Das nächste Projekt steht an. Die Ziele sind hoch gesteckt, der Eifer noch groß. Wir alle wissen jedoch, dass ein wenig Organisationstalent und Motivation im modernen Projektmanagement nicht mehr ausreichen. Häufig werden Projektstrukturen derart komplex, dass sich nur schwer der Überblick behalten lässt. Für den Erfolg eines Projektes ist jedoch nichts wichtiger als das.
Aus Teams mit großen Projekten ist Projektmanagement-Software als zentrales Bindeglied mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Denn mit dem richtigen Tool werden selbst verfahrene Projekte in die richtige Richtung gelenkt. Manch einer fühlt sich von der großen Auswahl verschiedener Anbieter jedoch erschlagen.
Um Dich bei der Suche nach einem geeigneten Tool zu unterstützen, findest Du nachfolgend einen Überblick über die fünf beliebtesten Projektmanagement-Tools.
Was muss man bei Projektmanagement-Software beachten?
Projektmanagement-Tools findet man schnell – genauer gesagt findet man sie wie Sand am Meer. Und sie alle sind vollgepackt mit einem ganzen Haufen an Features. Finde da mal einer dieses eine Sandkorn. Der ein oder andere fühlt sich bei der Auswahl wohl eher so, als wäre er im Sand vergraben. In sengender Hitze. Glücklicherweise gibt es einige Faktoren, unter deren Berücksichtigung die Entscheidung maßgeblich erleichtert werden kann.
Auf diese Merkmale kommt es bei Projektmanagement-Software an:
Anpassungsfähigkeit:
Projekte sind wie ein menschlicher Fingerabdruck – sie sind alle ein Unikat. Und weil die Herausforderungen so individuell und zahlreich sind, braucht es eine benutzerfreundliche Projektmanagement-Software, die sich auf die Wünsche und Anforderungen Deines Teams anpasst. Wenn sich die Software nach Deinen Workflows richtet, und nicht andersherum, spart das nicht nur Zeit und Aufwand, sondern vor allem auch Nerven.
Benutzerfreundlichkeit:
Es mag banal klingen, aber eine hohe Benutzerfreundlichkeit ist für den Projektverlauf ausgesprochen wichtig. Wirft die Anwendung Probleme auf, wirft dies gleichermaßen das Team im Zeitplan zurück. Auch neue Projektteilnehmer müssen sich schnell zurechtfinden können, denn gerade bei Projekten, welche auf mehrere Wochen oder Monate angesetzt sind, sind neue Mitarbeiter oder nur temporär Beteiligte nicht ungewöhnlich.
Support:
Dass es problematisch werden kann, sich für eine Projektmanagement-Software zu entscheiden, liegt (wie schon gesagt) an der unüberschaubaren Bandbreite an Funktionen. Deshalb sind auch die oben erwähnte Benutzerfreundlichkeit und ein guter Support unerlässlich. Schließlich erhält jede Projektmanagement Software im Zuge zahlreicher Updates regelmäßig neue Features. Wohin soll ich mich bei Nutzungsproblemen wenden? Wohin, wenn ich mich auf der Plattform nicht zurechtfinde? Wer beantwortet all meine Fragen? Wenn Du einen Anbieter hast, der dir bei all diesen Fragen schnell und kompetent hilft, ist das definitiv ein Pluspunkt.
Datenschutz:
Seit der Einführung der DSGVO im Jahr 2018 hat sich der Datenschutz in Europa grundlegend verändert. Für Unternehmen ist es wichtiger denn je, personenbezogene Daten zu schützen, und so wichtig wie eh und je, Firmeninterna sicher zu verwahren. Und nicht zuletzt erwarten die Kunden, dass ihre Daten mit größtmöglicher Sorgfalt behandelt werden. Einige Anbieter von Projektmanagement-Software setzen deshalb auf höhere Sicherheitsstandards als andere. Das ist ein Kriterium, das alle anderen ausschalten kann.
Projekte verwalten:
Natürlich ist auch der Funktionsumfang ausgesprochen wichtig. Was nützt schließlich eine datenschutzkonforme und benutzerfreundliche Software – selbst wenn diese Faktoren unabdingbar sind –, wenn das Team damit nichts anfangen kann? Eine umfangreiche Software allein ist nicht ausreichend, wenn Du sie nicht für Deine spezifischen Anforderungen nutzen kannst – schließlich sind die Arbeitsstrukturen im Projektmanagement je nach Team(-größe), bevorzugtem Workflow und betriebsinternen Regelungen anders. Es kommt darauf an, dass der Funktionsumfang auf die speziellen Bedürfnisse deines Teams zugeschnitten ist.
