise Variante erhältlich.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion. Weshalb die Software fast ausschließlich von erfahrenen Projektmanagern genutzt wird, zeigt sich im doch sehr komplexen Handling. MS Project ist insbesondere für Neulinge mit einem hohen Lernaufwand verbunden. Experten wissen die sehr detaillierten Möglichkeiten, die bei der Abbildung der Vorgänge möglich sind, zu schätzen – ob in einer Aufgabe, bei der Vergabe von Benutzerrollen oder anderen Inhalten innerhalb der Projektplanung.
Das hochpreisige Produkt ist wirklich nur für jene konzipiert, die aufgrund ausgesprochen komplexer Projekte, viel Know-how und Zeit investieren, um die Software auch optimal nutzen zu können.
Support. Im Hinblick auf die detaillierte Ausarbeitung der Projektmanagement-Software und die folglich geringe Benutzerfreundlichkeit, kann es äußerst problematisch sein, dass Microsoft an dieser Stelle keinen persönlichen Ansprechpartner bereitstellt. Antworten auf diverse Fragen lassen sich im Hilfe-Center finden.
Datenschutz. Der Anbieter ist Privacy-Shield-zertifiziert. Zudem wird das amerikanische MS Project auch als On-Premise Variante angeboten. Hostet man die Software also auf dem eigenen Server, liegt auch der Datenschutz im eigenen Zuständigkeitsbereich. Nichtsdestotrotz ergibt sich bei On-Premise ein dauerhafter Mehraufwand, weshalb diese Lösung nicht für jeden optimal ist.
Fazit: Projekt-Workflows können individuell sein, aber nicht der Faktor Sicherheit
Wie bereits erwähnt: Projektmanagement-Software gibt es wie Sand am Meer. Wer sich im Vorfeld allerdings Gedanken darüber macht, welche Aufgaben-Workflows abgebildet werden sollen und welche Funktionen für die Zusammenarbeit im Team von Relevanz sind, erleichtert sich den Auswahlprozess enorm. Vorausgehend haben wir Faktoren aufgelistet, die bei der Entscheidung definitiv berücksichtigt werden sollten. Insbesondere in puncto Datenschutz sollten keine Kompromisse eingegangen werden, wenn sensible Daten mit im Spiel sind. Zu groß ist die Gefahr, dass diese nach außen gelangen. Reputationsschäden, Sanktionen wegen Datenschutzverstößen oder Wettbewerbsverluste wären die Folgen.
Alle anderen Faktoren sind individuell und unter Berücksichtigung betriebsinterner Prozesse bei der Projektplanung zu bewerten. Wie wichtig ist ein persönlicher Ansprechpartner, der bei Nutzungsproblemen zur Seite steht? Wie ausführlich sollen die Aufgabenprozesse dargestellt werden? Mit welcher Software kommt das eigene Team am besten zurecht? Im Zweifelsfall hilft es noch immer, sich selbst einen Überblick zu verschaffen und die kostenlose Testphase in Anspruch zu nehmen.