Am Ende sollte die Arbeitsweise bestimmen, wie die Software am besten eingesetzt wird. Besonders wichtig sind dabei folgende Bereiche:
- Aufgabenverwaltung: Das Taskmanagement ist essenziell für die Planung und Steuerung von Projekten. Hier sollten Zuständigkeiten geklärt, Aufgaben strukturiert und terminiert und mit den zugehörigen Dokumenten und Dateien in Verbindung gebracht werden können. Je nach Software werden oftmals verschiedene Ansichten geboten.
- Kommunikation: Communication is key! Ob beim Austausch in Echtzeit oder bei der Nachverfolgung der gesamten Projektkommunikation.
- Dokumenten- und Dateiverwaltung: Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist mindestens genauso wichtig wie ein transparentes Filesharing. Eine zentrale Ablage für alle projektbezogenen Daten sorgt dafür, dass Dein Team jederzeit auf die nötigen Informationen zugreifen kann.
Projektmanagement Software: Die Top 5 im Vergleich
Was nehmen wir unter die Lupe? Fünf Anbieter Cloud-basierter Projektmanagement-Software, die als SaaS-Lösung (Software as a Service) angeboten werden.
Stackfield
Die Projektmanagement Software mit deutschem Serverstandort vereint Kommunikation und Aufgaben-Workflows in einem Tool und ist dabei DSGVO-konform und ISO-zertifiziert. Stackfield steht Nutzern als Cloud-basierte Lösung und als On-Premise-Variante zur Verfügung.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion: Benutzerfreundlichkeit zeigt sich hier zum einen in der übersichtlichen Gestaltung. Für verschiedene Arbeitsbereiche werden dabei eigene Projekträume erstellt – und weil Arbeitsstrukturen in verschiedenen Projektteams ganz unterschiedlich sein können, lassen sich diese flexibel gestalten: Jeder Raum umfasst diverse Module (z. B. Gruppenchat, Diskussionsmodul, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Kalender oder Dokument- und Dateiverwaltung), deren Zusammensetzung sich ganz einfach an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen lässt. So lässt sich etwa das Kanban-Board im Aufgabenmodul in einen Redaktionsplan umwandeln. Nicht benötigte Module lassen sich ausschalten.
Neben den vorhandenen Integrationen (z. B. Dropbox) bietet die Stackfield-API eine Schnittstelle zur Integration weiterer Systeme, etwa Verknüpfungen zu einem CRM-Modul. Hilfreich für die Ressourcenplanung sind z. B. Gantt-Charts oder auch Projektportfolios, die einen Gesamtüberblick über einzelne oder alle Projekte zusammen geben.
Um Zusammenhänge aufrechtzuerhalten, können alle Elemente (Aufgaben, Dateien, Kommentare usw.) sinnvoll miteinander verknüpft werden. So hält Stackfield auch das Projektmanagement mit komplexeren Workflows übersichtlich und strukturiert.
Bei der Entwicklung wurde darauf geachtet, eine intuitive Benutzeroberfläche zu schaffen, in der man sich schnell zurechtfindet. Um den Einstieg zusätzlich zu erleichtern, werden die Projektmanager und alle Beteiligten des Projektteams durch die ersten Schritte geleitet.
Support: Stackfield bietet Dir diverse Optionen, um einen optimalen Support zu gewährleisten. Das umfang- und detailreiche Learning Center beantwortet die häufigsten Fragen. Für spezielle Anliegen besteht jederzeit die Möglichkeit, das Stackfield-Support-Team per E-Mail oder im Live-Chat zu kontaktieren. Für Enterprise-Kunden steht zudem ein persönlicher Priority-Support am Telefon zur Verfügung und darüber hinaus können Webinare und Schulungen vereinbart werden.
Datenschutz: Hohe Standards in puncto Datenschutz garantieren bei Stackfield die DSGVO-Konformität. Die sensiblen Daten der Kunden werden direkt beim Upload clientseitig Ende-zu-Ende verschlüsselt und auch verschlüsselt übertragen, weshalb selbst die Plattformbetreiber keine Einsicht in die Daten der Nutzer haben. Zudem befinden sich Stackfields Server in Deutschland, wodurch die Nutzung der Projektmanagement-Software dem europäischen Datenschutzrecht entspricht.
Die Einhaltung der Compliance-Regeln von Stackfields Nutzern garantiert weitreichende Möglichkeiten bei der Rollen- und Rechtevergabe. So lassen sich durch die entsprechende Rolle beispielsweise auch externe Nutzer wie Freelancer bedenkenlos in Deine Arbeitsprozesse integrieren.
Stackfield gibt seinen Nutzern darüber hinaus die Option einer On-Premise-Variante, in der sie die volle Kontrolle über ihre Daten behalten.
Monday
Weiter geht es mit Monday. Das Tool bietet Teams verschiedener Größen eine zentralisierte Plattform für das Projektmanagement und die Aufgabenverwaltung.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion: Aufgrund des intuitiven Aufbaus ist der Einstieg ohne große Einführung möglich. Anpassbare Kanban-Dashboards geben einen Überblick über Aufgaben und Projektstatus.
Neben gebrauchsfertigen Vorlagen und Möglichkeiten zur Personalisierung werden auch Automatisierungen geboten, die der Nutzer selbst erstellen kann. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass das gesamte Team benachrichtigt wird, wenn gewisse Aufgaben erledigt sind. Weitere Features sind: eine Kalenderansicht, Zeiterfassung, eine erweiterte Suche und eine Dateiablage.
Support: Bei Fragen können sich Nutzer im Live-Chat an den Chatbot von Monday wenden. Einen telefonischen Support gibt es allerdings nicht. Zusätzlich dazu steht ein Hilfe-Center mit Tutorials, Leitfäden und Live-Webinaren (alles in Englisch) sowie ein Community-Forum zur Verfügung.
Datenschutz: Monday ist ein israelisches Unternehmen, hat seinen Firmensitz in Tel Aviv und unterliegt somit nicht EU-Recht. Die Daten der Nutzer werden u. a. auf amerikanischen Servern gehostet und es gibt keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
ClickUp
Bei ClickUp handelt es sich um ein umfassendes Tool, das sich durch seine Vielseitigkeit auszeichnet und eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung stellt. Auf genau diese legt das Unternehmen auch seinen Fokus.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion: ClickUp liefert viele verschiedene Funktionen aus einer Hand – beispielsweise Aufgabenverwaltung, Mindmaps oder Zeitverwaltung – und erlaubt dabei auch ein großes Maß an Individualisierung. Hier können die Nutzer sowohl ihre Arbeitsumgebung als auch ihre Workflows individuell anpassen.
Diese freie, personalisierte Art der Arbeit ist vor allem in kreativen Branchen mit kleineren, technisch versierten Teams beliebt, allerdings machen die vielen Möglichkeiten es neuen Nutzern nicht einfach, sich schnell zurechtzufinden. Bei ClickUp dauert es eine ganze Weile, bis man sich sicher orientieren kann, ohne den Überblick zu verlieren. Hat man sich aber eingefuchst, bietet das Tool eine enorme Funktionsbandbreite. Bis es soweit ist, braucht man aber viel Durchhaltevermögen.
Support: ClickUp bietet Support via Live-Chat, allerdings nur mit einem Chatbot. Einen Telefonsupport gibt es nicht. Darüber hinaus finden Nutzer jedoch ein Hilfecenter mit Anleitungen.
Datenschutz: Als US-Unternehmen unterliegt ClickUp dem CLOUD Act (siehe Infokasten). Nutzer sollten sich bewusst sein, dass ihre Daten auf US-amerikanischen Servern gehostet werden.
Trello
Trello ist quasi der Michelangelo unter den PM-Tools – hier liegt der Fokus eindeutig auf der bunten und offenen Darstellung. Der Taskmanager ist bekannt für seine Kartenansicht und eignet sich hauptsächlich für agiles Projektmanagement in kleinen Teams oder für Einzelprojekte.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion: Zweifelsohne, Trello lässt sich als benutzerfreundlich bezeichnen. Allerdings beschränkt sich die Software größtenteils auf seine schlicht gehaltenen Aufgabenboards. Dort landet dann im Prinzip alles: Aufgaben, Termine und sonstige Inhalte, die dann mit Dateianhängen und Detailinformationen versehen werden können. Per Drag and Drop lassen sich diese einfach verschieben.
Für umfangreiche Projekte ist Trello jedoch nur bedingt geeignet. Die Zeiterfassung ist lediglich über ein Power-Up möglich. Auch globale Übersichten oder ein zentrales Dashboard, wie sie bei Stackfield zu finden sind, gibt es hier nicht. Ein Pluspunkt ist die recht breite Auswahl an Integrationen (z. B. Slack oder Dropbox). Trellos Vorteile sehen vorrangig sehr kleine Teams im agilen Umfeld.
Support: Der Support ist auch bei Trello stark eingeschränkt. Er beschränkt sich auf ein (hauptsächlich englischsprachiges) Hilfeforum und Video-Anleitungen sowie Hilfetexte, welche zum Teil auch direkt in der Projektmanagement-Software integriert sind. Möglichkeiten, ein Support-Team per Telefon oder im Live-Chat zu erreichen, gibt es bei Trello nicht.
Datenschutz: Trello gehört zum australischen Unternehmen Atlassian. Laut dem sogenannten EU-Angemessenheitsbeschluss bietet Australien keine vergleichbare Rechtsicherheit mit der EU, was den Datenschutz angeht.
MS Project
Hier kommt das Urgestein unter den Projektmanagement-Tools: MS Project – eine komplexe Gestalt für komplexe und umfangreiche Projekte. MS Project ist als Cloud- oder On-Premise-Variante erhältlich.
Benutzerfreundlichkeit und Funktion: Weshalb die Software fast ausschließlich von erfahrenen Projektmanagern genutzt wird, zeigt sich im doch sehr komplexen Handling. MS Project ist insbesondere für Neulinge mit einem hohen Lernaufwand verbunden. Experten wissen die sehr detaillierten Möglichkeiten, die bei der Abbildung der Vorgänge möglich sind, zu schätzen – ob in einer Aufgabe, bei der Vergabe von Benutzerrollen oder anderen Inhalten innerhalb der Projektplanung.
Das hochpreisige Produkt ist wirklich nur für jene konzipiert, die aufgrund ausgesprochen komplexer Projekte, viel Know-how und Zeit investieren, um die Software auch optimal nutzen zu können.
Support: Im Hinblick auf die detaillierte Ausarbeitung der Projektmanagement-Software und die folglich geringe Benutzerfreundlichkeit, kann es äußerst problematisch sein, dass Microsoft an dieser Stelle keinen persönlichen Ansprechpartner bereitstellt. Antworten auf diverse Fragen lassen sich im Hilfe-Center finden.
Datenschutz: Als US-Anbieter fällt auch MS Project unter den CLOUD Act. Zudem wird das Microsoft-Tool auch als On-Premise-Variante angeboten. Hostet man die Software also auf dem eigenen Server, liegt auch der Datenschutz im eigenen Zuständigkeitsbereich. Nichtsdestotrotz ergibt sich bei On-Premise ein dauerhafter Mehraufwand, weshalb diese Lösung nicht für jeden optimal ist.
Fazit: Projekt-Workflows können individuell sein, aber nicht der Faktor Sicherheit
Wie bereits erwähnt: Projektmanagement-Software gibt es wie Sand am Meer. Wer sich im Vorfeld allerdings Gedanken darüber macht, welche Aufgaben-Workflows abgebildet werden sollen und welche Funktionen für die Zusammenarbeit im Team von Relevanz sind, erleichtert sich den Auswahlprozess enorm.
Insbesondere in puncto Datenschutz sollten keine Kompromisse eingegangen werden, wenn sensible Daten mit im Spiel sind. Zu groß ist die Gefahr, dass diese nach außen gelangen. Reputationsschäden, Sanktionen wegen Datenschutzverstößen oder Wettbewerbsverluste wären die Folgen.
Alle anderen Faktoren sind individuell und unter Berücksichtigung betriebsinterner Prozesse bei der Projektplanung zu bewerten. Wie wichtig ist ein persönlicher Ansprechpartner, der bei Nutzungsproblemen zur Seite steht? Wie ausführlich sollen die Aufgabenprozesse dargestellt werden? Mit welcher Software kommt das eigene Team am besten zurecht? Im Zweifelsfall hilft es noch immer, sich selbst einen Überblick zu verschaffen und die kostenlose Testphase in Anspruch zu nehmen.